Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezügliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstützen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und Büroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, Prüfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehr/-HAS-Abschluss mit einschlägiger Berufserfahrung)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion sowie im Studienbetrieb von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation, Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen Prof. Thomas Probst und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum
- Planung des Bedarfs sowie Beschaffung und Verwaltung von Hard- und Software
- Installation, Konfiguration und Wartung der Hardware- und Softwareausstattung
- Verwaltung und Pflege der IP-Adressen sowie der IP-Datenbank (BAM)
- Technische Betreuung peripherer Infrastruktur (Medientechnik, Kopierer, Drucker, Beamer, Telefonie)
- Technische Unterstützung bei Lehrveranstaltungen und sonstigen Veranstaltungen des Instituts
- IT-Support und Beratung von Benutzer*innen.
- Unterstützung bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO) sowie der IT-Security-Vorgaben der Universität
- Schnittstelle zum Zentralen Informatikdienst
- Mitarbeit bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Betreuung der Administration und Organisation des englischsprachigen Masterstudiums Building Sciences and Environment, insbesondere als Ansprechperson für Studierende und Bewerber_innen, sowie in der Abwicklung, Unterstützung und Betreuung des Aufnahmeverfahrens
- Über diese administrativen Anforderungen hinaus (nach Maßgabe verbleibender Zeit): Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungs- und Entwicklungs-Projekten im Bereich Building Sciences and Environment am Institut für Architekturwissenschaften
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, insbesondere Unterstützung in der Kommunikation mit Studierenden und Organisation und selbstständige Abhaltung von Sprechstunden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Lehrveranstaltungen (insbesondere Master of Building Science)
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Mitwirkung bei der laufenden Verbesserung des Applikations- und Bewertungs/Evaluierungsprozesses des Masterstudiums
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordination von Abläufen in den verschiedenen Laborbereichen
- Unterstützung im administrativen Laborbetrieb: Hilfestellung bei Einkauf und Verwaltung von Chemikalien und Verbrauchsgütern, Computerrecherchen, Preisanalysen, Sicherheitsmanagement, Unterstützung bei der Instandhaltung der Labore (Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten etc.) und ähnliches.
- Unterstützung der Forschung: Vorbereitung von Messungen (Säuretitration, Destillation, Probenlösung, chromatographische Trennmethoden), Unterstützung bei der massenspektrometrischen Probenanalyse, etc.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Budgetadministration
- Administration des Budgets der Fakultät (Abwicklung der Institutsanträge, laufende Kontrolle sämtlicher Kostenstellen, Umbuchungen, Jahresabschluss)
- Administration des Budgets des Dekanats und SSCs, Rechnungsprüfung
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in administrativen Tätigkeiten (u.a. Protokollführung), Organisation von Veranstaltungen, etc.
- Selbständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
- Führung der Handkasse
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in der Lehrorganisation
- Viele abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung
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Bei uns arbeiten Sie...
- als erste Ansprechperson für unsere Mitarbeiter:innen bei allen IT-Angelegenheiten
- an der Verwaltung von Anfragen und Störungen in unserem Ticketsystem und telefonisch
- an der Organisation aller offenen Tickets bis hin zur Lösung
- an der Lösung von Problemen durch Einbeziehen des 2nd-Level-Supports
- an der Dokumentation im Ticketsystem
sowie in der IT-Servicedokumentation - an der aktiven Weiterentwicklung für eine bessere Erstlösungsquote
- an der Installation und Ausgabe von PC`s, Laptops und Mobile Devices
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Was ist zu tun?
- Du bist ein Teil unserer Kinderradiologie: Mit deiner diagnostischen Expertise in konventioneller Radiologie, Durchleuchtung, Ultraschall, CT und MRT schaffst du die Grundlage für fundierte medizinische Entscheidungen.
- Du arbeitest in einem hochspezialisierten Umfeld: Gemeinsam mit unseren Spezialambulanzen und Fachbereichen – insbesondere mit der pädiatrischen Hämato-Onkologie. Dabei begleitest du Kinder und Jugendliche mit komplexen Krankheitsbildern und leistest einen wesentlichen Beitrag zu Diagnostik, Therapieplanung und Verlaufskontrollen.
- Du bringst deine Expertise interdisziplinär ein: Im engen Austausch mit Ärzt*innen, Pflegekräften und weiteren Berufsgruppen entwickelst du diagnostische Lösungen und trägst zu einer bestmöglichen Versorgung unserer jungen Patient*innen bei.
- Du sicherst Qualität und Patient*innensicherheit: Du setzt die Vorgaben in den Bereichen Strahlenschutz, Patient*innensicherheit und Risikomanagement konsequent um und entwickelst hohe Qualitätsstandards aktiv mit.
- Du engagierst dich in Ausbildung und Lehre: Du begleitest Assistenzärzt*innen und Student*innen im klinischen Alltag und gibst dein Wissen an die nächste Generation weiter.
