IHRE AUFGABEn:
- Sie übernehmen die Verantwortung für das gesamte Personalmanagement in unserem Unternehmen und heben es in den kommenden Jahren auf das nächste Level.
- Sie führen und fördern ein mehrköpfiges Team in der zentralen Administration.
- Sie optimieren bestehende Strukturen und setzen neue Prozesse auf (z.B. Budgetierung, Personalplanung, Recruiting).
- Sie treiben die Standardisierung voran und erstellen standortübergreifende HR-Richtlinien.
- Sie initiieren, planen und setzen Digitalisierungs-Projekte um.
- Sie beraten Geschäftsführung sowie Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen und sind Eskalationsstelle für komplexe operative Themen.
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Ihre Aufgaben bei uns
- Verantwortung für die laufende Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bestätigungen und HR-Dokumenten (bestehende Vorlagen bereits im BMD NCTS vorhanden)
- Pflege und Kontrolle von Personalstammdaten sowie Zeiterfassung in BMD NTCs
- Schnittstelle zur externen Personalverrechnung und Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung
- Ansprechpartner für unsere Filialleiter und Mitarbeiter in administrativen und arbeitsrechtlichen Themen
- Unterstützung im Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und Standards
- Unterstützung bei Auswertungen, Fristenmanagement und HR-Organisation
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Vollzeit
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
02.06.2026
Waidhofen an der Ybbs, Eferding, Wien
Unternehmensbeschreibung
- Du führst das standortübergreifende Team HR Systems & Payroll (4 Direct Reports) und förderst die fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Du stellst mit deinem Team eine effiziente und qualitativ hochwertige Payroll sicher – in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern und übernimmst ggf. auch einen Abrechnungsteil
- Mit deinem Team verantwortest du unser HR-Kernsystem Workday und unser Payroll/Zeit- System Infoniqa als Key User – von Administration über Customizing bis zur strategischen Weiterentwicklung
- Du treibst die Digitalisierung und kontinuierliche Optimierung unserer HR-Prozesse und Systemlandschaft voran
- Du steuerst Schnittstellen zwischen HR, IT und externen Partnern und sorgst für ein reibungsloses Zusammenspiel aller Systeme
- Du entwickelst unsere Zeitwirtschaft und Payroll-Prozesse laufend weiter und hebst Automatisierungspotenziale
- Du koordinierst den HR-Part in der gruppenweiten Personalbudgetierung, fungierst als Schnittstelle zum Controlling und lieferst die Datenbasis dazu
- Du übernimmst die Erstellung und Abrechnung von Zielvereinbarungen
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Unterstützung im Bereich Personalmanagement und Personalentwicklung für den Angestelltenbereich in div. Belangen
- Recruiting von Praktikanten und Betreuung vom Eintritt bis zum Austritt
- Mitwirkung bei der Umsetzung von HR-Projekten
- Unterstützung bei der Optimierung bestehender HR-Prozesse
- Administrative Tätigkeiten
- Organisation des Welcome Days
- Unterstützung und aktive Teilnahme bei Recruiting-Messen
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Was Sie erwartet
- Sie führen selbständig diagnostische Untersuchungen durch (EKG, Lungenfunktionstest)
- Sie verantworten die Administration der Patient:innen und bereiten die Ordinationen vor
- Sie schätzen die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Ärzt:innen bei standardisierten Untersuchungen
- Sie arbeiten in einem interdisziplinären und gut eingespielten Team
- Sie übernehmen die professionelle und herzliche Betreuung unserer Patient:innen
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Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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Ihre Aufgaben:
- Administrative Betreuung, selbständige Erarbeitung und Aufbereitung bzw. Erstellung diverser Statistiken zur Unterstützung der Arbeit an der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften
- Betreuung der im Dekanat anfallenden Evaluierungen (zB. im personellen Bereich oder im Vergleich mit Fakultäten ähnlichen Fachgebiets im nationalen und internationalen Bereich)
- Monitoring der Personal- und Studierendenentwicklung hinsichtlich verschiedener vorgegebener statistischer Parameter
- Unterstützung des Teams bei Personal- und Budgetangelegenheiten
- Zuarbeit als Teil des Teams bei der Betreuung von Laufbahnstellen und Berufungsverfahren
- Mitarbeit bei allen anfallenden Geschäftsfällen des Dekanates
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe beim Aufbau, der Wartung, Fehlersuche und Reparatur von elektrischen/elektronischen Komponenten, Geräten und Messinstrumenten
- Sie entwickeln unsere Mikrocontroller-Steuerungen weiter und entwerfen zusammen mit Wissenschaftler*innen neue Systeme zur Steuerung und Datenerfassung einschließlich Design und Bestückung von Leiterplatten
- Sie legen Stromversorgungen aus und verkabeln Geräte und Sensoren, sie wählen dafür geeignete Bauteile aus und übernehmen deren Bestellung
- Sie unterstützen die Aerosolgruppe bei EDV-Aufgaben
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im In- und Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnern – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb des Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen)
- Sie erstellen und pflegen technische Dokumentation
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe bei technischen Fragen, Wartung und Fehlerbehebung von Messinstrumenten.
- Sie helfen beim Aufbau und Betrieb von Messsystemen, entwickeln Instrumentensteuerungen und Echtzeit-Visualisierungen.
- Sie unterstützen den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT- und Messinfrastruktur.
- Sie automatisieren Betrieb und Kalibrierung der Aerosolinstrumente, professionalisieren die Datenerfassung und etablieren robuste Workflows für Datenmanagement und -verarbeitung.
- Sie unterstützen Wissenschaftler*innen bei der Datenanalyse und führen Qualitätskontrollen durch.
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnerinstitutionen – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung.
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb der Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen).
- Sie erstellen und pflegen die technische Dokumentation.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets und administrieren Drittmittelprojekte
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen und übernehmen gemeinsam die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
- Sie arbeiten mit bei der univie: summer school - Scientific World Conceptions (USS-SWC) und der Abwicklung der Stipendien
- Sie arbeiten mit bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc
- Sie betreuen die Homepages des Institut Wiener Kreis, der Summer School und Tagungen des Instituts Wiener Kreis
- Sie lesen wissenschaftliche Texte Korrektur und betreuen die redaktionelle Bearbeitung
- Sie begleiten die Vorbereitung der Druckvorlagen und die Abwicklung des Publikationsvorgangs für die drei Publikationsreihen des Institut Wiener Kreis
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail
- Sie organisieren und koordinieren eigenständig den Büroalltag und behalten auch in ruhigen Einzelarbeitsphasen den Überblick
- Sie übernehmen klassische Sekretariatsagenden wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen
- Sie unterstützen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen)
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Studienservice, Finanzwesen)
- Redaktion der Institutswebsite
- Betreuung der Instituts-IT (Hardware, Software, Verwaltung der IP-Adressen)
- Onboarding und technische Einrichtung von Arbeitsplätzen
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