Ihre Aufgaben:
- Als Assistent:in des Leiters der Abteilung IT Servicemanagement unterstützen Sie ihn gemeinsam mit ihren Kolleg:innen bei allen täglichen Agenden
- Insbesondere übernehmen Sie die Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, sowie von benötigten Reports und Ad-hoc Analysen
- Sie entlasten die Organisationseinheit durch selbständige Erledigung von administrativen, (Termin-)koordinativen und organisatorischen Aufgaben
- Hierzu stehen Sie laufend in engem Austausch mit den Gruppen-,Teamleitern und Experten der Abteilung
- Ebenso ist Teil Ihrer Rolle die abteilungsinterne Kommunikation sowie die inhaltliche Pflege der Wissensmanagement Plattform
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Deine Aufgaben
- DU steuerst als Teil des Teams den effizienten Einsatz der Projektressourcen, arbeitest eng mit den Projektleitern zusammen und unterstützt bei der Umsetzung der Projekte
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz im Projektgeschäft, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten und entlastest die Projektleiter
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Wir bieten:
- Flexible working hours
- Home-office possibility (hybrid model, depending on the project)
- This position will be newly created in the company
- Employee share in the company's success
- Meal subsidy and subsidised lunch
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Allgemeines:
- Sie durchlaufen verschiedene Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Logistik...und lernen die Prozesse und Strukturen von SPAR kennen
- Sie unterstützen bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten, die die Effizienz und den Erfolg des Unternehmens steigern
- Sie erstellen Reports zu betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und identifizieren Verbesserungspotenziale
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Ihre Aufgaben sind:
- Technische und wirtschaftliche Leitung sowie Überwachung von spannenden Bauprojekten mit Schwerpunkt im Bereich HKLS-E
- Erstellung von Kostenschätzungen für Umbau- und Sanierungsprojekte
- Abwicklung der Projekte in terminlichen und qualitativen Belangen
- Wirtschaftliche Projektsteuerung im Kostenrahmen mit entsprechender Kostenverfolgung
- Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, Normen sowie interner und externer Richtlinien
- Projektablage entsprechend dem Qualitätsmanagement
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Austausch während des Projekts mit anderen Bereichen/Abteilungen bzw. den Häusern
- Reporting und Berichtswesen (monatliche Reports, Kostenverfolgungen, usw.)
- Wahrnehmung der Bauherrenvertretung im Projekt gegenüber Externen
- Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Rahmen der Projektumsetzung
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Ihre Aufgaben sind:
- Laufende Zusammenarbeit mit diversen Fachabteilungen im Bereich Bau
- Business Partner für ausgewählte Pensionistenhäuser
- Planung und Monitoring von Bauprojekten sowie Überwachung und Dokumentation von geförderten Projekten
- Begleitung der Fachbereiche bei der Planung und Weiterentwicklung der bestehenden Planmodelle
- Mitarbeit bei der Erstellung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Erstellung von Investitionsrechnungen
- Weiterentwicklung des Berichtswesens und Mitarbeit an Konzepterstellung für aussagekräftige Reports
- Optimierung und Gesamtorganisation der Controlling-Ablaufprozesse
- Durchführung von ad hoc Analysen für diverse Stakeholder & Performance Management
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Ordnungsgemäße Anlage, Neuanlage und Bereinigung von Stammdaten und Spezifikationen
- Sicherstellung der Datenqualität und -integrität durch regelmäßige Prüfungen
- Erstellung von Reports und Analysen auf Basis der Stammdaten
- Eigenständige Durchführung von Plausibilitätschecks
- Mitarbeit an Projekten innerhalb und außerhalb des Fachbereichs
- Enge Zusammenarbeit mit angrenzenden Bereichen als Schnittstelle
- Laufende Pflege und Aktualisierung der Stammdaten
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Ihre zukünftigen Aufgaben bei uns
- Pflege und Weiterentwicklungen der Homepages Ströck und Ströck-Feierabend wie zum Beispiel Webshop, Kunden-App etc.
- Produkt/Öffnungszeiten/Filialfinder-Aktualisierungen
- Durchführung von Kooperationen mit Gewinnspielen, online Werbeleistungen
- Content generieren, einpflegen und bewerben
- Laufende Zusammenarbeit mit Performance/Media Agentur und Digital- und Werbeagenturen
- Facebook/Instagram/Tiktok Betreuung Ströck und Ströck-Feierabend
- SEO, SEA, Paid Media Kampagnen – Briefing, Strategie, Monitoring, Reports mit Agentur zur Steigerung von Sichtbarkeit und Performance
- Textierung, Storytelling
- Newsletter Mailchimp
- Betreuung der #teamstroeck-AthletInnen und sichtbar machen ihrer sportlichen Leistungen
- Mitarbeit an strategisch relevanten und übergreifenden Projekten zur Digitalisierung
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Your personal sphere of influence:
- Involvement in research projects and scientific activities related to the above-described research topic
- Carrying out laboratory work and measurements on the instruments of the research groups involved in this joint research project at the University of Vienna and TU Vienna
- Participating in beamtime campaigns at large-scale facilities (i.e. dedicated synchrotron beamlines)
- Finalizing your dissertation agreement within 12 months
- Participation in teaching of courses and exam supervision as defined by the collective agreement
- Supervision of students, in particular for laboratory activities
- Taking on administrative tasks in research and teaching, including writing of obligatory annual research reports
- Being active team member of the Department of Mineralogy and Crystallography
- Becoming an active doctoral student member of the "Vienna International School of Earth and Space Sciences"
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What you will enjoy doing
- Manage and maintain IT Service Catalog for the Region CEE
- Oversee the delivery of IT services to all regional locations, ensuring services meet performance, quality, and operational standards
- Act as the primary point of contact for IT service requests, incidents, and escalations across the region
- Collaborate with the Regional Management to develop and maintain regional IT service level agreements (SLAs) and key performance indicators (KPIs)
- Define and improve processes and rules to ensure prompt resolution to minimize downtime and impact on business operations
- Continuously evaluate and improve IT services through user feedback, performance metrics, and ongoing service reviews
- Support the Regional IT Manager in the planning, coordination, and implementation of IT projects
- Maintain accurate documentation of IT service operations, including incident reports, service performance, and process workflows
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Management von operativen und strategischen Aufgaben für die Geschäftsführung
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Follow-ups inklusive Erstellung von Konzepten und Präsentationen sowie Protokollführung
- Eigenständige Koordination von Terminen, Reisen und Meetings der Geschäftsführung – national und international
- Unterstützung bei der Strukturierung von Projekten, Analyse von Konzepten, Kundenlösungen und wirtschaftlichen Daten sowie Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen
- Erstellen von Analysen, Reports und Statistiken
- Kommunikative Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Stakeholdern
- Intensive Zusammenarbeit mit anderen internen Bereichen
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie betreuen und entwickeln unser ERP-System kontinuierlich weiter.
