Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem stabilen Unternehmen
- Ausführliche Einschulungsphase mit langjährigen, erfahrenen KollegInnen
- Diese Position wird im Unternehmen neu geschaffen
- Nach Absprache besteht die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten
- Mitarbeiterbeteiligung am Unternehmenserfolg
- Gesundheitsfördernde Maßnahmen
- Essenszuschuss und gefördertes Mittagessen
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Was Sie erwartet:
- Im Diversitätsmanagement begleiten wir unsere Organisation bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen für eine wertschätzende, inklusive diskriminierungsfreie Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur. Als Expert*in für Diversitätsmanagement tragen Sie dazu bei, bestehende Strukturen zu analysieren, Prozesse zu verbessern und eine diversitätsbewusste Unternehmenskultur zu fördern.
- Sie unterstützen das bestehende, multiprofessionelle, dynamische Team mit vielseitigen Aufgaben:
- Durch Ihre kooperative, verlässliche und lösungsorientierte Arbeitsweise unterstützen Sie das bestehende Team bei der Entwicklung und Umsetzung von nachhaltigen und wirkungsvollen Diversitätsstrategien.
- Ihre Erfahrungen und Kompetenzen zeigen Sie zum Beispiel bei der Durchführung professioneller Auftragsklärung, der systemischen Analyse von Prozessen und Schnittstellen zwischen den Berufsgruppen und Fachbereichen sowie verschiedenen Anspruchsgruppen und der Verwaltung oder der Begleitung von Führungskräften und Fachexpert*innen bei der (Neu-)Konzeption von Dienststellen, Strukturen, Prozessen und Rollen.
- Durch Ihre soziale Kompetenz und Kommunikationsstärke fällt es Ihnen leicht, die Leitung, Moderation und Dokumentation von Meetings und Workshops zu übernehmen, die Entwicklung, Umsetzung und Evaluation passgenauer Maßnahmen im Dialog mit Expert*innen und Entscheidungsträger*innen zu begleiten oder regelmäßige Abstimmung mit internen und externen Expert*innen und Führungskräften im patient*innenbetreuenden Bereich sowie in der Verwaltung durchzuführen.
- Sie unterstützen die Kolleg*innen gerne bei der Planung, Durchführung, Auswertung und Interpretation von qualitativen und quantitativen Erhebungen, Führungskräfteinterviews, Online-Mitarbeiter*innen-Befragungen, Bedarfsanalysen und Evaluierungen oder übernehmen mit der Zeit eigene Projekte in dem Gebiet.
- Sie genießen die Arbeit im Team genauso wie selbstständige Tätigkeiten, wie z.B. Recherche und Aufbereitung unterschiedlicher Fachthemen oder die Erstellung von Dokumenten und Instrumenten (Qualitätshandbuch, Prozessbeschreibungen, Formulare, Checklisten etc.).
- Ihr Organisationstalent erleichtert es Ihnen, den Überblick zu behalten und die Terminplanung, Präsentationserstellung sowie administrative Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops erfolgreich abzuwickeln.
- Sie haben einen hohen Anspruch an die Qualität Ihrer Arbeit, deswegen ist Ihr Fachwissen „up to date“ und Sie schätzen die Möglichkeit stetig dazuzulernen und sich durch verschiedene Maßnahmen weiterzuentwickeln.
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Zu Ihren Aufgaben zählen:
- Herzlicher und höflicher Service stehen für Sie nicht in Widerspruch
- Sie wissen, was sowohl der Wiener als auch der internationale Gast gerne haben und wie Sie die Gäste für uns gewinnen
- „nein“ gehört – bezogen auf einen Gastwunsch – nicht zu Ihrem Wortschatz
- Für Sie zählt "nur im Team sind wir stark"
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Ihre Aufgaben sind:
- Unterstützung der Projektleitung im laufenden Projekt zur Implementierung eines unternehmensweiten digitalen Arbeitszeitmanagement-Systems.
- Verantwortung für die selbständige Durchführung projektbezogener administrativer Aufgaben.
- Koordination von Termine mit Stakeholdern und Organisation von Meetings.
- Gemeinsame Präsentation mit der Projektleitung von aktuellen Entwicklungen im Projekt sowie Vorbereitung entsprechender Unterlagen.
