Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen und Fellows des ViCAS.
- Sie unterstützen Fellows und Leitungsteam bei organisatorischen Fragen und administrativen Abläufen.
- Sie implementieren und gestalten gemeinsam mit dem Leitungsteam die strategische Programmplanung, - betreuung und -weiterentwicklung.
- Sie unterstützen das Leitungsteam bei der periodischen Ausschreibung der Fellowships.
- Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen und Vernetzungsaktivitäten wie zB Gastvorträge, Seminare und Workshops.
- Sie beteiligen sich an der Öffentlichkeitsarbeit des ViCAS sowie der Kommunikation mit nationalen und internationalen Netzwerken.
- Sie beteiligen sich an der strategischen Ausrichtung des ViCAS.
- Sie implementieren regelmäßige Feedback-Mechanismen zur Verbesserung der Zufriedenheit der Fellows.
- Sie verwalten die Ressourcen des ViCAS und spielen eine wichtige Rolle bei der Budgetplanung.
- Als zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange führen Sie in Zukunft eines kleines administratives Team (derzeit sind zwei weitere Mitarbeiter*innen vorgesehen).
- Sie arbeiten dabei eng mit dem akademischen Leitungsteam zusammen, das die strategische Gesamtverantwortung für die Einheit trägt, und setzen gemeinsam definierte Ziele effizient im administrativen Alltag um.
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Unser Angebot:
- Erstellung und Überprüfung von Lager- und Regalbeständen sowie Warenzuteilungen
- Scannen aller Nullbestände
- Prüfung und Durchführung von Disposition
- Recherche und Buchung der Bestands- und Lagerplatzkorrekturen
- Druck und Anbringen von Preisauszeichnungen
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Deine Aufgaben
- Aufnahme, Einteilung und Lernunterstützung der Kinder und Jugendlichen
- Aufnahme, Einteilung und Anleitung der freiwilligen Lernhelfer*innen
- Elterngespräche, Elternabende
- Beschaffung und Aufbereitung von geeignetem Lernmaterial
- Einkauf und Vorbereitung der gesunden Jause
- Organisation von Ausflügen und Workshops
- Organisation vom Ferienangebot
- Kontakt und Vernetzung mit Lehrpersonal und Projektpartner*innen
- Vernetzung und fachlicher Austausch mit den Lerncafés von Wien und Niederösterreich
- Projektdokumentation und Unterstützung bei
- Berichtslegung
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Informationen zur offenen Position
- Koordination des Tagesablaufs unter Berücksichtigung der Patient*innen- und Mitarbeiter*innenorientierung
- Mitwirkung an der Umsetzung der strategischen Ziele und Vision, sowie innovative Weiterentwicklung des Bereichs
- Verantwortung für die Gewährleistung einer hochwertigen, personenzentrierten Pflegequalität
- Proaktive Gestaltung von Teamprozessen und Organisationsstrukturen sowie Förderung der Motivation und Zusammenarbeit im Team
- Aktive Beteiligung an der interprofessionellen Zusammenarbeit
- Enge Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und Vertretung bei deren Abwesenheit
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Abwicklung und Koordination von universitären Raumbedarfsprojekten in der Vorprojektphase unter anderem:
- Abklärung der möglichen Verortung der Raumbedarfe
- Erstellen von Raumbüchern (vertiefte Raum- und Funktionsprogramme)
- Erstellung eines Gesamtpaketes (Raumbuch, Vorentwurfspläne und Kostenschätzung) für die weitere Projektumsetzung
- Allgemeine Raumplanung
- Mitwirkung bei der Objektsuche für neuen Raumbedarf
- Selbstständige Durchführung von Objektevaluierungen, Erstellung bzw. Mitarbeit bei der Erstellung von Machbarkeitsstudien sowie von Raum- und Funktionsprogrammen
- Entwicklung und fortlaufende Pflege von Flächen- und Ausstattungsstandards
- Mitarbeit beim Management des bestehenden und zukünftigen Raumbedarfs der Universität Wien
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Deine Aufgaben
- Sicherstellung des täglichen Betriebs des Canisibus (365 Tage/Jahr) inklusive Einkauf, Lagerverwaltung und Dienstplanung
- Betreuung, Begleitung und professionelle Anleitung von rund 180 freiwilligen Mitarbeiter*innen, Praktikant*innen und kurzfristigen Einsatzkräften (z.B. Social Days)
- Akquise, Einschulung und Unterstützung der Freiwilligen sowie Organisation von Treffen und Bindungsmaßnahmen (Ausflüge, Fortbildungen etc.)
- Ansprechpartner*in und Schnittstelle zwischen freiwilligen Mitarbeiter*innen, hauptamtlichem Personal und der Servicestelle Freiwilliges Engagement
- Anleitung und Überwachung der Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben, insbesondere HACCP und MA59-Richtlinien im Küchenbetrieb
- Unterstützung bei Konflikten und psychischen Belastungen im Gästekontakt
- Wahrnehmung von Medienterminen in Absprache mit Team- und Einrichtungsleitung
- Telefonische Bereitschaft und Abdeckung von Diensten (inkl. Wochenend- und Feiertagsdienste)
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Sie strukturieren relevante Informationen für das Onboarding (internationaler) Mitarbeiter*innen, bereiten diese zielgruppengerecht auf und sorgen dafür, dass sie immer aktuell verfügbar sind.
- Sie bereiten ein Projekt zur Implementierung eines user*innenfreundlichen, virtuellen Welcome Centers als Informationsplattform für angehende Kolleg*innen der verschiedenen Mitarbeiter*innen-gruppen vor und sorgen für dessen Umsetzung.
- Sie optimieren unser bestehendes „Liaison Officer“-Konzept und schulen und beraten diese wichtigen Ansprechpersonen für neue internationale Wissenschafter*innen an den Fakultäten.
- Sie unterstützen Führungskräfte mit Beratung und relevanten Informationen dabei, ihre Verantwortung für ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeiter*innen bestmöglich wahrzunehmen.
- Sie arbeiten eng mit den Bereichen Berufungsservice, Personalrecht, Kommunikation und International Office sowie mit dem Postdoc Office und den Doctoral Schools zusammen, um zielgruppenspezifische Welcome Services zu gewährleisten.
- Sie halten sich über Entwicklungen im Bereich Aufenthaltsrecht und über innovative Ansätze für Beratung und Onboarding internationaler Mitarbeiter*innen am Laufenden und pflegen guten Kontakt und Austausch mit entsprechenden Behörden und Agenturen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige Steuerung des technischen Objektbetriebs
- Eigenverantwortliche Führung der zugewiesenen Mitarbeiter*innen (Führungsspanne rund 10 Mitarbeiter*innen)
- Personaldisposition und Koordinierung der Drittfirmen
- Beauftragung, Überwachung und Abrechnungsprüfung von externen Dienstleister*innen
- Budgetplanung und Budgetverantwortung
- Sicherstellung einer optimalen Servicequalität, Einhaltung der Kosten-, Termin- und Qualitätszielen im technischen Objektbetrieb
- Sicherstellung der Dokumentation aller Dienstleistungen im CAFM-System
- Koordination und Kontrolle der Betreiberverantwortung auf den zugewiesenen Standorten
- Ständige Abstimmung mit dem Baumanagement in Bezug auf Umbauten/Sanierungen/Neubauten
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