Bau, Facility Management und Beschaffung
- Planung und Abwicklung von Bauvorhaben im Themenfeld Bau/FM Ost (u.a. Neubau, Sanierungen) als verantwortlicher Projektleiter
- Laufendes Berichtswesen (Analysen, Berichterstellung)
- Koordination und Kontrolle der Durchführung von Bauvorhaben, inklusive Abrechnung und Kostenkontrolle
- Erstellen von Studien, Kostenschätzungen und Planungen sowie Ausarbeitung von Planungsgrundlagen für Baumaßnahmen
- Ausschreibungen (u.a. Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Beurteilung von Unterlagen) sowie Angebots-/Vergabeverhandlungen inkl. Teilnahme an Behördenverhandlungen
- Bearbeitung von diversen Aufgabenstellungen im Bereich Bau- und Facility-Management
- Vorbereitung und Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Themenfeldleitung
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Ihr Aufgabenbereich
- Administrative Unterstützung der Projektleiterin bei der Verwaltung des laufenden ERC Projektes IDEO-YEMEN
- Organisatorische Gesamtverantwortung, Finanzverwaltung (SAP-Eingabe) und Berichtswesen nach den EU-Richtlinien und nach den ÖAW Richtlinien
- Unterstützung des Projektteams bei der Organisation und Administration von Veranstaltungen
- Betreuung der Projektwebsite
- Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Bei Bedarf: persönliche Assistenz der Projektleiterin
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Fachliche Unterstützung der Themenfeldleitung Bau & Facility Management Ost einschließlich der Erstellung von Berichten
- Erstellung von umfassenden Auswertungen und Berichten, um eine fundierte Grundlage für Entscheidungsprozesse im Facility Management und Baumanagement zu schaffen
- Aktive Teilnahme an der Gestaltung und Definition von internen FM-Prozessen sowie FM-Standards
- Unterstützung im kaufmännischen Facility Management (z. B. Erstellung und Prüfung von Leistungsverzeichnissen)
- Sicherstellung der Einhaltung von Betreiberpflichten
- Enge Zusammenarbeit mit dem regionalen Facility Management
- Eigenständiges Erarbeiten von Lösungen für spezifische Problemstellungen, insbesondere aus den Bereichen technisches und infrastrukturelles Facility Management
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung und Verbuchung der Eingangsrechnungen
- Führen der Betriebskassa inklusive persönlicher Kontakt mit den Bewohner:innen unseres Hauses
- Diverse Aufgaben im Rahmen des Rechnungswesen von verbundener Unternehmen
- Aufbereitung von Unterlagen für das Berichtswesen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Team
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Zubereitung von frischen und hochwertigen Speisen
- an der Präsentation und Anrichten von Speisen
- an der Unterstützung im Bestell-, Kontroll- und Berichtswesen für den Standort sowie alle damit verbundenen administrativen Tätigkeiten
- an der Einhaltung von Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Ihre Aufgaben:
- Sie agieren als zentrale Ansprechperson und Wissensträger:in für alle Belange der Dienstplanung und Diensteinteilung und gestalten diese neue Stelle maßgeblich mit
- Sie sorgen für fachkompetente Koordination, analysieren die betrieblichen Anforderungen und entwickeln Optimierungsmaßnahmen mit Fokus auf Rechtssicherheit, Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung
- Sie initiieren und arbeiten federführend mit bei der Einführung und Weiterentwicklung aktueller Softwaretools inkl. Ausschreibung und Leistungsvergabe
- Sie stellen den internen Informationsfluss zu relevanten Themen und Neuerungen sicher
- Sie kümmern sich um regelmäßiges Reporting und Berichtswesen
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Deine Aufgaben
- Übernahme vielfältiger administrativer Tätigkeiten mit hoher Verantwortung zur Unterstützung der Einrichtungsleitung und des Teams
- Kassaführung, monatliche Abrechnungen und Prüfung der Eingangsrechnungen, Fremdgeldverwaltung
- Instandhaltung: Beauftragung und Kommunikation mit Haustechniker, Firmen, Facility Management und Immobilienabteilung, Einberufung des Hausorganisationsteams
- Support beim internen Berichtswesen, Betreuung von Spender*innen, Öffentlichkeitsarbeit und Terminkoordination
- Erstellen des Dienstplans mit Unterstützung der Teamleitung
- Organisation von Festen, Klausuren und Einkäufen
- Begleitung und Unterstützung des Teams bei internen Prozessen (z.B. Digitalisierung)
- Zivildienstkoordination
- Fallweise Hauptdienste nach Absprache
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GOURMET stellt sich vor...
- mit der operativen Verantwortung für diverse Veranstaltungen
- an der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Banketten, Events und Bällen bis zu 3000 Personen
- als zentrale Ansprechperson für unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen vor Ort
- an der Führung unserer Service-Teams, inkl. dem Durchführen von Briefings
- an der Durchführung von Tagesabschlüssen, der Kontrolle der Standlisten sowie der Vor- und Nachkalkulation von Veranstaltungen
- im Feedback- und Beschwerdemanagement direkt vor Ort als auch in der Nachbereitung, in Zusammenarbeit mit der Betriebsleitung
- an der gelegentlichen Unterstützung und Feinabstimmung im Tagesgeschäft
- an allgemeinen administrativen Aufgaben
- an täglichen Kontrollgängen durch den Rathauskeller inkl. Berichtswesen
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