- Übernahme des Dokumentenmanagements im Projekt
- Unterstützung der Projektleitung in der Umsetzung der Kommunikationsstrategie und operativen Umsetzung projektbezogener Kommunikationsmaßnahmen.
- Sie sind es gewohnt mit komplexen Unternehmensstrukturen und heterogenen Stakeholder-Interessen umzugehen. Ein lösungsorientierter und proaktiver Arbeitsstil ist für Sie selbstverständlich.
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Termin- und Reisekoordination sowie Abrechnungskontrolle
- Administrative und organisatorische Unterstützung des COO
- Aktive Teilnahme, Protokollierung und Nacharbeitung interner und externer Meetings
- Projekte und Ausschreibungen unterstützen
- Frontoffice Agenden bei Urlaubsvertretung (u.a. Begrüßung der Gäste der Geschäftsführung und Telefonservice)
- Administrative Ablage und Pflege unseres Datenmanagements
- Unterstützendes Projektmanagement bei Ausschreibungen:
- Marktrecherche
- Dokumentebeschaffung
- Vorbereitung von Präsentationen
- Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung
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Unternehmensbeschreibung
- Unterstützung der Sales- und Bid-Manager*innen bei Aufgaben mit organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Schwerpunkten
- Koordination, Erstellung und Vorbereitung diverser Unterlagen wie Präsentationen, Berichte, Kalkulationen und Statistiken
- Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie bspw. Marketing in diversen Projektthemen sowie vertrieblichen Veranstaltungen
- Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Meetings und Events für unterschiedliche interne und externe Anlässe
- Unterstützung der Salesmanager*innen bei der Beantwortung von Kundenanfragen sowie beim Nachfassen des Status-quo nach erfolgter Angebotslegung
- Erstanalyse von Ausschreibungsunterlagen sowie -anforderungen
- Mitarbeit bei Ausarbeitung von Angeboten sowie Beschaffung und Koordination aller notwendigen Beilagen für Ausschreibungen
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Ihr Profil:
- Abgeschlossene Pflichtschule sowie gute Schul- und Allgemeinbildung
- Freude und Interesse an Büroarbeit
- Engagement, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Lernbereitschaft
- Pünktlichkeit und Teamfähigkeit
- Grundlegende Englischkenntnisse
- Echtes Berufsinteresse und Einsatzfreude wird vorausgesetzt
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Bearbeitung von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten des International Office (wie z.B.: Reisemanagement und Korrespondenz, Dokumentation, Vermittlung/Entgegennahme von Telefonaten, Terminorganisation sowie
- Unterstützung bei SAP-Buchungen. u.v.m.)
- Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen im International Office
- Schnittstelle zwischen den Fachbereichen des International Office sowie zu den Büros des Rektors und der Vizerektoraten
- Betreuung der Homepage, Social Media und des internen Bereichs (z.B. Confluence)
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
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Dein persönlicher Spielraum:
- Du unterstützt bei der Vorbereitung und in der Durchführung von theoretischen und methodischen Lehrveranstaltungen im Rahmen der BA/MA Studiengänge.
- Du unterstützt und berätst Studienkolleg*innen bei Fragen zu den von Dir betreuten Lehrveranstaltungen.
- Du unterstützt bei der Vorbereitung von Veranstaltungen (Workshops, Tagungen, Konferenzen, Symposien, etc.) des Teams und des Instituts.
- Du übernimmst Aufgaben wie Informationsrecherche.
- Du agierst unterstützend bei der Aufbereitung von Projektunterlagen.
- Du wirkst bei Bedarf in der Institutsadministration mit.
