Ihr Aufgabengebiet:
Wenn Sie in herausfordernden Situationen den Überblick und einen kühlen Kopf bewahren, bieten wir Ihnen zu Ihrem Grundgehalt eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 3.500,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Ihr Aufgabengebiet:
- Durchführung der laufenden Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
- Personalverrechnung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung
- Reporting für das Personalwesen (Monat/Quartal/Jahr)
- Mitarbeit bei der Erstellung des Personalbudgets
- Stammdatenerfassung und -pflege
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen den Professor und seine wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Bei uns arbeiten Sie...
- an Mengen- und Preiskontrollen von Materialeinkäufen
- an der Kontrolle und
Verbuchung von Eingangsrechnungen der Materialwirtschaft - an Saldenabstimmungen
- an der Unterstützung im
Mahnwesen - an diversen administrativen Tätigkeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Führung eines kleinen Teams in der Kostenbuchhaltung
- am Erfassen und Verbuchen der laufenden Eingangsrechnungen
- am Führen der Anlagenbuchhaltung
- an der Betreuung des elektronischen Workflows und des Kreditorenstammes
- an der Salden- und Kontenabstimmung
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Schwerpunkt Personaladministration 25 Wochenstunden
- Erstellung von Arbeitsverträgen inkl. Einstufung, Vertragsergänzungen, Dienstzeugnissen usw. sowie Führung der Personalakten
- Administration der Personalentwicklung (z.B. Organisation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Abwicklung von Fortbildungsanträgen und -abrechnungen )
- Kontrolle und Freigabe der Zeiterfassung
- Vorbereitung und Kontrolle der Gehaltsverrechnung, Schnittstelle zur externen Steuerberatung
- Erstellung von Statistiken und Reports
- Mitwirkung bei der Erarbeitung von Standards und bei der Einführung einheitlicher Prozesse
- Ansprechperson für die Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Verwaltungszentrale in HR-relevanten Themen
- Mitarbeit bei HR-Projekten
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Deine Aufgaben bei uns
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Durchführen der monatlichen Abrechnung von Gehältern, Löhnen und Lehrlingsentschädigungen (Kollektivvertrag Bäcker und Gastgewerbe)
- Erstellung von Monats- und Jahresendarbeiten
- Vollständige Administration der Zeiterfassung
- Personaladministration und Stammdatenpflege
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Umsetzung der KV-Erhöhung, Gehaltsanpassung, Abrechnung von Karenzen, Änderung von Beschäftigungsverhältnissen inkl. Verträge und Langzeitkrankenständen
- Kommunikation zu Behörden und Ämter, Betreuung von Lohnabgabenprüfungen
- Ansprechpartner für arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragen
- Operative und fachliche Unterstützung der Kollegen
- Erstellung der Personalrückstellungen
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Die Aufgaben
Sie arbeiten aktiv in der laufenden Buchhaltung mit (Debitoren, Kreditoren, Bank, Kassa). Sie unterstützen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen und entwickeln Ihr Fachwissen kontinuierlich weiter. Sie wirken bei steuerlichen Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung) und Audits mit. Sie bringen sich in die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen ein. Sie arbeiten mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen bei buchhalterischen Fragestellungen.
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Aufgaben
- Buchung und Kontrolle von Kundenzahlungen
- Kontrolle und Abstimmung von Kunden- und Bankkonten
- Telefonische und schriftliche Bearbeitung diverser Kundenanfragen
- Selbstständige Abwicklung des Mahnwesens und Ratenvereinbarungen
- Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, Objektmanagement und dem Rechtsanwalt
- Stammdatenpflege
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Schwerpunkt Controlling 38 Wochenstunden
- Unterstützung bei Controllingaufgaben der Abteilung III 4 des Bundesministeriums für Justiz
- Mitarbeit im Bereich Opferhilfe/Prozessbegleitung, insbesondere bei Vor-Ort-Kontrollen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern
- Mitarbeit bei der Organisation der Ausbildung der Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Opferhilfeeinrichtungen nach der Prozessbegleitungsregulierungsverordnung
- Prüfung der Abrechnungen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern, Vortragenden, Lehrgangsleitungen usw.
- Erstellung von diversen Reports und Statistiken
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Voll- oder Teilzeit
- Direktverrechnung mit Versicherungen
- Honoarverrechnung mit Ärzt:innen und Patientenvermittler:innen
- Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen sowie Bearbeitung von Anfragen zum Themenkreis Verrechnung
- Buchung von Zahlungsläufen, Mahnläufe bearbeiten, etc.