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✅ Was du mitbringen solltest
- Positiv abgeschlossene 9. Schulstufe
- Interesse an kaufmännischen Themen und organisatorischen Abläufen
- Motivation für den Start ins Berufsleben
- Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (mind. Bachelor)
- Erfahrung in der Beratung und Moderation von Gruppen
- Kenntnis von hochschulischen Strukturen, Prozessen und Abläufen
- Erfahrung in der (Hochschul-)Didaktik erwünscht
- Grundlegende Anwender*innenkenntnisse in Moodle von Vorteil
- Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Workshops, ggf. auch von Hochschullehrveranstaltungen
- Strukturierte Arbeitsweise, Qualitätsbewusstsein und hohe Serviceorientierung
- Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
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Unterwart | XXXLutz Filiale Unterwart | Vollzeit
- Unterstützung organisatorischer und administrativer Aufgaben im After-Sales-Bereich
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Kund:innenanliegen nach dem Kauf
- Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Terminkoordination
- Koordination und Optimierung interner Abläufe
- Arbeit mit moderner EDV und Bürosoftware
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und Übersichten
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Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit an Forschungs- und Lehraufgaben sowie Prüfungen
- Betreuung von Studierenden
- Forschungs- und Projekttätigkeit
- Vertiefen der wissenschaftlichen Kenntnisse
- Teilnahme an wissenschaftlichen Veranstaltungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben
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Allgemeines
- Sie lieben den direkten Kundenkontakt, sind höflich und zuvorkommend
- Sie kassieren gewissenhaft unter Einhaltung der internen Vorgaben
- Sie sorgen selbstständig für ein ansprechendes Kassenumfeld
- Als Teamplayer unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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- allgemeine Labororganisation und Labormanagement
- Management und Leitung des Durchflusszytometrie-Labors einschließlich dem Messen von Proben, der Auswertung von Rohdaten, der Durchführung von Experimenten sowie der Dokumentation der Ergebnisse für wissenschaftliche Publikationen
- DNA-Extraktion und Vorbereitung von Libraries für NGS (Next Generation Sequencing)
- Grundlegende Analysen von Pflanzenchromosomen
- Technische Schulung und Betreuung von Studierenden und Gastwissenschaftler*innen im Bereich der Durchflusszytometrie
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung fachspezifischer Lehrveranstaltungen
- Mitarbeit in FWF- und anderen Forschungsprojekten
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Informationen zur offenen Position
- Als Teil eines 2-köpfigen Teams wickeln Sie selbstständig die monatliche Lohn- und Gehaltsverrechnung für einen unserer Betriebe in SAP ab
- Sie führen und pflegen die Personalstammdaten der Belegschaft in unseren Systemen
- Sie sind für Einstufungen und die Erstellung von Dienstverträgen bzw. Vertragsänderungen zuständig
- Die Verrechnung von laufenden Bezügen, Austritten, variablen Zulagen, Abwesenheiten etc. zählt ebenso zu Ihren Aufgaben
- Sie erstellen individuelle Auswertungen von Daten, auch im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten und sind Ansprechpartner*in für Behörden
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Wir bieten Raum, um sich zu entfalten.
- Umfassende IT-Betreuung und Beratung der Mitarbeiter*innen am Standort Herz Jesu Krankenhaus
- Analyse, Bearbeitung und eigenständige Lösung von Supportanfragen im First- und Second-Level-Umfeld
- Fehleranalyse, Störungsbehebung und nachhaltige Problemlösung im laufenden IT-Betrieb
- Dokumentation und Nachverfolgung von Serviceanfragen im Ticketsystem
- Koordination und Eskalation komplexer Spezialthemen an unsere nachgelagerten IT-Bereiche (Second- und Third-Level Support)
- Betreuung und Support von Microsoft-Technologien (Windows, Microsoft 365, Azure) sowie klinischen Anwendungen wie SAP IS-H, i.s.h.med, Meona und weiteren Fachapplikationen
- Unterstützung bei Betrieb, Fehleranalyse und Optimierung von Citrix- und Terminalserver-Umgebungen
- Installation, Konfiguration, Wartung und Lifecycle-Management von PCs, Notebooks, Druckern und mobilen Endgeräten
- Verwaltung von Inventar- und Konfigurationsdaten in unserer CMDB
- Durchführung von Benutzer- und Berechtigungsmanagement (Onboarding, Offboarding und Rechteverwaltung)
- Mitarbeit bei der Betreuung und Fehleranalyse der lokalen Netzwerk-Infrastruktur (Patchmanagement, VLAN-Konfigurationen und Troubleshooting)
- Mitwirkung bei IT-Projekten, Rollouts und technischen Innovationen im GesundheitswesenAktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer IT-Services und Supportprozesse
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung der Kundenbestellungen mit Hilfe des KASTNER Warenwirtschaftssystems
- kompetenter, telefonischer Kundenkontakt
- Bearbeitung von Kundenretouren und Reklamationen sowie professionelles Reklamationsmanagement
- Aktiver Telefonverkauf
- Administrative Tätigkeiten (Belegerstellung, Abrechnungstätigkeiten, etc.)
