Ihr Aufgabengebiet:
Wenn Sie in herausfordernden Situationen den Überblick und einen kühlen Kopf bewahren, bieten wir Ihnen zu Ihrem Grundgehalt eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 3.500,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Administrative Abwicklung und Betreuung von HR-Prozessen (insbes. Koordination der Ein- und Austrittsprozesse, Vertragserstellung, Pflege der Personalstammdaten)
- Serviceorientierte Beratung von Mitarbeiter*innen und Führungskräften
- Schnittstellenfunktion zur Gehaltsverrechnung
- Mitwirkung bei HR-Projekten
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Your personal sphere of play:
- With your scientific CV (PDF)
- With your letter of motivation (PDF, max. 1 page)
- With your work schedule (PDF, max. 1 page)
- With your list of publications (PDF, most important publications highlighted)
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YOU INSPIRE
- You are an allrounder: Übernimm die Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt inkl. der Stammdatenpflege und Verwaltung des Personalaktes
- You are a specialist: Führe die vorbereitende Personalverrechnung in Zusammenarbeit mit einer externen Steuerberatung durch und wickle verschiedenste arbeitsrechtliche Themen ab
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You are responsible: Sei verantwortlich für die Zeiterfassungs- und Abwesenheitsverwaltung und erstelle diverse Reports -
You are a communicational talent: Berate sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter:innen in allen arbeitsrechtlichen und abrechnungsbezogenen Belangen rund um ihrDienstverhältnis und arbeite eng mit dem Management und Betriebsrat zusammen -
You are ready: Wirke bei der Optimierung von HR-Prozessen und der Weiterentwicklung der HR-Systeme mit
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
- Erfahrung im Recruiting, idealerweise sowohl im Blue- als auch White Collar Bereich
- gute MS-Office Kenntnisse
- Fähigkeit mehrere Aufgaben parallel abzuwickeln, engagierter und strukturierter Arbeitsstil
- sehr hohe Kunden- und Serviceorientierung
- Freude an der Arbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
- kommunikationsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit
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Das sind deine Aufgaben
- Du planst und führst HR-relevante Trainings in englischer Sprache (z.B. Soft Skills, HR-Themen, interne Formate)
- Du arbeitest aktiv an HR-Projekten – von der Organisation bis zur Umsetzung
- Du unterstützt Hands-on in den Bereichen Recruiting, Onboarding, Employer Branding und Personalentwicklung
- Du fungierst als Schnittstelle zwischen unserem regionalen Headquarter für Zentral- und Osteuropa und den Kolleg:innen in unseren Werken der Region
- Du arbeitest eng mit anderen Abteilungen zusammen und behältst Deadlines und To-dos im Blick
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Was Sie erwartet
- Sie sind erste Ansprechperson für die rund 12 Lehrlinge am Standort in Wien. Das beginnt beim jährlichen Recruiting, Vertragserstellung und Onboarding. Die Rotationsausbildung, die unsere Lehrlinge durchlaufen, benötigt eine weitsichtige Planung durch Sie. Auch unsere Lehrlingsausbilder, versorgen Sie mit den notwendigen Informationen.
- Für die weiteren Standorte Leonding, Graz und Villach übernehmen Sie die überregionale Lehrlingskoordination und sind in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen vor Ort. Die Ausbildung findet nicht nur in der Schule und in den Abteilungen statt, sondern wird durch externe Trainings begleitet, die sie organisieren und verantworten.
- Der zweite Schwerpunkt der Tätigkeit liegt bei administrativen Tätigkeiten einer Personalabteilung insbesondere bei der Zeiterfassung. Sie sind für Korrekturen im System verantwortlich und arbeiten sich sukzessive in unser Programm P&I Loga3 ein, mit dem Ziel als Keyuser/in ein tiefes Verständnis zu entwickeln.
- Daneben unterstützen Sie das Wiener Personalteam (6 Personen) bei vielfältigen Tätigkeiten wie der Organisation von Seminaren oder Veranstaltungen, erstellen Präsentationen und tragen dazu bei, dass der Büroalltag gut funktioniert.
- Ihr Gehalt liegt deutlich über dem Kollektivvertrag für Handel und ist abhängig von Ihrer Erfahrung und Qualifikation.