- Kontrollfunktion für ambulant verrechnete Leistungen zu Quartals-/Jahresabschluss
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Selbstständige Durchführung der monatlichen inner- und außerbetrieblichen Entgeltabrechnung für über 1.500 Beschäftigte am Standort Wien mittels SAP HCM / Success Factors
- Ansprechpartner bei arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
- Verantwortung für die Betreuung und Verwaltung des Organisationsmanagements im SAP / Success Factors
- Verwaltung der abrechnungsrelevanten Daten und Stammsätze
- Korrespondenz mit Behörden und Erstellung gesetzlicher Reports und Statistiken
- Erstellung innerbetrieblicher Auswertungen, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Abrechnung von Dienstreisen mittels Sage DPW
- Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen
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Ihre Aufgaben bei uns
- Verantwortung für die laufende Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bestätigungen und HR-Dokumenten (bestehende Vorlagen bereits im BMD NCTS vorhanden)
- Pflege und Kontrolle von Personalstammdaten sowie Zeiterfassung in BMD NTCs
- Schnittstelle zur externen Personalverrechnung und Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung
- Ansprechpartner für unsere Filialleiter und Mitarbeiter in administrativen und arbeitsrechtlichen Themen
- Unterstützung im Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und Standards
- Unterstützung bei Auswertungen, Fristenmanagement und HR-Organisation
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Aufgaben
- Kodierung und Abrechnung stationärer Leistungen im Rahmen des LKF-Systems
- Sicherstellung einer zeitnahen und ordnungsgemäßen Datenmeldung an den Landesfonds
- Laufende Evaluierung der Qualität der medizinischen Dokumentation (ELGA/Elektronische Patientenakte)
- Schulung und Betreuung der mit der medizinischen Dokumentation befassten Stellen
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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38 Wochenstunden
- Selbstständige Wahrnehmung von Controllingaufgaben der Abteilung III 4 des Bundesministeriums für Justiz
- Mitarbeit im Bereich Opferhilfe/Prozessbegleitung, insbesondere bei Vor-Ort-Kontrollen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern
- Mitarbeit bei der Organisation der Ausbildung der Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Opferhilfeeinrichtungen nach der Prozessbegleitungsregulierungsverordnung
- Prüfung der Abrechnungen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern, Vortragenden, Lehrgangsleitungen usw.
- Planung, Organisation und Leitung von vor Ort Prüfungen bei den Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern in enger Abstimmung mit der Abteilungs- bzw. Kompetenzstellenleitung
- Laufende Evaluation von Prüfungsabläufen in enger Kooperation mit der Abteilungs- bzw. Kompetenzstellenleitung
- Erstellung und Analyse von diversen Reports und Statistiken
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Erforderliche Qualifikationen - Was Sie mitbringen sollten:
- Abgeschlossene Ausbildung (HAK, HAS,HTL,FH, Studium) oder entsprechende Berufserfahrung in der Personalverrechnung
- Abgeschlossener Personalverrechner Kurs mit Prüfung von Vorteil
- Sehr gute SAP Kenntnisse
- Sage DPW Kenntnisse von Vorteil
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Selbständige Arbeitsweise
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen nach internen Vorgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Erfassung von Eingangsrechnungen zum Beispiel Material, BCD-Travel und SIXT
- Mithilfe im Mahnwesen sowie bei der Bearbeitung offener Posten
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen
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Was dich erwartet
- Unterstützung in der Personalverrechnung (Payroll) mit administrativem Schwerpunkt
- Erstellung von Dienstverträgen sowie Ausarbeitung sämtlicher HR-relevanten Vereinbarungen
- Kontrolle und Pflege von Zeitkonten
- Prüfung und Freigabe von Reise- und Spesenabrechnungen
- Abwicklung des Abwesenheitsmanagements (Urlaub, Krankenstände etc.)
- Erstellung von Auswertungen und HR-Reports
- Führung und Pflege der elektronischen Personalakte
- Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung von Personalanforderungen und HR-Prozessen
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WAS SIND DEINE AUFGABEN?
- Expertin oder Experte für Personalverrechnung mit strategischem Weitblick und Fokus auf softwaregestützte Prozesse (SAGE DPW).
- Ansprechperson innerhalb des Teams für fachliche Fragen zu firmenspezifischen Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen (SAGE DPW).
- Eigenverantwortliche Abrechnung definierter Firmenkreise bei gleichzeitiger Sicherstellung eines reibungslosen, fehlerfreien Lohn- und Gehaltsprozesses mit spürbarer Wirkung im Arbeitsalltag.
- Beratung mit Kompetenz: Vertrauensvolle Ansprechperson innerhalb des Unternehmens in allen lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragen – auch bei komplexen Fällen.
- Aktives Monitoring gesetzlicher Änderungen, Ableitung klarer Maßnahmen sowie professionelle Begleitung von Prüfungen und Audits inklusive Kommunikation mit Behörden.
