Bei uns arbeiten Sie...
- an der Zubereitung von Speisen sowie Einzelportionsschalen
- an der Befüllung und Reinigung von Speisen- und Getränkeautomaten
- an der Durchführung von Bestellungen sowie allen damit verbundenen administrativen Tätigkeiten für den Standort
- an der Zubereitung und dem Verkauf von Frühstücks- und Jausensnacks, inklusive Kassiertätigkeiten
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. Abwasch, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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✅ Was du mitbringen solltest
- Positiv abgeschlossene 9. Schulstufe
- Interesse an kaufmännischen Themen und organisatorischen Abläufen
- Motivation für den Start ins Berufsleben
- Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordination von Abläufen in den verschiedenen Laborbereichen
- Unterstützung im administrativen Laborbetrieb: Hilfestellung bei Einkauf und Verwaltung von Chemikalien und Verbrauchsgütern, Computerrecherchen, Preisanalysen, Sicherheitsmanagement, Unterstützung bei der Instandhaltung der Labore (Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten etc.) und ähnliches.
- Unterstützung der Forschung: Vorbereitung von Messungen (Säuretitration, Destillation, Probenlösung, chromatographische Trennmethoden), Unterstützung bei der massenspektrometrischen Probenanalyse, etc.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr Aufgabenbereich
- Administrative Unterstützung der Projektleiterin bei der Verwaltung des laufenden ERC Projektes IDEO-YEMEN
- Organisatorische Gesamtverantwortung, Finanzverwaltung (SAP-Eingabe) und Berichtswesen nach den EU-Richtlinien und nach den ÖAW Richtlinien
- Unterstützung des Projektteams bei der Organisation und Administration von Veranstaltungen
- Betreuung der Projektwebsite
- Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Bei Bedarf: persönliche Assistenz der Projektleiterin
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen nach internen Vorgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Erfassung von Eingangsrechnungen zum Beispiel Material, BCD-Travel und SIXT
- Mithilfe im Mahnwesen sowie bei der Bearbeitung offener Posten
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen
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IHRE AUFGABE:
- Unterstützung der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Recherchen)
- Förderanträge und -abrechnungen
- Pflege von Datenbanken und Dokumentensystemen
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Ihre Aufgaben:
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, speziell in den Lehrveranstaltungen Software Engineering Projekt und Advanced Software Engineering Projekt
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Übungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
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Ihre Aufgaben:
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Übungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Technische*r Expert*in für wissenschaftlichen Projekte: Sie nutzen Ihr technisches Verständnis und Ihre kommunikativen Fähigkeiten zur Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in der Planung und Umsetzung anspruchsvoller experimenteller Bauelemente und Aufbauten
- Labmanager*in: Organisation und Koordination des Laboralltages
- Schnittstelle zu den Gruppenleiter*innen, technischen und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie zum Raum- und Ressourcenmanagement der Universität
- Technische Leitung der Optiklabore; inklusive Monitoring von Wartungen der Laborinfrastruktur und -geräte
- Aufbau und Pflege eines gemeinsamen Inventars der wichtigsten optischen und elektrischen Geräte in allen Laboren der Walther-Gruppe
- Pflege eines gruppenweiten Code-Repositoriums für Geräteansteuerung sowie gemeinsamer Analyse-Software
- Offizielle*r Beauftragte*r für Lasersicherheit, Laborsicherheit und Chemikaliensicherheit
- Einführung neuer Mitarbeiter*innen in alle Aspekte der Laborsicherheit (Sicherheitsunterweisungen) einschließlich der Einführung in die Code-Repositorien und die zugehörigen Arbeitsabläufe.
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Informationen zur offenen Position
- Abwicklung von Aufnahmen und Entlassungen der Patient*innen auf den Stationen
- Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Telefontätigkeit,...)
- Erfassung klinischer Leistungsanträge, Befundadministration
- Vertretungs- und Springertätigkeiten innerhalb des Teams
- Verfassen medizinischer Befunde
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Deine Aufgaben
- Beratung, Begleitung und Unterstützung von Menschen mit psychischen Erkrankungen
- Verantwortung für die betreuerischen, organisatorischen und administrativen Abläufe in der Wohngruppe (Teilbetreutes Wohnen)
- Stärkung der Eigenständigkeit sowie Selbstbestimmung von Menschen mit psychischer Erkrankung in unseren Einrichtungen
- Ermöglichung der Teilhabe an allen Lebensbereichen gemäß dem Leitbild unseres Teilbereichs Menschen psychischer Erkrankung
- Unterstützung und Anleitung bei der Bewältigung des Alltags (Haushalt, Finanzen, Behörden usw.)
- Bezugsbetreuung
- Gemeinsame Zielentwicklung und Lebensplanung sowie Assistenz bei der Umsetzung
- Förderung und Aktivierung sozialer Fähigkeiten
- Krisenintervention
- Freizeitgestaltung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen Prof. Thomas Probst und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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Teilzeit
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card-Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Sie unterstützen das Team am Institut für Recht der Wirtschaft, Abteilung Privatrecht, und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre durch.
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Deine Aufgaben
- Zentrale Anlaufstelle: Bearbeitung und Koordination telefonischer und persönlicher Anfragen von Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Interessent*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen und weiteren Kontaktpersonen
- Seminarverwaltung: Organisation und Koordination der Seminarräumlichkeiten, Bearbeitung von Anfragen sowie Abstimmung von Terminen und Raumbelegungen
- Unterstützung der Leitung: Übernahme allgemeiner Sekretariatsagenden sowie Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Hausleitung
- Bewohner*innenaufnahme: Organisation und administrative Abwicklung von Neuaufnahmen
- Verrechnung und Datenpflege: Durchführung der laufenden Verrechnungen sowie sorgfältige Pflege der Bewohner*innen- und Verwaltungsdaten
- Personaladministration: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
- Kassaführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kassa und der dazugehörigen Aufzeichnungen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
- Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
- Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
- Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Website-Inhalte, unsere sozialen Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Budgetadministration
- Administration des Budgets der Fakultät (Abwicklung der Institutsanträge, laufende Kontrolle sämtlicher Kostenstellen, Umbuchungen, Jahresabschluss)
- Administration des Budgets des Dekanats und SSCs, Rechnungsprüfung
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in administrativen Tätigkeiten (u.a. Protokollführung), Organisation von Veranstaltungen, etc.
- Selbständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
- Führung der Handkasse
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in der Lehrorganisation
- Viele abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen (Einzelpublikationen bzw. Publikationsorganen; u.a. Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs)
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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