3 Archivierung Jobs in Wien
Nationale Anti-Doping Agentur Austria GmbH
Vollzeit
Ihre Aufgaben
- Personalmanagement und strategische Personalplanung innerhalb der Abteilung (entsprechende Erfahrung im HR-Bereich sollte vorhanden sein)
- Kommunikation und Betreuung der Dopingkontrolleur:innen der NADA Austria
- Auswertung von Kontrollstatistiken sowie Recherchetätigkeiten im nationalen und internationalen Sportgeschehen
- Führung, Pflege und laufende Aktualisierung interner Datenbanken und Verwaltungssysteme
- Zielgerichtete Planung von Dopingkontrollen sowie deren administrative Vor- und Nachbereitung
- Bestellung, Versand und Verwaltung von Dopingkontroll-Materialien (inkl. Lagerstandsführung)
- Vorbereitung und Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen (Organisation, Erstellung von Präsentationen, Protokollführung, Schriftverkehr etc.)
- Allgemeine Büroorganisation (Telefon, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung)
- Kontaktpflege mit nationalen und internationalen Sportorganisationen
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Informationen zur offenen Position
- Dokumentation, Koordination und Durchführung von klinischen Studien nach der Guten Klinischen Praxis (GCP)
- Ansprechpartner*in für die beteiligten Studienärztinnen* und -ärzte*
- Vorbereitung und ggf. Durchführung von Ethikeinreichungen, Meldungen an Regierungsbehörden
- Betreuung von Studienpatient*innen, Patient*innenbefragungen
- Erhebung, Dokumentation und Archivierung von Studiendaten
- Verwaltung, Bestandskontrolle und ordnungsgemäße Lagerung von Prüfmedikationen, ggf. in Zusammenarbeit mit der Anstaltsapotheke
- Zusammenarbeit mit Behörden, Instituten, beteiligten Abteilungen und Fachbereichen
- Vorbereitung und Begleitung bei Monitoring-Prozessen (externe Studienüberwachung), Inspektionen oder Audit
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20 Std./Woche aufgeteilt auf 4-5 Tage
- Organisations- und Administrationssupport für die Verwaltungsdirektion
- Terminmanagement inkl. Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Koordination und Mitarbeit bei Projekten und Aufgaben im Verantwortungsbereich der Verwaltungsdirektion
- Recherche und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Unterlagen
- Unterstützung im Recruiting sowie Organisation des Onboardings neuer Verwaltungsmitarbeiter:innen
- Dokumentenmanagement inkl. Ablage, Archivierung und Pflege interner Vorlagen und Preisblätter
- Rechnungsbearbeitung inkl. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Mahnwesen und digitalem Rechnungsworkflow
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