Deine Aufgaben
- DU arbeitest eng mit dem Team zusammen und unterstützt bei der Umsetzung von Projekten
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten
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Deine Mission
- Zubereitung Speisen aller Art (Frühstück, Mittagsmenüs, á la carte, Gruppengeschäft und Banketts)
- Einhaltung der Hygienevorschriften HACCP
- Vorbereitung sämtlicher Mise en Place Tätigkeiten
- Ordnungsgemäße Lagerung der Lebensmittel
- Unterstützung in allen Bereichen der Küche
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Was dich auszeichnet
- Klarheit, Empathie & echtes Interesse an Menschen
- Lust auf Neues, Mut zur Veränderung und Freude an Innovation
- Teamgeist, Hands-on-Mentalität und strategischer Weitblick
- Positive Ausstrahlung und eine kommunikative Persönlichkeit
- Zuverlässige, verantwortungsvolle und eigenständige Arbeitsweise
- Leidenschaft für den Beruf und einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Arbeit
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Täglicher Betrieb des Zentrums, Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs.
- Tägliche administrative Unterstützung der akademischen Koordinatorin.
- Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung.
- Pflege der Programmdatenbanken und -dateien.
- Verwaltung der Fellow Calls und Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen für die Auswahlkomitees.
- Vorbereitung von Dokumenten und Mitteilungen für das Führungsteam.
- Onboarding-, Orientierungs- und Offboarding-Prozesse für Fellows.
- Unterstützung der Fellows bei alltäglichen Fragen und administrativen Belangen während ihres gesamten Aufenthalts.
- Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten: Planung, Organisation und Durchführung von Programmveranstaltungen, Workshops und Meetings. – einschließlich aller logistischen Vorkehrungen wie Raumreservierungen und -einrichtung, Catering, Materialien, technischer Support und Koordination mit internen und externen Partnern, die an Veranstaltungen beteiligt sind.
- Die Tätigkeit erfordert i.d.R. die persönliche Anwesenheit am Dienstort.
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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Deine Mission
- Zimmerkontrolle & Quality Checks: Abnahme gereinigter Zimmer nach Standard (Sauberkeit, Setup, Amenities, Geruch, Technik-Quickcheck, Details wie Fugen/Staub/Ecken
- Quality Checks der öffentlichen Bereiche
- Zimmerstatus steuern: Abgleich mit Front Office (Arrivals/Departures, Stayovers, VIPs, Early Check-ins, Late Check-outs, Prioritäten festlegen)
- Schnittstelle zu Maintenance/Technik: Meldung von Defekten, Nachverfolgung, Zimmer sperren/freigeben, Übersicht über Mängelberichte und Reparaturmeldungen
- Reinigung der Gästezimmer und der dazugehörigen Zimmergänge
- Nachfüllung der Verbrauchsmaterialien und Amenities
- Sorgfältige Handhabung der Arbeitsmaterialien
- Einhaltung von Hygiene-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards
- Anleitung on the job: neue Kolleg:innen einarbeiten, Standards erklären, Best Practices zeigen, Servicehaltung stärken, Handlings erstellen und aktualisieren
- Feedback nach Kontrollen, wiederkehrende Fehler sauber adressieren
- Lost & Found: Sicherstellung korrekter Meldungen, Verwahrung und Dokumentation (inkl. Übergaben und Fristen)
- Lagermanagement auf der Etage: Wäsche-, Amenity- und Reinigungsmittelbestand prüfen, Nachbestellungen anfordern, Ordnung und Sauberkeit in den Lagern
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Ihr Profil:
- Abgeschlossene Pflichtschule
- Englischkenntnisse auf dem Niveau, das für Programmiersprachen und technische Begriffe notwendig ist
- Freude und Interesse an Softwareentwicklung (Programmieren, Anwendungen bauen, Probleme lösen)
- Bereitschaft zur Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
- Motivation, Zuverlässigkeit und Bereitschaft, selbstständig an Aufgaben und Projekten zu arbeiten
- Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
- Echtes Interesse am Beruf Applikationsentwickler_in
- Teamfähigkeit und Pünktlichkeit
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Vollzeit | Teilzeit | befristet | Freelancer, Projektarbeit | Geringfügig
Your personal sphere of influence:
As a PhD student, you will, become a core member of the STRENGTH platform and the Environmental Psychology Group at the University of Vienna. This currently includes one full professor, one tenure-track professor, three postdoctoral researchers, six PhD students, an organisational assistant and four student / research assistants.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bereiten die Curricula als visuelle Modellierungen (mit MS Visio) auf, um die technische Erfassung und Verwaltung der Curricula in der universitätsweiten Datenbank i3v zu gewährleisten.
- Sie entwickeln gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die Abläufe in der Prüfungsadministration weiter, vor allem im Bereich der curricularen Entwicklung
- Sie unterstützen Kolleg*innen bei der Verwaltung der Anerkennungen sowie Studienabschlüsse
- Sie verstehen die Bedürfnisse unterschiedlicher Stakeholdergruppen und setzen den Menschen in den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, wobei Sie beim fachlichen Support effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen.
- Ihr koordinatives Talent tritt bei der Organisation von Workshops und Meetings hervor.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnisse
- Dienstzeugnisse
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 6 months.
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
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Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses in public law as defined by the collective agreement
- Supervision of students, assistance in the administration of courses
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
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Your Tasks
- Conduct independent and collaborative research within the “Religion and State” work package
- Analyse Arabic-language texts, media, and other relevant source materials
- Carry out digital and remote ethnographic research, including with Yemeni diaspora communities
- Contribute to the project’s theoretical framework and joint research outputs
- Organise a workshop and co-edit the resulting publication(s)
- Present research findings at international conferences and workshops
- Support project-related events and organisational activities
- Actively participate in ISA’s academic environment, including team meetings and internal workshops
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Your personal sphere of influence:
- Independent development, coordination, and implementation of communication strategies and campaigns covering all aspects of ViCAS, involving numerous stakeholders.
- Translate complex research into engaging content for blogs, press releases, and social media, using state-of-the-art communication practices. Creation and delivery of multimedia content for internal and external communication channels.
- Content planning and channel management, including the further development of communication channels, incl. managing and regularly updating the content of the Centre’s website.
- Collaborate closely with the ViCAS fellows to understand their scientific work and ensure its accurate representation.
- Build and maintain relationships with relevant (digital and legacy) media, coordinating interviews and managing media requests.
- Event management: Integration of ViCAS events in the communication strategy of the Centre and support of the Academic Coordinator with the organisation and execution of program events, workshops, and meetings.
- Monitor the effectiveness of communication measures and monitor media trends and public discourse in relevant scientific areas, using insights to refine strategies and enhance impact.
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Your personal sphere of influence:
- The doctoral thesis should be completed and submitted at the end of this employment. At the time of the application, approximately half of the doctoral thesis should be finalised.
- Applicants should have an excellent study record (duration of studies, grades) and provide evidence of relevant academic achievements (conference presentations, publications, etc.).
- Applicants must be members of the VDS CoBeNe.
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Your personal sphere of influence:
- Collaboration and research in the field of kinetic theory:
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