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Die Aufgaben
Sie arbeiten aktiv in der laufenden Buchhaltung mit (Debitoren, Kreditoren, Bank, Kassa). Sie unterstützen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen und entwickeln Ihr Fachwissen kontinuierlich weiter. Sie wirken bei steuerlichen Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung) und Audits mit. Sie bringen sich in die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen ein. Sie arbeiten mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen bei buchhalterischen Fragestellungen.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Pflege des bestehenden integrierten Managementsystems
- Weiterentwicklung der Sicherheitskultur im Unternehmen
- Durchführung von Evaluierungen und Betriebsrundgängen, Erstellung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumenten
- Untersuchung sicherheitsrelevanter Vorfälle und Nachverfolgung der abgeleiteten Maßnahmen
- Verfolgung der Maßnahmenumsetzung in Folge von Begehungen und Audits
- Planung und Durchführung von Schulungen und Unterweisungen samt Entwicklung entsprechender Unterlagen
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Ihre Aufgaben:
- Sie leiten die Abteilung „Interne Revision“ und übernehmen die fachliche und disziplinarische Führung von zwei Mitarbeiter_innen
- Sie übernehmen die Gesamtverantwortung für die interne Revision: Strategie, Planung, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung
- Im Zuge dessen sind Sie für die Erstellung eines risikobasierten, systematischen Revisionsplans verantwortlich und steuern die Umsetzung einschließlich Projektmanagement
- Gemeinsam mit Ihrem Team prüfen Sie die Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz aller Bereiche, Abläufe, Prozesse und Systeme - inkl. extern finanzierter Forschungsprojekte
- Sie verfassen strukturierte Prüfungsberichte und berichten an die geprüften Einheiten und das Rektorat
- Aus den Prüfungsfeststellungen leiten Sie konkrete Maßnahmen ab und verfolgen die Mängelbehebung konsequent
- Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen, Mitgliedern des Rektorats, Wirtschaftsprüfer_innen sowie weiteren externen Stakeholder_innen zusammen
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Vollzeit
- Definition, Entwicklung, Monitoring und Controlling von Kennzahlen und Qualitätsindikatoren
- Vorbereitung, Durchführung und Evaluierung von Qualitäts-Audits und anderen qualitätssichernden Maßnahmen
- Erstellung, Entwicklung und Evaluierung von QM relevanten Tools/Dokumenten
- Fachliche Unterstützung und Beratung bei den Qualitätsthemen
- Leitung von und Mitwirkung bei Projekten sowie Konzepterstellung
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Was erwartet dich in dieser Position?
- Organisation und Überwachung der Rohstoffübernahme (Qualität, Menge, Kosten) sowie Anleitung und Unterstützung des Übernahmepersonals
- Betreuung und Beratung landwirtschaftlicher Lieferanten inkl. Feldkontrollen sowie Planung und Auswertung von Feldversuchen
- Sicherstellung der fachgerechten Lagerung gemäß Qualitätsstandards
- Durchführung und Begleitung von Audits (intern/extern, z. B. Bio)
- Pflege und Auswertung von Rohstoff- und Abrechnungsdaten
- Koordination von Lieferterminen und Durchführung der Lieferantenabrechnung
- Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen (z. B. Produktion, QM)
- Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und IT-Systemen
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Deine neuen Aufgaben:
- Du bist mitverantwortlich für die Einhaltung der internen und externen Richtlinien in der Qualitätssicherung
- Du erstellst Prüfpläne für Rohmaterialien, Zwischenprodukte und Endprodukte
- Du bist für die Abwicklung sämtlicher interner und externen Analysenaufträge gemäß interner Produkt- und Einsatzmaterialspezifikation zuständig
- Du gestaltest die Weiterentwicklung des Betriebs- und Rohstofflabors und des Labor-Informations-Management-Systems zur Förderung der Digitalisierung und Automatisierung mit
- Du bist mitverantwortlich für die Produktfreigabe und -sperre, die präventive Qualitätssicherung und die Validierung von Methoden sowie für die Umsetzung des Prüfmittelmanagements
- Du nimmst an internen und externen Audits als Fachexpertin/Fachexperte teil
- Du arbeitest eng mit den Schnittstellen Qualitätsmanagement, Produktentwicklung, Produktion, Supply-Chain-Management und Einkauf zusammen sowie in den Teams zu den Themenstellungen Qualitätsmanagement, Hygiene und HACCP zur Bearbeitung qualitäts-, produkt- und anwendungsspezifischer Fragestellungen
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Ihre Aufgaben
- Eigenständige Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) inkl. Plausibilisierung sowie Bearbeitung umsatzsteuerlicher Sonderthemen (z. B. Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Erstellung und fristgerechte Abgabe von Intrastatmeldungen sowie Aufbereitung verschiedener Steuerunterlagen für ausländische Registrierungen
- Steuerliche Abwicklung ausländischer Betriebsstätten inkl. laufender Abstimmungen, Dokumentation und Unterstützung bei Registrierungen/Compliance-Anforderungen
- Laufende Verbuchung und Abstimmung steuerrelevanter Geschäftsfälle (insb. USt-/Intercompany-Sachverhalte) inkl. Kontenabstimmungen und Unterstützung im Zahlungsverkehr
- Mitarbeit bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach UGB und IFRS mit Fokus auf umsatzsteuerliche Abgrenzungen, Rückstellungen und Abstimmungsunterlagen
- Erstellung von Auswertungen und Unterlagen für interne Tax-Anforderungen sowie Vorbereitung von Informationen für Betriebsprüfungen und Audits
- Ansprechpartner:in für internationale Steuer- und Compliance-Themen sowie Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Behörden und Konzernstellen; Mitwirkung an Prozess- und Systemoptimierungen (z. B. SAP)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)
- Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIs
- Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets
- Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
- Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer*innen im Rahmen von Audits
- Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität
- Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
- Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
- Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen
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Vollzeit
Wien, Damaskus
16.06.2026
Wien, Damaskus
Deine Aufgaben
- Provide overall direction and leadership for consortium-wide project implementation
- Chair consortium coordination meetings and ensure effective inter-agency collaboration
- Develop and maintain strong relationships with DG ECHO and other external stakeholders
- Represent the consortium in humanitarian coordination forums
- Promote a spirit of trust and transparency in exchanges with consortium partners at all levels, in line with the Caritas Internationalis Partnership Principles
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