Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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IHRE AUFGABE:
- Unterstützung der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Recherchen)
- Förderanträge und -abrechnungen
- Pflege von Datenbanken und Dokumentensystemen
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung in der Immobilienverwaltung
- telefonische & schriftliche Betreuung unserer Mieter und Wohnungseigentümer
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Kundenbetreuung
- Mithilfe bei der Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
- Vorbereitung von Wohnungsübergaben & Hausversammlungen
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Ihre Tätigkeit:
Beraten und betreuen der Gäste sowie Terminvereinbarung
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Ihre Aufgaben:
- IT-Support wie zB. Unterstützung von Mitarbeiter_innen am Institut, Einschulung sowie Unterstützung bei TU-Diensten (Owncloud, TUShop, etc.)
- IT-Infrastruktur Administration
- Dokumentation (Erstellung von Anleitungen für Mitarbeiter_innen sowie Pflege der Inhalte für Systemadministration und Infrastruktur)
- Technische Beratung und Unterstützung von Wissenschaftler_innen des Instituts bei der Anschaffung neuer IT-relevanter Infrastruktur
- Technische IT-Unterstützung in der Lehre und Forschung (z.B. bei digitalen Prüfungen, digitales Laborjournal, digitale Bestellplattform etc.)
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20 Std./Woche
- Spermiogramme und Samenaufbereitung
- Kryokonservierung von Ei- und Samenzellen/Embryonen
- Eizellsuche
- Embryologie
- IVF/ICSI
- Embryotransfer
- Polkörper- und Blastozystenbiopsie
- Dokumentation aller Arbeitsschritte
- Bestellwesen
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Aufgaben
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Geregelte Arbeitszeiten (Feiertagsdienste nach Absprache)
- Ein ausgezeichnetes Betriebsklima
- Einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahre)
- Nach Verfügbarkeit eine begünstigte Dienstwohnung
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen sicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der selbstständigen und vorausschauenden Abwicklung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Backoffice
- an der Assistenz der Leitung Projektmanagement Catering und Events
- an der Kontrolle und Vorbereitung von Rechnungen, Mitarbeiter:innendaten sowie behördlichen Richtlinien (z.B. für Arbeitsmedizin, Österreichisches Umweltzeichen, ...)
- an der laufenden Datenpflege (CRM) im internen System sowie der Plattform Bankettprofi
- an der Erstellung von veranstaltungsbezogener Drucksorten
- an der Bestellung von Büromaterial sowie der Durchführung allgemeiner Botengängen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.). Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
- Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick
- Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung , SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc.
- Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…
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Teilzeit | befristet | Geringfügig
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.)., Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
- Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick
- Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung , SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc.
- Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…
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Was du bei uns machst
- Allgemeine administrative Tätigkeiten, Büroorganisation und Kassaführung
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Stellen
- Terminplanung und Erstellung von Geschäftsbriefen
- Detailgenaue Mitarbeit bei der Abwicklung von Projekten
- Proaktive Zusammenarbeit im Team
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Vertragsrechtliche Angelegenheiten mit Schwerpunkt Immobilienrecht: Erstellung bzw. Prüfung von Vertragsentwürfen; selbstständige Führung von bzw. Mitwirkung an Vertragsverhandlungen; Durchsetzung bzw. Abwehr vertraglicher Ansprüche; Erteilung von Rechtsauskünften)
- Versicherungsrechtliche Angelegenheiten: Erteilung von Auskünften und Beantwortung von Anfragen; Prüfung von Schadensmeldungen bei versicherungsrelevanten Schäden; universitätsinterne Schadensabwicklung
- Sonstige zivilrechtliche Angelegenheiten (vor allem im Bereich des Liegenschafts-, Miet- und Baurechts): außergerichtliche Geltendmachung von Rechtsansprüchen der Universität und Abwehr von nicht berechtigten Forderungen gegen die Universität; Unterstützung der Finanzprokuratur oder einer Rechtsanwaltskanzlei bei der gerichtlichen Durchsetzung von Rechtsansprüchen und Abwehr von Forderungen
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Ihre zukünftigen Aufgaben
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im HR-Bereich
- Verantwortung für die Personaladministration (Verträge, Vertragsänderungen, HR-Dokumente)
- Pflege von Personalstammdaten und Zeitwirtschaft (Urlaub, Krankenstände)
- Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden bei arbeitsrechtlichen Anfragen
- Enge Zusammenarbeit mit der Lohnverrechnung (Payroll) sowie Schnittstelle zu Behörden
- Abwicklung und Verwaltung des Jobtickets
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Das bieten wir:
- Geregelte Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr von 07:00-15:30 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Deine Aufgaben
- Unterstützung bei Autowartung (Werkstatttermine, Autowäsche, Service etc.)
