Aufgaben
- Organisatorische und administrative Agenden in der Immobilienverwaltung
- telefonische & schriftliche Betreuung unserer Mieter und Wohnungseigentümer
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Kundenbetreuung
- Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
- Wohnungsübergaben & Hausversammlungen
- Abhaltung von Eigentümerversammlungen
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Aufgaben
- Scannen und Erfassen von Dokumenten über OCR-Software
- Sicherstellen der Lesbarkeit und Qualität der eingescannten Dokumente
- Kontrolle der automatischen Texterkennung auf Vollständigkeit und Genauigkeit
- Manuelle Nachbearbeitung fehlerhafter OCR-Ergebnisse
- Strukturierte Ablage der digitalisierten Dokumente in Datenbanken oder DMS-Systemen
- Abstimmung mit Fachabteilungen bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen
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Aufgaben
- Mitarbeit in der laufenden Buchhaltung
- Unterstützung im Zahlungsverkehr
- Mahnwesen (Offene Posten)
- Verbuchung von laufenden Geschäftsfällen (Eingangs-, Ausgangsrechnungen etc.)
- Allgemeine Unterstützung in verschiedenen Bereichen der Buchhaltung
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
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Ihre Aufgaben:
- Hausverwaltungsagenden der St. Elisabeth-Stiftung
- Förderwesen - Einreichung & Entwicklung
- Konzeptionierung, Planung und Umsetzung von neuen Projekten
- Verhandlung von Rahmenverträgen
- Soziales Wohnungsmanagement
- Budgetverantwortung für den Bereich Liegenschaften
- Führung von leitenden Mitarbeiter:innen
- Zusammenarbeit und Vernetzung mit internen & externen Fachstellen
- Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement
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AUFGABENBEREICH
- Vorbereitung und Durchführung von Monatsabschlüssen sowie
- Erstellung von Quartal- und Jahresabschlüssen
- Sicherstellung der reibungslosen Abläufe aller Buchhaltungsprozesse, inkl. Filialbuchhaltung, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung
- Fuhrparkverwaltung
- Internes Reporting - monatliche Finanzberichte inkl. verschiedene Analyseberichte
- Externes Reporting - diverse AMS-, WKÖ-, OENB- und Statistikberichte
- Administrative Aufgaben (Handkasse, Bürojahresinventur, Büroverwaltung, etc.)
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AUFGABENBEREICH
- Vorbereitung und Durchführung von Monatsabschlüssen sowie
- Erstellung von Quartal- und Jahresabschlüssen
- Sicherstellung der reibungslosen Abläufe aller Buchhaltungsprozesse, inkl. Filialbuchhaltung, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung
- Fuhrparkverwaltung
- Internes Reporting - monatliche Finanzberichte inkl. verschiedene Analyseberichte
- Externes Reporting - diverse AMS-, WKÖ-, OENB- und Statistikberichte
- Administrative Aufgaben (Handkasse, Bürojahresinventur, Büroverwaltung, etc.)
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Das erwartet Dich
- Warenbearbeitung
- Umsatzorientierte Warenpräsentation
- Aktive Verkaufsförderung
- Auswertung der Filialkennzahlen
- Personaleinsatzplanung und -betreuung
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Unterlagen gut organisiert und verfügbar sind.
- Du koordinierst Termine, Meetings und Sitzungen, übernimmst die Vor- und Nachbereitung und behältst offene Punkte im Blick.
- Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anliegen und sorgst für eine professionelle Bearbeitung und Weiterleitung.
- Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Protokolle auf und strukturierst Informationen für den weiteren Ablauf.
- Du wirkst an organisatorischen Themen sowie an ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben der Verwaltungsdirektion mit – insbesondere im Zusammenhang mit Prozess- und Qualitätsstandards.
- Du unterstützt bei der Organisation interner Termine und Veranstaltungen.
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Das erwartet dich
- Persönliche Betreuung und Servicierung unserer Kund:innen
- Verkauf (Cross-Selling) und Beratung von Servicekund:innen in den Bereichen Girokonten samt Zusatzprodukten, Sparkonten, Kapitalkonten und Bausparen
- Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Vertretung im Kassa- und Service-Bereich und allgemeines Officemanagement
- Assistenzaufgaben für die Finanzierungsberatung
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Ihre Aufgaben:
- Einsatzplanung/Personaldisposition der Mitarbeiter*innen in der Heimhilfe und Hauskrankenpflege
- Umplanung bei akuten Veränderungen
- Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen für das Pflege- und Betreuungsteam
- Administrative Unterstützung der Teamleiter*innen
- Vorbereiten und Führen von Teambesprechungen
- Kommunikation mit Kund*innen, deren Angehörigen, dem Fonds Soziales Wien, etc.
