Vollzeit
St. Pölten, Graz, Klagenfurt
19.01.2026
St. Pölten, Graz, Klagenfurt
IT und Digitalisierung
- Leitung österreichweiter IT-Projekte (von der Projektinitiierung bis zum Go-live)
- Zeit-, Ressourcen-, Budget- und Kostenmanagement der Projekte und Projektkommunikation
- Proaktives Projektcontrolling und Risikomanagement
- Eigenverantwortliche Planung und Modellierung von IT-Prozessen
- Analyse und kritische Betrachtung der IST-Prozesse
- Erkennen von Verbesserungspotenzialen und Optimierung von Arbeitsabläufen
- Unterstützung der Prozessverantwortlichen und gemeinsame Erarbeitung von Kennzahlen
- Mitarbeit bei der Koordination der Enterprise Architektur Agenden im Fachbereich IT inkl. Abstimmungen mit anderen betroffenen Bereichen innerhalb der ÖGK
|
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
-
Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb -
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in sämtlichen administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Arbeitsumfeld. -
Sie übernehmen die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsadministration und wirken in der organisatorischen Betreuung der Studierenden mit. -
Sie helfen bei der Planung und Durchführung von Gastvorträgen, Kongressen und Tagungen mit und tragen so zur Sichtbarkeit der Abteilung bei. -
Sie unterstützen bei der Betreuung von Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen. Allgemeine Sekretariatsagenden -
Sie sind verantwortlich für die Termin- und Raumkoordination sowie für die Vorbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung. -
Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für sämtliche die Büro- und Lehrveranstaltungsräumlichkeiten der Abteilung betreffenden Angelegenheiten. - Sie übernehmen die Funktion des*r Inventarbeauftragten der Abteilung Finno-Ugristik und sind zudem für die Schlüsselverwaltung verantwortlich.
-
Sie betreuen und aktualisieren in Rücksprache mit den zuständigen wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen die Abteilungshomepage und stellen die Aktualität der Informationen sicher. -
Sie unterstützen bei der Organisation von Dienstreisen und verwalten Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen. -
Sie erledigen Post- und Dienstwege und tragen damit zu einem reibungslosen organisatorischen Ablauf des Abteilungsbetriebs bei. Unterstützung in der Budget- und Drittmittelverwaltung -
Sie wirken bei der Ressourcen- und Budgetplanung der Abteilung mit. -
Sie unterstützen in der laufenden Buchhaltung sowie im Projektcontrolling. -
Sie tragen die Verantwortung für die Handkassa und führen Überweisungen durch.
|
Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie diversen Finanzagenden
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, externe Lehrende, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
|
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen (WZKM) und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie kümmern sich um die Homepage.
|
