YOUR EXPERTISE:
- Technische Ausbildung (HTL-Abschluss, Bachelor- oder Master-Student*in)
- Handwerkliches Geschick und Interesse an den Themen des Kompetenzfelds
- Sehr gute PC- und MS-Office Kenntnisse
- Flexibilität, Engagement und Teamfähigkeit
- Zuverlässiger und genauer Arbeitsstil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2 für beide Sprachen)
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Die Aufgaben
Sie verantworten die Pflege der Personalstammdaten und betreuen die interne HR-Software Sie verwalten personalrelevante Dokumente, wie Dienstverträge und -zeugnisse Sie koordinieren das On- und Offboarding und achten auf einen professionellen Ablauf Sie stehen unseren Mitarbeiter:innen und Führungskräften bei personalbezogenen Themen beratend zur Seite Sie unterstützen das HR-Controlling bei Auswertungen und Berichten Sie arbeiten der Personalverrechnung zu und Übernehmen Vertretungsaufgaben bei Bedarf Sie tragen zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und -Projekte bei
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und zentrale Kommunikationsdrehscheibe für das IT-Team sowie Schnittstelle zu Rektorat, Fakultäten, Shared Services (z.B. HR, Finance, Marketing) und internationalen Standorten
- Organisation und Steuerung des IT-Servicedesks, einschließlich Ticket-Dispatching sowie Support für Mitarbeiter*innen per Telefon, E-Mail, Remote und vor Ort.
- Verantwortung für das IT-Asset- und Inventory-Management, inklusive Beschaffung von Hard- und Software sowie Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie, sowie Vertragsmanagement
- Organisatorische & administrative Unterstützung des CIO und des IT-Teams, insbesondere bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetplanung, Forecasts
- Erstellung von IT-Dokumentationen, Prozessen, Policies, SOPs und Protokollen
- Mitarbeit bei IT- und Organisationsprojekten (z.B. MS-Teams-Integration, Berechtigungsvergaben, Prozessdigitalisierung, NIS2)
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Deine Aufgaben
- Sicherheitsrichtlinien und Prozesse direkt in die IT- und physische Informationssicherheitspraxis umsetzen
- Assistenz bei der kontinuierlichen Verbesserung des Informationssicherheit-Risikomanagement-Prozesses in Abstimmung mit dem/der Informationssicherheitsbeauftragten (ISB/CISO) und dem/der Risikomanagementbeauftragten (IMSRB) sowie Rollen betreffend Informationssicherheit im Informationssicherheitsmanagement-Gremium (z. B. IT)
- i-doit-Poweruser für: Business Impact Analysis (BIA), Risk Assessment
- Aktive Mitgestaltung bei Überprüfungen, Kennzahlen, Audits und Prozessen, Risk-Awareness
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr-und Prüfungstätigkeiten.
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Instituts.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie verantworten die selbstständige Qualitätssicherung, Aufbereitung und Pflege von Daten Studieninteressierter und Studierender.
- Sie stellen die Berechtigung zur Teilnahme an einzelnen Verfahrensschritten fest und verwalten die Ergebnisse der Aufnahme- und Eignungsverfahren an der Universität Wien.
- Sie betreiben das Monitoring zulassungsrelevanter Prozesse.
- Sie erstellen Spezialanalysen und Statistiken zu einzelnen Prozessen und Zielgruppen samt narrativer Interpretation der Daten inkl. Ursachenforschung.
- Sie ermöglichen einen unkomplizierten Zugang zu Studiendaten im Rahmen bestehender Self-Service-Systeme (IBM Cognos), die Sie bedarfsorientiert weiterentwickeln und ergänzen.
- Sie erstellen und versenden effektiv und zielgerichtet individualisierte Informationsschreiben über unseren Massmailer.
- Sie arbeiten proaktiv bei der Organisation und Durchführung der Aufnahmeverfahren mit speziellem Fokus auf Barrierefreiheit mit.
- Sie haben universitäre Ziele im Blick, wenn Sie Daten für die Stakeholder aufbereiten.
- Sie unterstützen die Weiterentwicklung digitalisierter Antrags- und Zulassungsprozesse.
- Sie arbeiten proaktiv im Daily Business der Abteilung mit (zB. Bearbeitung von Tickets und Anträgen auf Zulassung).
- Sie arbeiten anlassbezogen mit inner- und außeruniversitären Einrichtungen zusammen.
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