- Erkennen von Konfliktsituationen und Findung von Lösungsansätzen
- Beachtung der Kund*innen- und Mitarbeiter*innenzufriedenheit
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Informationen zur offenen Position
- Aktive Mitgestaltung sowie Mitverantwortung der Strategie, Organisation und Weiterentwicklung des Hauses
- Gesamtverantwortung für die Ihnen zugeordneten kaufmännischen und administrativen Bereiche
- Koordination, Steuerung und Qualitätssicherung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Leitung und Umsetzung strategischer und operativer Projekte
- Wahrnehmung der Aufgaben der Verwaltungsdirektion gemäß KAG
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Aufgaben
- Tägliche Verbuchung von Rechnungen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Ablage
- Erstellung von Zinslisten
- Erstellung von Mahnlisten sowie Versand von Mahnungen
- Vorbereitung der Abrechnungen und vorläufige, automatische Erstellung der Beiblätter und Steuererklärungen
- Durchführung von USt-Voranmeldungen
- Führung der Mieter:innenkonten
- Zinslistenänderungen bei Bestands- oder Vertragsänderungen
- Erstellung der Honorarvorschreibungen
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossenes kaufmännisches Studium mit Schwerpunkt Finanzen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Controlling bevorzugt im Catering bzw. Food Kontext
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwaresystemen und Reportingtools
- Führungserfahrung wünschenswert
- Analytisches Denken und Handeln
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Überzeugungs- und Durchsetzungsvermögen, Zahlenaffinität
- Fähigkeit, Unternehmensziele, Kunden- und Mitarbeiterorientierung in Einklang zu bringen
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für diese abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team gilt ein Mindestgrundgehalt von 3.000,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Teilzeit bis Vollzeit (20-40 Stunden)
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Teilzeit bis Vollzeit (20-40 Stunden)
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Ihre Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Versicherungen
- Assistenztätigkeiten in der Immobilienverwaltung
- Organisation des übertragenen Aufgabenbereichs
- Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Professionisten
- Laufende Datenpflege und Terminkoordination
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Angebotsmanagement und Kommunikation mit Kunden und Partnern
- Professionelles Beschwerdemanagement und lösungsorientierte Bearbeitung von Kundenanfragen
- Vorbereitung von Aufträgen für die Fakturierung
- Laufende Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Unterstützung des Teams in allen administrativen Belangen
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Optimierung von Prozessen und technische Abwicklung in unserem ERP-System
- Einkauf von technischen Materialien, Dienstleistungen und Facility Management-relevanten Komponenten
- Angebote einholen, vergleichen und bewerten
- Preis- und Vertragsverhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern
- Auswahl und Betreuung von Lieferanten sowie Aufbau langfristiger Partnerschaften
- Sicherstellen der Verfügbarkeit von Materialien und Services
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen
- Beobachtung von Markt- und Preisentwicklungen in der Branche
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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Ihre Aufgaben sind:
- Erstellung und Aufbereitung von Kalkulationen im Zuge des Budgetierungsprozesses
- Durchführung von quantitativen und qualitativen Analysen der Personalplanung und -budgetierung
- Erstellung der monatlichen Personalplanvorgaben
- Betreuung und Weiterentwicklung des Berichtswesens
- Optimierung und Gesamtorganisation der Personalcontrolling-Ablaufprozesse
- Durchführung von ad hoc Analysen für diverse Stakeholder
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Ihre Aufgaben sind:
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Durchführung der laufenden Lohn- und Gehaltsverrechnung für Arbeiter:innen & Angestellte
- Ansprechpartner:in für lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Fragen
- Umsetzung gesetzlicher sowie kollektivvertraglicher Änderungen
- Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten
- Enge Zusammenarbeit und Austausch mit anderen Abteilungen und externen Partnern
- Mitarbeit an Projekten zur Prozessoptimierung im Bereich Personalverrechnung
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Ihre Aufgaben
- Unterstützen Sie unser Team im laufenden Tagesgeschäft
- Kümmern Sie sich um die Mieter:innen- und Eigentümer:innenbetreuung sowie den Kontakt zu unseren Dienstleister:innen
- Seien Sie die Schnittstelle zu unserer Objektbuchhaltung
- Sorgen Sie für die laufende Eingabe und die regelmäßige Aktualisierung unserer Kund:innen –und Objektdaten
- Unterstützen Sie bei Datenaufbereitungen, der Bearbeitung von Versicherungsfällen und bei telefonischen Erstauskünften
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der laufenden Buchhaltung
- Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
- Verwaltung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Ihre Aufgaben:
- Befüllen der Verkaufsregale nach den Vorgaben des Schlichtplans
- Kontrolle von Mindesthaltbarkeitsdatum sowie korrekte Schlichtung der Ware (nach First in-First out Prinzip)
- Wechseldienst: 1. Woche 7.00 - 16.00 Uhr 2. Woche 9.00 - 18.00 Uhr Samstagsdienst 8.00 - 12.00 Uhr alle 5 - 6 Wochen
- Mitarbeit und Unterstützung bei Inventuren
- aktiver Verkauf durch individuelle Kundenberatung
- Kassiertätigkeiten
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Aufgaben
- Angebotslegung und Bestellabwicklung bei der Beschaffung von Hard- & Software
- Datenpflege von IT-Inventar
- Inventarisierung an verschiedenen Standorten
- Abstimmungen mit Lieferanten, Distributoren und Kunden
- Ausgabe und Rücknahme von Hardware (Lagerverwaltung)
- Lizenz- und Domainverwaltung
- Lieferanten- und Kundenanlage sowie Angebots- und Rechnungslegung in SAP
- Dokumentation sowie Optimierung von Abläufen
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Ihre zukünftigen Aufgaben bei uns
- Verantwortlich für den 1st- und 2nd Level support der Kassensoftwarelösung, sowie laufendes Monitoring und Sicherstellung.
- Mitarbeit bei der Implementierung einer neuen Kassensoftware.
- Interner Ansprechpartner für Weiterentwicklungen und Optimierungen im Bereich der Kassensoftware.
- Durchführung von Schulungsmaßnahmen für Endanwender.
- Mitarbeit beim Aufbau und Betreuung einer SQL-Datenbank zu Reporting-Zwecken.
- Erstellung von Ad-hoc-Analysen.
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