Ihre Aufgaben:
- Lifecycle Management von betrieblichem Wissen (Prozesse, Formate, Werkzeuge, Schulungen, Überprüfungen)
- Betriebliches Wissen organisieren und strukturieren, dabei Methoden und Werkzeuge wie z.B. Wissensstrukturdiagramme und Wissenslandkarten einsetzen
- Entwickeln und Betreuen von Wissensmanagement-Systemen (Sharepoint, W-Datenbanken,..)
- Konzepte für die Eingabe, Aktualisierung und Wartung von Wissensbeständen erstellen
- Erstellen von Wissensinhalten (zB.: Handbücher zu Tools, Prozessen,..)
- Durchführung von Schulungen und genereller Wissenstransfer innerhalb der Abteilung
- Schulungsbedarf und Budget erheben inkl. Kommunikationsdrehscheibe bzgl. Wissensübermittlung
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Deine Aufgaben
- Du leitest und steuerst große und komplexe IT-Projekte vorwiegend im agilen Projektumfeld (beim Kunden vor Ort, remote, hybrid)
- Du organisierst und koordinierst die Zusammenarbeit interdisziplinärer, verteilter Teams, z.B. in den Bereichen Software Engineering, Quality Management oder Design
- Du erfasst und spezifizierst Kunden- sowie Systemanforderungen und überführst diese in strukturierte Projekt- und Anforderungsdokumentationen (z. B. Backlogs, Prozessmodelle etc.)
- Du gestaltest und moderierst Workshops im direkten Austausch mit unseren Kunden
- Du übernimmst das aktive Erwartungs- und Risikomanagement und verantwortest die Budget- und Ressourcenplanung
- Du kommunizierst professionell und klar in deutscher und englischer Sprache sowohl mit Stakeholdern als auch mit Projekt- und Entwicklungsteams
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Lehre (sowohl organisatorisch, aber auch mit Moodle) sowie bei der Lehrplanung.
- Sie bereiten selbständig Prüfungsunterlagen vor (Moodle) und unterstützen bei der Prüfungsaufsicht und der Auswertung.
- Sie helfen mit bei der Betreuung von Studierenden im Rahmen von Sprechstunden.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte*r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration.
- Sie unterstützen bei generellen administrativen Tätigkeiten (Reisemanagement, Organisation von Transporten, Abwicklung von Versicherungen, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Gastwissenschaftler*innen und Kooperationspartner*innen und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
- Sie betreuen die Homepage und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbständige Ausführung allgemeiner Sekretariatsagenden (inkl. Personal, Studierendenbelange, Budget, Bestellungen usw.)
- Betreuung der Institutshomepage (Einpflegen von Content)
- Unterstützung bei der Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Unterstützung der Administration von Drittmittelprojekten
- Mithilfe bei und Organisation von Tagungen, Workshops und sonstiger Veranstaltungen
- Literaturbeschaffung
- Abwicklung des Parteienverkehrs
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