WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossenes kaufmännisches Studium mit Schwerpunkt Finanzen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Controlling
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwaresystemen und Reportingtools (v.a. MS Excel)
- Führungserfahrung wünschenswert
- Analytisches Denken und Handeln
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Überzeugungs- und Durchsetzungsvermögen, Zahlenaffinität
- Fähigkeit, Unternehmensziele, Kunden- und Mitarbeiterorientierung in Einklang zu bringen
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Die Aufgaben
Sie arbeiten aktiv in der laufenden Buchhaltung mit (Debitoren, Kreditoren, Bank, Kassa). Sie unterstützen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen und entwickeln Ihr Fachwissen kontinuierlich weiter. Sie wirken bei steuerlichen Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung) und Audits mit. Sie bringen sich in die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen ein. Sie arbeiten mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen bei buchhalterischen Fragestellungen.
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Your responsibilities
- You establish, operate and continuously develop the information security management system (ISMS) of the Austrian Academy of Sciences (ÖAW) in line with ISO/IEC 27001.
- You act as the central point of contact and coordination for all organisation-wide matters relating to information security management.
- You prepare decision papers and recommendations on appropriate information security measures for the Presidential Board and the Directorate for Institutes and Infrastructure (DII).
- You maintain the ISMS documentation framework and steer the drafting, consultation, approval and periodic review of strategies, policies, standards and procedures.
- You coordinate information security risk management, support the identification and assessment of risks, and monitor the implementation of approved risk treatment measures.
- Together with the relevant technical units, you define requirements for logging, security monitoring and incident management, and verify that these are implemented appropriately and remain effective.
- You plan and coordinate internal and external information security audits, security reviews and penetration tests, and follow up on the resulting actions.
- You produce regular reports on the risk landscape, security incidents, control effectiveness, the status of measures and the maturity of the ISMS for the Presidential Board and the DII, and you prepare the ISMS management review.
- You design and coordinate target-group-specific training and awareness programmes and help advance the ÖAW's information security culture.
- You monitor the implementation and effectiveness of the security measures in place and track deviations and improvement measures in a documented and auditable way.
- You work closely with the Legal and Compliance Department as well as with other internal teams and external partners to ensure compliance with legal requirements and sector-specific standards.
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Ihre zukünftigen Aufgaben bei uns
- Sicherstellung und Überwachung der Einhaltung von Hygiene-, Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsstandards.
- Unterstützung der Produktion in allen QM/QS-relevanten Fragestellungen.
- Durchführung von internen Audits, Hygienekontrollen und Rohstoffprüfungen.
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen in den Bereichen Hygiene und Qualitätsmanagement.
- Begleitung von externen Audits und Zusammenarbeit mit Behörden.
- Dokumentation und Auswertung qualitätsrelevanter Daten sowie Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen.
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Informationen zur offenen Position
- Beratung der Fach- und Führungskräfte in allen hygienerelevanten Fragen
- Infektionssurveillance und Erstellung sowie Interpretation von Erreger- und Resistenzstatistiken
- Erstellung und Aktualisierung von Hygienestandards
- Recherche, Beratung und Einleitung von Maßnahmen bei Verdacht auf epidemische Krankenhausinfektionen
- Ansprechpartner* für und Beratung aller Mitarbeiter*innen bei Fragestellungen
- Vorbereiten und Durchführung von Schulungen
- Regelmäßige Begehungen und Erhebung des Hygienestatus in ärztlichen, pflegerischen, diagnostischen, therapeutischen und versorgungstechnischen Bereichen (Hygieneaudit)
- Zusammenarbeit mit allen Bereichen im Haus (Technik, Reinigung, Küche, Apotheke, Wäscherei, ZAEMP, …)
- Mitwirkung im Hygienenetzwerk der Vinzenz Gruppe
- Beratungsfunktion im Bereich Zentraleinkauf (hygienische Beurteilung bei der Anschaffung von Medizinprodukten und Geräten)
- Einbindung und Baubegleitung bei Neu-, Zu- und Umbauten im Haus
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Pflege des bestehenden integrierten Managementsystems
- Weiterentwicklung der Sicherheitskultur im Unternehmen
- Durchführung von Evaluierungen und Betriebsrundgängen, Erstellung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumenten
- Untersuchung sicherheitsrelevanter Vorfälle und Nachverfolgung der abgeleiteten Maßnahmen
- Verfolgung der Maßnahmenumsetzung in Folge von Begehungen und Audits
- Planung und Durchführung von Schulungen und Unterweisungen samt Entwicklung entsprechender Unterlagen
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Ihre zukünftigen Aufgaben
- Organisation der Lagerbereiche an zwei Standorten
- Sicherstellung der Materialverfügbarkeit
- Steuerung von Wareneingang, Lagerung und Warenbereitstellung
- Verantwortung für Bestandsmanagement und ERP-Datenqualität
- Durchführung und Koordination von Inventuren
- Sicherstellung der FIFO-/FEFO-gerechten Lagerhaltung
- Optimierung von Lagerprozessen und Materialflüssen
- Weiterentwicklung von Standards im Warehouse Management
- Verwaltung von Trocken-, Kühl- und Tiefkühllagern
- Verantwortung für Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit
- Einhaltung von HACCP-, IFS Food- und Hygienestandards
- Mitarbeit bei Audits, Reklamationen und Rückrufaktionen
- Enge Zusammenarbeit mit Produktion, Einkauf, QM und Lieferanten
- Analyse und Reporting relevanter Lager-KPIs
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Vollzeit
- Definition, Entwicklung, Monitoring und Controlling von Kennzahlen und Qualitätsindikatoren
- Vorbereitung, Durchführung und Evaluierung von Qualitäts-Audits und anderen qualitätssichernden Maßnahmen
- Erstellung, Entwicklung und Evaluierung von QM relevanten Tools/Dokumenten
- Fachliche Unterstützung und Beratung bei den Qualitätsthemen
- Leitung von und Mitwirkung bei Projekten sowie Konzepterstellung
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Informationen zur offenen Position
- Dokumentation, Koordination und Durchführung von klinischen Studien nach der Guten Klinischen Praxis (GCP)
- Ansprechpartner*in für die beteiligten Studienärztinnen* und -ärzte*
- Vorbereitung und ggf. Durchführung von Ethikeinreichungen, Meldungen an Regierungsbehörden
- Betreuung von Studienpatient*innen, Patient*innenbefragungen
- Erhebung, Dokumentation und Archivierung von Studiendaten
- Verwaltung, Bestandskontrolle und ordnungsgemäße Lagerung von Prüfmedikationen, ggf. in Zusammenarbeit mit der Anstaltsapotheke
- Zusammenarbeit mit Behörden, Instituten, beteiligten Abteilungen und Fachbereichen
- Vorbereitung und Begleitung bei Monitoring-Prozessen (externe Studienüberwachung), Inspektionen oder Audit
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