7 Terminkoordination Jobs in Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Leitung in allen organisatorischen Belangen
- Ansprechperson für organisatorische Fragen sowie organisatorische Unterstützung während des gesamten Studienverlaufs für Teilnehmer*innen, Kooperationspartner*innen und Referent*innen
- Beratung und Information von Interessent*innen des Weiterbildungsprogramms
- Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen zur Bewerbung des Programms
- Organisation und Durchführung von Aufnahmeverfahren
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen für das Weiterbildungsprogramm
- Community-Management
- Lehrplanung und Terminkoordination: Organisatorische Umsetzung der Lehrveranstaltungen und Betreuung der Referent*innen sowie Seminarbetreuung, Betreuung der E-Learning Plattformen
- Erstellung der Abrechnungsunterlagen für die Referent*innen sowie Unterstützung in der operativen finanziellen Abwicklung
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Ihr Aufgabenbereich
- Unterstützung der wissenschaftlichen Direktorin auf organisatorischer Ebene sowie des Direktoriums in deutscher und englischer Sprache
- Back-Office Tätigkeiten (Reisemanagement, Korrespondenz, Protokollführung, Bearbeitung der Post etc.)
- Terminkoordination, inhaltliche Vor- und Nachbearbeitung von Meetings und Geschäftsterminen
- Einpflegung von Publikationen im Datenbanksystem
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Teilzeit oder Vollzeit
- Terminkoordination, Patientenadministration
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patienten- und Zuweiseranfragen
- Servicierung von Patientenvermittlern
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Schwerpunkt Beschaffung oder Kund*innenadministration
- Tätigkeiten im Bereich Einkauf oder Kund*innenadministration
- Gelegentlich Rezeptionstätigkeiten (inkl. gelegentlich Wochenend- und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (z. B. Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen etc.)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Wochenenddienst (Samstag und Sonntag)
- Rezeptionstätigkeiten mit Kassatätigkeiten am Samstag und Sonntag (inkl. gelegentlichen Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Hilfestellung für diverse Themen der Bewohner*innen
- Assistenztätigkeiten im administrativen Bereich (Erstellung und Bearbeitung diverser Listen, Postverwaltung)
- Terminkoordination und Informationsweitergabe im gesamten Haus
- Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen und diverse Unterstützungsaufgaben
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Vollzeit | befristet | Geringfügig
Ihre Aufgaben:
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden (v.a. Erstellen und Updates von TUWEL-Seiten, Kommunikation und Koordination mit Studierenden, Terminkoordination)
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten
- Administrative Unterstützung bei schriftlichen Prüfungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Besprechungsprotokolle, Vorbereiten von Meetings)
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