- Sie analysieren und optimieren Geschäftsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
- Sie führen selbständig Systemanpassungen und -konfigurationen durch.
- Sie unterstützen in der Umsetzung von mehreren Projekten in Zusammenhang mit dem ERP-System von Aptean (Ramsauer & Stürmer).
- Sie beraten die Fachabteilungen in der Anwendung der Software-Applikationen und übernehmen die Fehlerbehebung und agieren als Second Level Support für Anwender:innen.
- Sie erstellen und pflegen Dokumentationen sowie Schulungsunterlagen.
- Sie erstellen Best-Practice Guides, schulen den First Level Support und unterstützen die ERP-Anwender:innen.
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Ihre Aufgaben:
● Strategischer Finanzpartner: Du bist die zentrale Anlaufstelle für das Country Management und trägst die volle Verantwortung für GuV und Bilanz
● Analysen, die den Unterschied machen: Du bewertest und steuerst den Geschäftserfolg der nationalen Organisation und analysierst die lokale Performance
● Erfolgsorientierte Steuerung: Gemeinsam mit deinem Team stellst du sicher, dass unsere finanziellen Ziele erreicht werden – inklusive GuV, Working Capital und Investitionen
● KPI-Fokus: Du definierst lokale Prioritäten im Reporting und in der Analyse, ergänzt die zentralen Group-Reports und schaffst so eine solide Entscheidungsbasis
● Schnittstellenmanagement: Du baust Brücken zwischen lokalen Anforderungen und zentralen Funktionen und sorgst dafür, dass alles nahtlos ineinandergreift
● Compliance im Blick: Du garantierst die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsstandards in enger Abstimmung mit unseren Group-Teams
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Das vertrauen wir dir an:
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Du unterstützt den Director of Sales mit organisatorischem Geschick, sowie ausgeprägtem Servicebewusstsein unseren Gästen aus dem Luxury Leisure Background einen unvergesslichen Aufenthalt, zu garantieren -
der Fokus liegt vorwiegend auf dem Segment der Luxusreisenden mit Schwerpunkt USA - du bist der Erstkontakt der Buchungsanfrage: präsentierst Wien & das Almanac Palais Vienna als Brand Ambassador
- du bleibst der Kontakt für den Travel Agent & kümmerst dich um alle kleinen Details der Anfrage – bis hin zur Begrüßung der Gäste am Anreisetag
- du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, per Mail, aber auch persönlich in einem Webinar
- du koordinierst Fam-Trips und Site Inspections
- du erstellst monatliche Reports mit Zahlen & schickst diese an unsere Partner
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Das machen Sie konkret:
- overall responsibility for the complete management of the project in close cooperation with the project coordinator or node responsible;
- liaison with international project partners;
- project progress monitoring;
- preparation and processing of technical and financial reports;
- maintenance and update of project web page;
- organisation of teleconferences / project meetings / workshops / conferences.
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Das machen Sie konkret:
- overall responsibility for the complete management of the project in close cooperation with the project coordinator or node responsible;
- liaison with international project partners;
- project progress monitoring;
- preparation and processing of technical and financial reports;
- maintenance and update of project web page;
- organisation of teleconferences / project meetings / workshops / conferences.
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The position:
- To assist with the smooth running of the fundraising system and processes, e.g. updating template documents, recording processes, record keeping within the workspace and on the donor database
- To effectively and efficiently record interactions and developments with prospects and donors on the donor database
- To assist with the coordination of visits including scheduling appointments with other university departments, preparing briefings, booking equipment, facilities and refreshments as required
- To support the creation of reports or other formal documentation for university committees and senior staff
- To respond promptly to requests for documentation and information from the Rector’s Office and other senior university staff
- To liaise with colleagues across various university departments to ensure that the Fundraising & Philanthropy team has sufficient fundraising materials available at all times
- To arrange individual, group and departmental meetings
- To assist on donor stewardship at peak reporting periods in the year, to gather and collate information for prompt reporting to donors
- To maintain confidentiality regarding supporter information at all times and ensure compliance with the General Data Protection Regulation (DSGVO)
- To work to agreed deadlines and targets, as agreed, and assist with special projects and tasks within the scope of the role, as required
- To undertake any other duties required which are within the scope and grade of the post, including providing cover and support for other colleagues at busy times and in cases of absence
- To ensure compliance with relevant university policies and procedures.
- To undertake any training and development deemed appropriate for the position
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