- Betreuung und Weiterentwicklung des MICE- und Corporate-Sales-Bereichs in enger Zusammenarbeit mit der Direktorin für Marketing & Sales
- Betreuung, Weiterentwicklung und aktive Neukundengewinnung von Firmenkunden, Agenturen und Eventplanern für beide Betriebe
- Aktive Vermarktung unserer Tagungs-, Seminar- und Eventangebote
- Erstellung individueller Angebote sowie Führung von Vertragsverhandlungen
- Planung und Durchführung von Hausführungen und Kundenterminen
- Enge Zusammenarbeit mit den operativen Teams für eine erfolgreiche Veranstaltungsumsetzung
- Fachliche Begleitung und Unterstützung einer Mitarbeiterin im MICE-Team
- Erreichung der definierten Vertriebs- und Umsatzziele
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IHRE TO-DO‘S
- In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie das Sekretariatsteam der Geschäftsführung der Rainer Gruppe in allen administrativen, organisatorischen und kreativen Belangen.
- Termin- und Reisekoordination: Kalender der Geschäftsführung organisieren, Meetings planen und Termine abstimmen.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings: Tagesordnungen, Präsentationen und Unterlagen zusammenstellen, Aktenvermerke und Protokolle erstellen.
- Kommunikation: E-Mails und Korrespondenz bearbeiten, Pflege des Kontaktverzeichnisses, Telefonate entgegennehmen und Ansprechpartner koordinieren, Empfang von Geschäftskunden.
- Dokumentenmanagement & Evidenzhaltung: Verträge, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen verwalten & archivieren.
- Schnittstellenfunktion: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Abteilungen koordinieren.
- Schreiben nach Diktat vom Band.
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- Professionelle Betreuung und Beratung unserer Gäste
- Servieren von Speisen und Getränken
- Vorbereitung und Gestaltung des Gastraums
- Aufnahme von Bestellungen und Durchführung von Abrechnungen
- Kennenlernen von Speisen, Getränken und Weinen
- Unterstützung bei Veranstaltungen und Buffets
- Einhaltung von Hygiene-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards
- Organisation und Koordination der Abläufe im Restaurant
- Erwerb von Fachkenntnissen im Service und in der Gastronomie
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Deine Mission
- Reinigung der Gästezimmer und der dazugehörigen Zimmergänge
- Nachfüllung der Verbrauchsmaterialien und Amenities
- Erledigung der anfälligen Reinigungsarbeiten
- Sorgfältige Handhabung der Arbeitsmaterialien
- Einhaltung von Hygiene-, Sicherheits- und Qualitätsstandards
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Your Tasks
- Develop your own research project within the framework of the umbrella project
- Assist the PI in analyzing Russian, Hebrew and Judeo-Tajik archival documents, newspapers and publications from late 19th to 21st century
- Research travel including archival and interview research and, if applicable, private and family archives
- Participation in international workshops and conferences
- Publication of two peer-reviewed articles, organization of conference with PI and contribution to edited volume
- Taking an active part in regular team meetings (Vienna)
- Contributing to project website
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehr/-HAS-Abschluss mit einschlägiger Berufserfahrung)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion sowie im Studienbetrieb von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation, Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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Die Aufgaben
Sie prüfen und gleichen Lieferpapiere mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Sie stellen eine vollständige und revisionssichere digitale Dokumentenablage sicher Sie klären Rückfragen mit Lieferanten, Kund:innen und internen Abteilungen Sie erstellen, versenden und archivieren Nachweisdokumente gemäß Vorgaben Sie pflegen Prozessdokumentationen und erstellen Meeting-Notizen Sie unterstützen bei der Termin- und Fristenkoordination
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
- Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
- Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
- Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Website-Inhalte, unsere sozialen Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Zubereitung von Speisen sowie Einzelportionsschalen
- an der Durchführung von Bestellungen sowie allen damit verbundenen administrativen Tätigkeiten für den Standort
- an der Zubereitung und dem Verkauf von Salaten und Jausensnacks, inklusive Kassiertätigkeiten
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. Abwasch, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Teilzeit
St. Pölten, Wien
25.09.2026
St. Pölten, Wien
Bei uns arbeiten Sie...
- an der Zubereitung und dem Verkauf von Frühstücks- und Jausensnacks
- an der Vorbereitung, der Bestückung und der Ausgabe der Speisen inklusive Kassiertätigkeiten
- an der Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (Bestellwesen, Inventuren, Tagesabschlüssen)
- an diversen Küchenhilfs- und Reinigungstätigkeiten inklusive Abwasch von Weiß- & Schwarzgeschirr
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Your Tasks
- Conduct independent and collaborative research within the “Gender and ‘Race’” work package
- Analyse Arabic-language texts, media, and other relevant source materials
- Carry out digital and remote ethnographic research, including with Yemeni diaspora communities
- Contribute to the development of the project’s theoretical framework and collective research outputs
- Produce research publications for leading international journals and book chapters for IDEO-YEMEN
- Present research findings at international conferences and scholarly workshops
- Support project-related events and organisational activities
- Produce research dissemination materials for the project’s website and social media.
- Actively participate in ISA’s academic environment, including team meetings and internal workshops
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Ihre Aufgaben:
- Sie unterstützen den Vorstand in allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen und stellen eine professionelle Schnittstellenkoordination sicher.
- Sie verantworten die interne und externe Korrespondenz sowie Posteingang und Postausgang gewissenhaft und monitoren offene Aufgaben.
- Sie steuern die Terminplanung und organisieren Meetings; erstellen bei Bedarf Protokolle, Berichte und Präsentationen.
- Sie verantworten die Dienstreiseplanung sowie die Rechnungskontrolle und koordinieren Sonderprojekte.
- In enger Zusammenarbeit mit der fachlich-inhaltlichen Assistenz bilden Sie das zweiköpfige Assistenz-Team des CFO und stellen eine ganzheitliche und professionelle Unterstützung auf höchstem Niveau sicher.
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