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Das sind deine Aufgaben
- Be- und Entladen von Lkw und Containern
- Warenein- und ausgangskontrolle
- Warentransporte am gesamten Areal
- Pflege der Lagerflächen und Außenanlagen
- Durchführung von Lagerinventuren
- Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit im gesamten Lagerbereich
- Überwachung der Be- und Entladung von Lkw und Containern
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Ihre Aufgaben:
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Laufende Personaladministration und -verwaltung -
Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der laufenden Personalverrechnung in Zusammenarbeit mit einer externen Lohnverrechnung -
Mitarbeit bei Übernahme der Inhouse-Personalverrechnung sowie bei der Einführung des Abrechnungssystems Sage DPW. -
Aufbereitung und Erstellung diverser individueller, monatlicher und jährlicher Auswertungen und Statistiken
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Das sind Ihre Aufgaben
- Maschinen umbauen und danach einstellen
- Kamerasystem und nachgeschaltete Anlagen bedienen
- Materialien kontrollieren und nachfüllen
- Fehler finden und beheben
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Das sind deine Aufgaben
- Zusammenbau und Vorbereitung der für die Produktion benötigten Kartonagen und Gitterboxen (Die Tätigkeit ist körperlich anspruchsvoll und erfordert eine gute körperliche Belastbarkeit)
- Sicherstellung des kontinuierlichen Produktionsablaufes
- Fertigware ordnungsgemäß verpacken, schlichten und etikettieren
- Ordentliche Übergabe der Anlagen bei Schichtwechsel
- Arbeit im Schichtbetrieb (4 Schicht -> 6 Tage selbe Schicht - 2 Tage frei)
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Das sind deine Aufgaben
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Du sorgst dafür, dass unsere elektrischen Anlagen rundlaufen – von der Reparatur über Wartung bis zur Instandhaltung -
Du analysierst unsere Produktionsanlagen und findest Wege, sie noch besser zu machen -
Du installierst neue Maschinen, Geräte & Vorrichtungen – und dokumentierst alles professionell -
Du arbeitest eng mit anderen Abteilungen zusammen und bringst deine Ideen zur Prozessoptimierung ein
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Das sind deine Aufgaben
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Du übernimmst die Verantwortung für die Einhaltung und Sicherstellung unserer Qualitätsstandards während deiner Schicht. -
Du führst regelmäßige Qualitätsprüfungen und visuelle Kontrollen durch – gewissenhaft und dokumentiert. -
Du überwachst die Produktionsqualität gemäß Prüfplan und dokumentierst alle Ergebnisse im internen Qualitätssystem. -
Du bist erste:r Ansprechpartner:in bei Qualitätsproblemen in der Produktion – inklusive Sperrung oder Freigabe fehlerhafter Produkte. -
Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Qualitätsprozesse ein – von Methoden bis zur Projektabmusterung. -
Du analysierst Reklamationen, identifizierst Ursachen und gestaltest so aktiv Verbesserungen mit. -
Du kommunizierst klar bei Schichtübergaben und informierst dein Team über Qualitätsabweichungen.