- Innovation mit Wirkung: Optimierung von Payroll- und Zeitwirtschaftsprozessen, Vorantreiben von Digitalisierung und Automatisierung sowie aktive Mitgestaltung von Veränderungsprozessen und Systemweiterentwicklungen.
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20 Std./Woche
- Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für ca. 300 Mitarbeiter:innen
- Laufende Personalverwaltung (z.B. An- und Abmeldungen, Stammdatenpflege, etc.)
- Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen (z.B. Altersteilzeit, Karenzen, Gehaltsexekutionen, etc.)
- Aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten (z.B. digitaler Personalakt) und der Optimierung von personalbezogenen Prozessen
- Erstellung von Statistiken und Reports sowie Erhebung und Aufbereitung von HR-relevanten Kennzahlen
- Zentrale Ansprechperson für Kolleg:innen und Führungskräfte in Bezug auf arbeitsrechtliche und abrechnungsrelevante Fragen sowie Schnittstelle zu Behörden und Institutionen (z.B. ÖGK, AMS)
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IHRE AUFGABEN
- Sie übernehmen laufende Buchhaltungsagenden (Kontierung und Verbuchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassa, Bank, Kontoabstimmung) für einige Tochtergesellschaften
- Sie bereiten die Daten für das monatliche Reporting auf und arbeiten bei der Erstellung des Jahresabschlusses nach UGB und IFRS mit
- Sie sind maßgeblich in der Anlagenbuchhaltung tätig (Erfassung der Zu- und Abgänge, Abschreibungslauf, etc.)
- Sie sind zuständig für die Erstellung der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung und bereiten die steuerliche Berechnung der Körperschaftsteuer vor
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Die Aufgaben
Sie verantworten die Pflege der Personalstammdaten und betreuen die interne HR-Software Sie verwalten personalrelevante Dokumente, wie Dienstverträge und -zeugnisse Sie koordinieren das On- und Offboarding und achten auf einen professionellen Ablauf Sie stehen unseren Mitarbeiter:innen und Führungskräften bei personalbezogenen Themen beratend zur Seite Sie unterstützen das HR-Controlling bei Auswertungen und Berichten Sie arbeiten der Personalverrechnung zu und Übernehmen Vertretungsaufgaben bei Bedarf Sie tragen zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und -Projekte bei
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Ihr Job bei uns:
- Vorbereitung und Durchführung der Personalverrechnung mit BMD NTCS
- Anlage und Wartung von Personalstammdaten in verschiedenen Systemen
- Überprüfung von Fördermöglichkeiten und deren Beantragung
- Reporting
- Prozessoptimierungen
- Datenaustausch mit Ämtern und Behörden
- Unterstützung bei Jahresabschlussarbeiten und Lohnabgabenprüfungen
- Betreuung des Zeitmanagementsystems (BMD) inklusive
- Anlage und Wartung von Zeitmodellen und Diensträdern
- Kontrolle und Übernahme aller relevanten Daten aus dem Zeitsystem
- Eigenständige Durchführung von Personaladministrationsagenden entlang des Employee-Life-Cycles
- Ausstellen diverser Personaldokumente (Verträge, Bescheinigungen, Zeugnisse)
- Ansprechpartner*in für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen arbeitsrechtlichen und betrieblichen Belangen
- Unterstützung im Bewerbermanagement
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Vollzeit
- Definition, Entwicklung, Monitoring und Controlling von Kennzahlen und Qualitätsindikatoren
- Vorbereitung, Durchführung und Evaluierung von Qualitäts-Audits und anderen qualitätssichernden Maßnahmen
- Erstellung, Entwicklung und Evaluierung von QM relevanten Tools/Dokumenten
- Fachliche Unterstützung und Beratung bei den Qualitätsthemen
- Leitung von und Mitwirkung bei Projekten sowie Konzepterstellung
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Was Sie erwartet
- Sie verantworten gemeinsam mit erfahrenen Kolleginnen das operative Controlling.
- Unter Verwendung unseres BI-Tools erstellen Sie Berichte und Dashboards zur Visualisierung unserer Geschäftsdaten.
- Sie analysieren eigenständig unsere Geschäftsdaten, um Auffälligkeiten und Entwicklungen zu erkennen und gemeinsam mit den Fachabteilungen zu reflektieren.
- Im Zusammenspiel mit den Fachabteilungen Vertrieb, Einkauf und Logistik erkennen Sie Handlungsschwerpunkte, leiten Maßnahmen ab und begleiten die Umsetzung dieser.
- Ihr Gehalt liegt deutlich über dem Kollektivvertrag für Handel; abhängig von Ihrer Erfahrung und Qualifikation.
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