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Allgemeines
- Sie betreuen den Bereich Non Food (Elektro- und Büroartikel, Haushalts- und Saisonartikel, Spielwaren)
- Sie sind Verkäufer:in aus Leidenschaft und die persönliche Beratung macht Ihnen Freude
- Sie stellen eine ansprechende Warenpräsentation sicher
- Sie kontrollieren die Warenverfügbarkeit
- Sie sind höflich und zuvorkommend zu unserer Kundschaft
- Als Teamplayer unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
- Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
- Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
- Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Website-Inhalte, unsere sozialen Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.
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Die Aufgaben
Sie verantworten die Pflege der Personalstammdaten und betreuen die interne HR-Software Sie verwalten personalrelevante Dokumente, wie Dienstverträge und -zeugnisse Sie koordinieren das On- und Offboarding und achten auf einen professionellen Ablauf Sie stehen unseren Mitarbeiter:innen und Führungskräften bei personalbezogenen Themen beratend zur Seite Sie unterstützen das HR-Controlling bei Auswertungen und Berichten Sie arbeiten der Personalverrechnung zu und Übernehmen Vertretungsaufgaben bei Bedarf Sie tragen zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und -Projekte bei
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Sie unterstützen das Team am Institut für Recht der Wirtschaft, Abteilung Privatrecht, und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre durch.
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Die Aufgaben
Sie arbeiten aktiv in der laufenden Buchhaltung mit (Debitoren, Kreditoren, Bank, Kassa). Sie unterstützen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen und entwickeln Ihr Fachwissen kontinuierlich weiter. Sie wirken bei steuerlichen Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung) und Audits mit. Sie bringen sich in die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen ein. Sie arbeiten mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen bei buchhalterischen Fragestellungen.
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Informationen zur offenen Position
- Patient*innenadministration (insb. im Bereich Empfang & Aufnahme sowie an den Leitstellen Radiologie, Endoskopie und ZAE)
- Selbständige Durchführung organisatorischer und administrativer Aufgaben
- Bedienung der Telefonzentrale sowie des Ambulanztelefons
- Terminplanung und -vereinbarung
- Befund- und Arztbriefschreibung nach Diktat
- Zusammenarbeit im Team mit allen Berufsgruppen zum Wohle der Patient*innen
- Vertretungsfunktionen in weiteren Leitstellen
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Ihr Aufgabengebiet:
In dieser abwechslungsreichen Position bieten wir Ihnen ein attraktives, variables Entlohnungssystem mit leistungsabhängigen Komponenten, für die bei 100% Zielerreichung ein Jahresbruttogehalt ab EUR 40.000,- vorgesehen ist. Je nach Qualifikation und Vorerfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
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Ihre Aufgaben:
- Sie sind zuständig für einen ganzheitlichen freundlichen, kompetenten und lösungsorientierten Kundenservice.
- Sie sind verantwortlich für die fachkundige telefonische Betreuung unserer Kunden.
- Sie wickeln Kundenbestellungen mit Hilfe unseres Warenwirtschaftssystems ab.
- Sie bearbeiten Kundenretouren und sind zuständig für professionelles Reklamationsmanagement.
- Sie arbeiten mit diversen Abteilungen zusammen (Logistik, Disposition, Einkauf und unserem Außendienst).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe beim Aufbau, der Wartung, Fehlersuche und Reparatur von Komponenten, Geräten und Messinstrumenten
- Sie bauen und modifizieren Labor- und Kalibrieraufbauten, einschließlich Zuschneiden, Biegen und Montage von Rohrleitungssystemen
- Sie entwerfen und drucken 3D-Teile für Messinstrumente und Kalibrieraufbauten
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb des Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement, Inventarverwaltung, Bestellung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien)
- Sie unterstützen die Aerosolgruppe bei EDV-Aufgaben
- Sie wirken beim Aufbau, der Kalibrierung und dem Betrieb sowohl von Aerosolmessinstrumenten auf Forschungsflugzeugen (z.B. der NASA WB-57 oder NCAR GV) als auch von bodengebundenen Aerosolmesseinrichtungen (z.B. der künftigen ACTRIS National Facility/Universität Wien Aerosolobservatorium Core Facility) mit
- Sie sind aktiv in die Vorbereitung und – wenn notwendig – Durchführung von (Flugzeug-)Messkampagnen im In- und Ausland eingebunden
- Sie erstellen und pflegen technische Dokumentation einschließlich Zulassungsdokumenten für Flugzeugmessungen
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