Was erwartet dich in dieser Position?
- Eigenständige Bearbeitung und Abwicklung von Kundenaufträgen – von der Auftragserfassung bis zur Fakturierung
- Erstellung und Betreuung von Kontrakten, Gutschriften und Exportdokumenten
- Disposition und Koordination von Transportdienstleistern (LKW, Bahn, Schiff)
- Kommunikation mit Kunden und internen Ansprechpartnern, zB. Key Account Management
- Bearbeitung und Dokumentation von Reklamationen
- Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in SAP
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der eigenverantwortlichen Leitung von Veranstaltungen in der gehobenen Eventgastronomie für bis zu 5.000 Personen, von der Vorbereitung bis zum erfolgreichen Abschluss
- an der Organisation und Koordination aller Abläufe vor Ort inklusive Briefings, Teamsteuerung und Einsatzplanung
- an der Führung, Motivation und Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen während laufender Veranstaltungen
- an der Sicherstellung unserer Qualitätsstandards sowie der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
- an der Steuerung und Kontrolle von Veranstaltungsbudgets sowie einem wirtschaftlichen Ressourceneinsatz
- an der professionellen Betreuung unserer Kund:innen vor Ort und der lösungsorientierten Bearbeitung von Anliegen und Reklamationen
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Ihr Aufgabenbereich
- Sie gestalten und adaptieren Social-Media-Visuals, Präsentationen, Infografiken, One-Pager, Factsheets, Newsletter- und Eventgrafiken im AI:AT Corporate Design.
- Sie setzen Briefings in konsistente Layouts und wiederverwendbare Vorlagen um und pflegen die strukturierte Ablage von Logos, Bildmaterial und weiteren Assets.
- Sie erproben und nutzen generative sowie agentische KI-Workflows für Recherche, Entwurf, Variantenbildung, Formatadaption und Qualitätssicherung mit menschlicher Endkontrolle sowie unter Beachtung von Datenschutz und Nutzungsrechten.
- Sie unterstützen das digitale und analoge Community Management operativ: Sie strukturieren Anfragen, pflegen Kontaktpunkte, leiten Informationen weiter und dokumentieren Follow-ups.
- Sie pflegen CRM-Informationen zu Kontakten, Organisationen, Interaktionen und nächsten Schritten und halten Aktivitäten nachvollziehbar dokumentiert.
- Sie bereiten Agenden und Meetingunterlagen vor, führen Protokolle und verfolgen vereinbarte Aufgaben verlässlich nach.
- Sie unterstützen Redaktionsplanung, Community-Kalender und Reporting durch sauber aufbereitete Nachweise und kommunikationsbezogene Kennzahlen.
- Sie arbeiten eng mit den anderen Bereichen, insbesondere mit dem Innovation Center, zusammen – nach klaren Briefings, Qualitätsstandards und Freigabeprozessen.
- Sie arbeiten im Marketing & Communications Team der AI:AT, damit relevante Stakeholder-Aktivitäten für Kommunikation, Reporting und weitere Kooperationen nutzbar werden.
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- Die operative Gesamtverantwortung für die Standorte liegen bei dir. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort und kümmerst dich gleichermaßen um Gäste sowie Mitarbeiter:innen.
- Du motivierst dein Team, initiierst neue Projekte und steigerst dadurch kontinuierlich die Mitarbeiter:innen- und Gästezufriedenheit.
- Du stellst die Einhaltung und Kontrolle unserer Qualitätsstandards sowie eine exzellente Gästebetreuung und Servicequalität sicher.
- Die Kontrolle und Optimierung der laufenden Kosten gehören zu deinem täglichen Aufgabenbereich.
- Du arbeitest eng mit allen administrativen Abteilungen im Corporate Office zusammen, um einen reibungslosen Ablauf für unsere Gäste und Mitarbeiter:innen zu gewährleisten.