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What you will enjoy doing
- Gather and analyze market requirements for plastic beverage closures
- Define product scope and create detailed product specifications
- Develop innovative closure designs in close collaboration with our product design team
- Plan, coordinate, and supervise sampling during the pilot phase
- Initiate, monitor, and evaluate internal laboratory tests
- Conduct and support line tests at customer sites
- Lead cross-functional development projects from concept to industrialization
- Act as key technical contact for customers and suppliers throughout the development process
- Ensure alignment between closure design and beverage filling line requirements
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Das sind deine Aufgaben
- Du verantwortest die Bearbeitung von Bestellanforderungen (Purchase Requisitions – PR) und stellst sicher, dass diese vollständig, korrekt und klar formuliert sind in Bezug auf Mengen, Spezifikationen, Liefertermine, Kostenstellen und Genehmigungen
- Du klärst offene Punkte wie Leistungsumfang, technischen Anforderungen oder bevorzugte Lieferanten direkt mit den internen Fachbereichen
- Du stellst sicher, dass Bestellanforderungen mit bestehenden Rahmenverträgen und internen Beschaffungsrichtlinien übereinstimmen
- Du prüfst Budgetzuordnungen und Kostenstellen, damit eine korrekte Kontierung gewährleistet ist
- Du entscheidest über den passenden Beschaffungskanal (Spot Buy, Abruf aus Rahmenvertrag oder Katalogbestellung über ein E-Procurement-System)
- Du wandelst geprüfte Bestellanforderungen in Bestellungen (Purchase Orders – PO) im ERP-System (z. B. D365) um und stellst sicher, dass Lieferant, Konditionen, Preise, Incoterms und Lieferadressen korrekt hinterlegt sind
- Du überwachst den gesamten PR-/PO-Lifecycle – von der Bestellung über Auftragsbestätigungen bis hin zur Lieferung und Rechnungsabstimmung
- Du pflegst und aktualisierst Bestell- und Anforderungsdaten bei Änderungen wie Mengenanpassungen, Terminverschiebungen oder Stornierungen
- Du bist erste Ansprechperson für interne Stakeholder bei allen Fragen rund um Bestellanforderungen und Bestellungen
- Du arbeitest eng mit Category Management, Controlling und Lieferanten zusammen
- Du holst Auftragsbestätigungen, Liefertermine und Lieferpläne ein und verfolgst diese aktiv nach
- Du unterstützt bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen, Workflows und Stammdaten und wirkst an Automatisierungs- oder E-Procurement-Initiativen mit
- Du sorgst für eine saubere, revisionssichere Dokumentation aller operativen Beschaffungsvorgänge
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Das sind deine Aufgaben
- Du bist die bedeutende Ansprechperson für unsere Kund:innen und begeisterst mit professioneller Betreuung von der Anfrage bis zur Reklamation
- Du hältst unsere Prozesse am Laufen, indem du Aufträge, Rahmenverträge und Stammdaten strukturiert im ERP- und CRM-System pflegst
- Du arbeitest eng mit Planung, Produktion, Logistik, Einkauf und Qualität zusammen und stellst so unsere Lieferfähigkeit sicher
- Du behältst Verfügbarkeiten, Kapazitäten und Liefertermine im Blick und koordinierst Änderungen flexibel und lösungsorientiert
- Du erstellst und versendest Preislisten, Angebote, Lagerübersichten und Abrechnungsdateien präzise und termingerecht
- Du steuerst kundenspezifische Prozesse wie Supplier-Portale, Reconciliation sowie Preis- und Platts-Kommunikation souverän
- Du unterstützt aktiv beim Monatsabschluss z. B. bei Retouren-, Bonusabrechnungen und Kundenstatistiken
- Du prüfst neue Kundenanfragen auf Machbarkeit, Kapazitäten und Alternativen und findest passende Lösungen
- Du bist kommunikative Schnittstelle zwischen den Abteilungen und sorgst für reibungslose interne Abstimmungen
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20 Wochenstunden
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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Come to Vienna, the most liveable city in the world!
- State-recognized bachelor degree in Health and Nursing Care (EU/EEA or third countries)
or - diploma in healthcare and nursing or equivalent vocational training (only EU/EEA)
or - a third-country diploma in healthcare and nursing, that is already recognized in an EU member state or EEA, along with proof of at least three years of relevant professional experience there
- Certified German language proficiency at B1 level is absolutely required (e.g., Goethe-Institut, telc, ÖSD). This allows for temporary employment as a nursing (specialist) assistant until the B2 level is achieved
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Your personal sphere of influence:
As a university assistant (praedoc) in this four-year position, you will be part of the Operational Quantum Information Team led by Professor Borivoje Dakić. Our team is part of the Quantum Optics, Quantum Nanophysics, and Quantum Information group within the Faculty of Physics. We are members of the Vienna Center for Quantum Science and Technology (VCQ), one of the largest quantum hubs in Europe, and of the Austrian Cluster of Excellence (quantA), which promotes basic research in quantum sciences. You will also benefit from being a fellow of the Vienna Doctoral School in Physics (VDSP), joining a thriving community of more than 100 quantum scientists on campus and around 300 quantum researchers in Vienna.
The Dakić group is an international team of scientists (Master's, PhDs, and Postdocs). Our expertise encompasses quantum foundations, quantum information theory, and quantum technologies. For additional information, please visit: https://dakic.univie.ac.at/.
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