- Einkäufe für die Station
- Vorbereitungen bei Stationsaktivitäten (LIMA Gruppe, Messe im Haus etc.)
- Administrative Tätigkeit
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Teilzeit (35 Std./Woche)
- Terminvereinbarung, Empfang, Informationsauskunft und Administration der Patientenpaare
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Herausgabe und Verwaltung der Medikamente
- Koordination des Arbeitsablaufs des Office mit dem IVF-Labor und der ärztlichen Arbeit
- Durchführung von Abrechnungen (Fonds, Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
- Korrespondenz und Informationstätigkeiten mit externen Ärzt:innen
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Ihre Wirkungsstätte
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Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Rahmen des Behandlungsprozesses (Terminvereinbarungen, etc.) -
Qualitätssicherung im LKF-System sowie Identifikation von Erlös- und Risikofaktoren zur Unterstützung der wirtschaftlichen Steuerung -
Unterstützung des medizinischen Controllings der Abteilung, insbesondere bei der Weiterentwicklung von Steuerungskennzahlen und Reportingstrukturen -
Teilnahme an Morgen- und Dienstbesprechungen -
Proaktive Anforderung, Prüfung und Nachverfolgung relevanter Inhalte -
Sicherstellung einer vollständigen, fristgerechten und qualitativ hochwertigen Dokumentation der elektronischen Krankengeschichte -
Einschlägiges Reporting sicherstellen und überwachen (Datenbanken, Register, Tumorboard) -
Visitenbegleitung und Dokumentationsunterstützung während der Visite -
Weiterentwicklung und Standardisierung von Prozessen -
Erstellung von div. Statistiken -
Allgemeine Sekretariatsarbeiten
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Teilzeit (20-30 Std./Woche)
- Terminkoordination und Patientenadministration
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Ordinationsvorbreitung und -aufbereitung
- Empfang und Betreuung von Privatpatient:innen
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung Vertretung in anderen Bereichen (Springertätigkeit)
- Diensteinteilung von Montag - Freitag
- Dienstformen zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr
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Ihre Aufgabe:
- Pädagogische Betreuung und Förderung der Kinder
- Planung, Teilnahme und Mitwirken an verschiedenen Aktivitäten
- Ansprechperson für Eltern und Erziehungsberechtigte
- Administrative Unterstützung
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Ihre Aufgabe:
- Pädagogische Betreuung und Förderung der Kinder
- Planung, Teilnahme und Mitwirken an verschiedenen Aktivitäten
- Ansprechperson für Eltern und Erziehungsberechtigte
- Administrative Unterstützung
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Ihre Aufgaben:
- Selbständige fachgerechte Verwaltung und Instandhaltung der institutseigenen Gleeble 3500, Abschreck- und Umformdilatometer 805 und der mechanischen Prüfmaschine Zwick
- Eingenständige Durchführung und Dokumentation von Experimenten
- Einschulung von Personal zur Verwendung dieser Geräte
- Mitarbeit im Labor des Instituts, z.B. Materialografie
- Proaktive Unterstützung in der Studierendenbetreuung, z.B. Lehre im Bereich des Übungsbetriebs und Mitbetreuung von Projektarbeiten und Seminaren
- Selbständige administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Mitarbeit in Projekten außerhalb der Haupttätigkeiten
- Teilnahme an inner- und außerbetrieblichen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Hinblick auf fachliche Qualifikation
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Ihre Aufgaben:
- Betrieb und Administration von Netzwerkinfrastruktur und Server
- Planung, Beschaffung, Implementierung und Verwaltung von IT-Infrastruktur
- IT-Support für das wissenschaftliche und allgemeine Personal (per Ticketsystem, E-Mail, Telefon und/oder persönlich)
- Schnittstelle zur TU-IT (E-Mail, Telefon und/oder persönlich)
- Vorbereitende IT-Massnahmen für computerbasierte Lehrveranstaltungen
- Teilnahme an Meetings in einem weiteren Gebäude (ca. zweimal monatlich)
- Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur
- Dokumentation von Systemen und Prozessen
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