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene höhere kaufmännische/technische Ausbildung oder Studium (Facility Management oder BWL von Vorteil)
- Einschlägige Erfahrung im Vertriebserfahrung im Bereich Technical Facility Services
- Etabliertes Netzwerk in der Facility-Management-Branche
- Ausgeprägtes unternehmerisches Denken und sehr gutes Verhandlungsgeschick
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Gute MS-Office und CRM-Kenntnisse
- Professionelle, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Überzeugungsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
- Teamplayer mit Handschlagsqualität und sozialer Kompetenz
- Reisebereitschaft
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WOMIT DU UNS BEGEISTERN KANNST
- Einige Jahre Berufserfahrung im Bid Management, Angebotsmanagement, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Umfeld.
- Spaß daran, komplexe Themen zu strukturieren und in überzeugende Lösungen zu übersetzen.
- Sicheres Auftreten sowie starke Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint und Word.
- Wirtschaftliches Verständnis, Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
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Bundesrechenzentrum GmbH
Vollzeit
Ihre Aufgaben
- In der Rolle als Application Manager sorgen Sie für einen reibungslosen Betrieb bzw. die Weiterentwicklung diverser SuccessFactors Module.
- Sie stimmen sich eng mit den Kolleginnen und Kollegen aus Operations, Entwicklung, Architektur, Qualitätssicherung, Projektmanagement und Solutionmanagement ab.
- Incident Management & Problem Management gehören zum Daily Business.
- Mitwirkung bei Anforderungsworkshops zur Spezifizierung neuer Requirements.
- Wesentliche Mitarbeit bei der Ausrollung von bestehenden SuccessFactors Modulen.
- Essentielle Mitarbeit bei der Erstimplementierung von neuen SuccessFactors Modulen.
- Sie pflegen einen regelmäßigen Austausch mit den Kund:innen.
- Sie bilden sich aktiv weiter über Learning Journeys im SAP Learning Hub.
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Your responsibilities
- You establish, operate and continuously develop the information security management system (ISMS) of the Austrian Academy of Sciences (ÖAW) in line with ISO/IEC 27001.
- You act as the central point of contact and coordination for all organisation-wide matters relating to information security management.
- You prepare decision papers and recommendations on appropriate information security measures for the Presidential Board and the Directorate for Institutes and Infrastructure (DII).
- You maintain the ISMS documentation framework and steer the drafting, consultation, approval and periodic review of strategies, policies, standards and procedures.
- You coordinate information security risk management, support the identification and assessment of risks, and monitor the implementation of approved risk treatment measures.
- Together with the relevant technical units, you define requirements for logging, security monitoring and incident management, and verify that these are implemented appropriately and remain effective.
- You plan and coordinate internal and external information security audits, security reviews and penetration tests, and follow up on the resulting actions.
- You produce regular reports on the risk landscape, security incidents, control effectiveness, the status of measures and the maturity of the ISMS for the Presidential Board and the DII, and you prepare the ISMS management review.
- You design and coordinate target-group-specific training and awareness programmes and help advance the ÖAW's information security culture.
- You monitor the implementation and effectiveness of the security measures in place and track deviations and improvement measures in a documented and auditable way.
- You work closely with the Legal and Compliance Department as well as with other internal teams and external partners to ensure compliance with legal requirements and sector-specific standards.
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der fachlichen und operativen Führung des Service- und Schankteams
- an der Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen sowie der Sicherstellung einer optimalen Personaleinsatzplanung
- an der aktiven Mitarbeit im täglichen Service mit eigener Station
- an der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs während der gesamten Öffnungszeiten (Montag bis Sonntag, 08:00–22:00 Uhr)
- an der Sicherstellung eines hohen Qualitäts- und Servicestandards
- an der Einschulung, der Motivation und der Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen
- an der engen Zusammenarbeit und an der Kommunikation mit dem Betriebsleiter, dem Küchenchef, dem Eventmanager und dem Operations Manager
- an der Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- als Verantwortliche:r für Ordnung, Sauberkeit und der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsstandards
- an dem Reklamationsmanagement sowie der kompetenten Betreuung unserer Gäste
- an der Unterstützung bei der monatlichen Inventur
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