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Als unser/e KollegIn im Bankett …
- begrüßt Du unsere Seminargäste mit einem Lächeln
- bereitest Du diverse Seminare und Veranstaltungen vor
- verbuchst Du Seminar und Veranstaltungsleistungen sorgfältig und hast einen sicheren Umgang mit dem Kassasystem Matrix
- betreust du die Seminar- und Eventgäste
- leistest Du Gästen, Kolleginnen und Kollegen selbst in stressigen Situationen Hilfestellung
- handhabst Du auch spezielle Gästewünsche professionell und gekonnt
- sicherst unsere Qualitätsstandards im Veranstaltungsbereich
- unterstützt du in jeglichen F&B Bereichen (Restaurant & Bar)
- bereitest du einen Aufbau, Umbau und Abbau von Veranstaltungen, Setup unter Berücksichtigung der Function Sheets vor
- bist du für die diverseren Verpflegungen im Seminar- und Veranstaltungsbereich (Kaffeepausen, Fingerfood, Bankettveranstaltungen) zuständig
- erledigst du verschiedenste Mice en Place Tätigkeiten
- unterstützt du im Seminarbereich die Technik
- arbeitest du sorgfältig mit den Arbeitsmaterialien
- erledigst du einen Reibungslosen Serviceablauf in allen Outlets (Restaurant, Bar, Bankett)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Your personal sphere of influence:
We are seeking support in Scandinavian Studies! As a university assistant (Prae doc) at the Department of European and Comparative Literature and Language Studies, you will join a highly engaged team that offers a supportive and collaborative environment, as well as access to ongoing research activities. This Prae doc position is assigned to the Chair of Scandinavian Literary and Cultural Studies.
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What you can expect:
- We expect you to finalize your dissertation agreement within 12-18 months.
- You participate in publications / academic articles.
- You are involved in research projects and scientific studies .
- Yor are involved in the organisation of conferences, meetings, symposiums.
- You apply for projects and raise (external) funds.
- Independent teaching of courses defined by the collective agreement
- You supervize students.
- You participate in evaluation activities and in quality assurance
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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Your personal sphere of influence:
- You support the scientific staff in the organization and administration of their research and teaching tasks. This means, among other things: You organize meetings, workshops and travel activities. You take minutes and prepare data. You support in the preparation of publications and events. You manage project budgets.
- You are the central contact person and take care of the English and German correspondence with all interfaces (internal team, university, project partners, students, etc.).
- You administrate job advertisement in recruiting processes and support hiring of new staff members right through to the first steps of onboarding.
- You accommodate and assist guest researchers and cooperation partners.
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Your personal sphere of play:
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Development of enhanced sampling methods for electronic excited states -
Extension and application of multi-state mapping approaches to surface hopping -
Development of machine learning potentials for rare reactions
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Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses in medical law and public law as defined by the collective agreement
- Supervision of students, assistance in the administration of courses
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses in public law as defined by the collective agreement
- Supervision of students, assistance in the administration of courses
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses in public law as defined by the collective agreement
- Supervision of students, assistance in the administration of courses
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
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Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- Participation in research, teaching and administration
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Your personal sphere of play:
- Develop AI-driven tools for nuclear magnetic resonance (NMR) spectroscopy and mass spectrometry.
- Design and implement software solutions and data processing pipelines for computational modeling, including data analysis and preparation of publication-ready results.
- Teach and support educational activities, independently and in collaboration, as outlined by the collective bargaining agreement.
- Organize and contribute to scientific events, including meetings, conferences, and symposiums.
- Assist with administrative duties related to research, teaching, and departmental operations.
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Your personal sphere of influence:
- You will analyse the five above-mentioned fields of inquiry with regard to one of the nationalities inhabiting the wider regions adjacent to the Black Sea: Germans, Greeks, or Moldovans/Romanians. The choice of which national group you want to study depends on your interests and qualifications.
- You are expected to complete a PhD thesis at the University of Vienna on a topic related to your research in the project; however, your thesis needs not to overlap entirely with the project.
- We expect you to publish preliminary results. You will furthermore participate in the weekly meetings of the project team, discuss your findings, make them accessible in our project’s database, help to organise two conferences, and assist in the maintenance of the project website.
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Your personal sphere of play:
- Development of an independent teaching and research profile
- Preparation and completion of a habilitation or second project (ready for publication)
- Together with other members of the chair: Participation in the organization of meetings, conferences, symposia
- Participation in project development and third-party funding applications
- Independent teaching of courses, examinations and student support
- Participation in evaluation activities and quality assurance
- Participation in the Center's administration
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Your personal sphere of play:
- Development of an independent teaching and research profile
- Preparation and completion of a habilitation or second book project (ready for publication)
- Together with other members of the chair: Participation in the organization of meetings, conferences, symposia
- Participation in project development and third-party funding applications
- Independent teaching of courses, examinations and student support
- Participation in evaluation activities and quality assurance
- Participation in the Center's administration
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Your professional field of activity:
- Collaboration and research in the field of stochastics:
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