Ihre Aufgaben:
- Eigenständige und umfassende Betreuung eines eigenen Immobilienportfolios bestehend aus Miet- und Wohnungseigentumsobjekten
- Besichtigung von Bestandsobjekten
- Ansprechperson für Haus- und Wohnungseigentümer:innen sowie Mieter:innen
- Mietzinsbeobachtungen und Kontrolle der Abrechnungen
- Eigenständige Bewirtschaftungskosten-/Rücklagenabrechnung
- Organisatorische und administrative Agenden
- Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Rechnungskontrolle
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Vorschreibung / Zinsliste
- UVA. etc.
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Versorgungsmanagement 2
- Leistungsfeststellung von Heilbehelfen und Hilfsmitteln
- Bewilligung und Kostenerstattung von Heilbehelfen und Hilfsmitteln
- Bearbeitung und Kontrolle von Abrechnungen im Bereich Heilbehelfe und Hilfsmittel
- Versicherten- und Vertragspartnerbetreuung in persönlicher und schriftlicher Form
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Ihr Aufgabenbereich
- Betreuung der Stipendiat:innen der ÖAW in allen finanziellen Fragen in Zusammenhang mit der Auszahlung der Stipendien, insbesondere- Prüfung der Abrechnungen (Reise- und Materialkosten, Gesamtkosten am Ende der Förderdauer)- Kommunikation mit Buchhaltung und Controlling der ÖAW sowie den zuständigen Abteilungen der Universitäten und Forschungseinrichtungen- Mitarbeit bei der Erstellung der Unterlagen für die Abwicklung der Stipendien (Richtlinien, Formulare)
- Rechnungserstellung und -prüfung
- Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Verleihung der Stipendien der ÖAW
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Was Sie erwartet
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Was Sie erwartet
- Terminkoordination und Patientenadministration
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Ordinationsvor- und aufbereitung
- Empfang und Betreuung von Privatpatient:innen
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung, Vertretung in anderen Bereichen - Springertätigkeit
- Diensteinteilung von Montag bis Freitag
- Dienstformen zwischen 7.30 Uhr und 19.00 Uhr
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung von Montagearbeiten im Bereich Wasserkraft (Zusammenbau und Montage von Turbinen, Generatoren, Equipments und Großrohrleitungen)
- Organisation, Strukturierung und Überwachung der Arbeitsabläufe
- Ansprechpartner für unsere Kunden auf der Baustelle
- Personal-, Arbeitsmittel- und Materialplanung auf der Baustelle
- Baustellenschriftverkehr bzw. Bautagesberichte
- Bauüberwachung
- Durchführung von Qualitäts- und Sicherheitskontrollen, Personal- und Sicherheitsbelehrungen
- Unterstützung des Projektteams
- Erstellung von Aufmaßen und Abrechnungen, Dokumentation von Zusatzleistungen
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind Hauptansprechpartner:in für administrative und organisatorische Angelegenheiten von Gremien der Selbstvertretung.
- Sie arbeiten direkt mit Selbst- und Interessenvertreter:innen der Menschen mit Behinderung zusammen und fungieren als Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.
- Sie sind verantwortlich für die Organisation des Büroalltags und allgemeine administrative Agenden: Posteingänge und E-Mail-Beantwortung, Vorbereitung, Organisation und Koordination von Terminen, Abrechnungen, Rechnungskontrolle, Bestellwesen etc.
- Sie verwalten Dokumente und sind für die physische und elektronische Ablage und Archivierung zuständig.
- Sie priorisieren und monitoren eingehende Anfragen, leiten diese an die zuständigen Mitarbeiter:innen bzw. externe Stellen weiter und achten dabei auf die Enderledigung und Fristen.
- Sie planen und organisieren Meetings (online, hybrid, persönlich), unterstützen in der Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen und führen Protokolle (auch in Einfacher Sprache).
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
- Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
- Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
- Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
- Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
- Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
- Betreuung von Gästen
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Was Sie erwartet:
- Mit Ihrem analytischen Denken und Ihrem versierten Umgang mit Zahlen verstärken Sie unser Finanzmanagement-Team bei der Weiterentwicklung von Kostenrechnungs- und Reportingprozessen, sowie als kaufmännische*r Ansprechpartner*in für Projektkalkulationen und Förderabrechnungen.
- Sie schätzen es, Verantwortung für Ihr eigenes Aufgabengebiet zu übernehmen und widmen sich pro aktiv Ihren Aufgaben, wie z.B. der Durchführung des monatlichen Berichtswesens (Forecast, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen) inkl. Datenvisualisierung sowie der Erstellung von Förderanträgen und -abrechnungen.
- In der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, wie z.B. bei Ad-hoc Auswertungen und regelmäßige Hochrechnungen oder (Projekt) Budgetplanung in Zusammenarbeit mit Projektleiter*innen profitieren Sie von Ihrer kommunikationsstarken Persönlichkeit und konsensorientierten Servicementalität.
- Sie haben gelernt auch in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens sinnvolle Prioritäten zu setzen und sehr gute Ergebnisse zu liefern.
- Die Qualität Ihrer Arbeit ist Ihnen sehr wichtig, deswegen begrüßen Sie gemeinsames Lernen und die Möglichkeit sich weiterzubilden.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten das elektronische Rechnungseingangsbuch.
- Sie kontieren und verbuchen selbstständig Eingangsrechnungen, Kostenersätze und Abrechnungen sowie Kassen.
- Sie stimmen die Kreditoren- und Verrechnungskonten verlässlich regelmäßig ab.
- Gemeinsam mit Kolleg*innen verantworten Sie die Stammdatenpflege der Geschäftspartner.
- Sie kennen die universitären Prozesse und die damit verbundenen Tätigkeiten.
- Sie unterstützen bei der Beurteilung von buchhalterischen Fragestellungen der Fakultäten und sind deren Ansprechpartner*in.
- Ihr Fachwissen und Ihre kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen Ihnen, Ihre Ansprechpartner*innen in finanzrelevanten Prozessen kompetent zu beraten.
- Sie nehmen an Digitalisierungsprojekten in der Buchhaltung teil.
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