Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)
- Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIs
- Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets
- Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
- Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer*nnen im Rahmen von Audits
- Abwicklung administrativer Agenden als mit den zuständigen DLEs der Universität
- Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
- Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
- Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext und erste Führungserfahrung (z.B. Teamleitung)
- Erfahrungen mit Universitätskooperationen und -netzwerken, inkl. Vertragserstellung und Responsible Internationalisation
- Kenntnisse der wichtigsten internationalen Hochschulräume und -systeme
- Fundierte Kenntnisse der Vorteile und Herausforderungen im Bereich Personalmobilität und der damit verbundenen Fördermöglichkeiten
- Interkulturelle Kenntnisse und Auslandserfahrungen insbesondere im nicht-europäischen Bereich
- Proaktiv, lösungsorientiert, vorausschauend, strukturiert und strategisch denkend
- Überdurchschnittliche Sicherheit und Gewandtheit im schriftlichen und verbalen Ausdruck in deutscher und englischer Sprache; Arbeitssprache teilweise Englisch
- Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse und Kenntnisse zu Datenbanken sowie e-Administration
- Reisebereitschaft
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.). Sie pflegen die Website und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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