Deine Aufgaben
- DU steuerst als Teil des Teams den effizienten Einsatz der Projektressourcen, arbeitest eng mit den Projektleitern zusammen und unterstützt bei der Umsetzung der Projekte
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz im Projektgeschäft, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten und entlastest die Projektleiter
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Ihre Aufgaben bei uns
- Aktive organisatorische und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Persönliche Assistenz inkl. Terminkoordination und Ländermanagement
- Schnittstelle zur Assistenz der Standorte Berlin, Dortmund, Erfurt und München
- Reisemanagement inklusive Abrechnungen
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings
- Selbständige Durchführung von Aufgaben in unterschiedlichsten Verantwortungs- und Themenbereichen
- Aufbereitung von Präsentationen sowie Erstellung unterschiedlichster Korrespondenz
- Schnittstelle Hausverwaltung Wien mit den relevanten Abteilungen am Hauptsitz in Linz (Umbau, Video, Arbeitsmedizin, Untervermietungsangelegenheiten etc.)
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Käferhaus GmbH
Vollzeit | Teilzeit
Ihr Aufgabenbereich
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführer
- Unterstützung der fachlichen MitarbeiterInnen
- Kommunikationsarbeit für externe Partner.
- Allgemeine Tätigkeiten wie Terminorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Reisemanagement sowie Reisekosten- und Spesenabrechnung, Vorbereitung der Honorarabrechnungen,
- Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Abrechnung, Präsentationen, Berichten, Umsatzreports etc.
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Inhaltliche, organisatorische und administrative Unterstützung der Themenfeldleitung inkl. Fristen- und Terminverwaltung
- Selbständige Abwicklung von Arbeitsaufträgen der Themenfeldleitung
- Ansprechperson für interne und externe Partner*innen für themenfeldweite Angelegenheiten
- Aufbereitung von Präsentationen und Erstellen von Protokollen
- Abwicklung des Schriftverkehrs
- Bearbeitung und Überprüfung von IT-Auswertungen
- Administration von österreichweiten Personalangelegenheiten
- Ansprechpartner*in im Themenfeldbüro in administrativen Angelegenheiten
- Erfassung der österreichweiten Dienst- und Reisezeiten aller Mitarbeiter*innen
- Reisegebührenabrechnung aller Mitarbeiter*innen der beiden Themenfelder
- Veranlassung von Berechtigungen für die Mitarbeiter*innen der beiden österreichweiten Themenfelder
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Ihre Aufgaben:
- Sie unterstützen die Gruppenleitung Enforcement Center sowie das Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
- Sie führen Vor- und Nachbereitungen von Meetings durch. (Protokolle, Präsentationen, etc.)
- Sie erstellen Statistiken und Reports und führen Abfragen aus Datenregistern selbstständig durch.
- Sie überprüfen eingehende Bilddaten aus den ASFINAG Mautsystemen und erkennen anhand von Beweisfotos und spezieller Software, ob ein Mautvergehen vorliegt.
- Sie geben Ersatzmautforderungen von bestätigten Mautvergehen für den Versand frei.
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IHRE AUFGABEN
- Unterstützung der Leitung Forschungsorganisation und des F&E-Koordinators
- Ansprechperson für Projektleiter*innen geförderter nationaler & internationaler Projekte (vom Antrag bis zur Abrechnung) sowie den Förderprüfungen
- Kontakt mit Förderstellen bei Fragen zur Einreichung & Abwicklung von Förderansuchen
- Anlage und Pflege von Projekten sowie Unterstützung bei der jährlichen Planung
- Erstellen von Auswertungen, Präsentationen & Berichten
- Schulung, Abstimmung und Beratung der Projektleitungen, um den Projektfortschritt & Fristen sicherzustellen
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von abteilungsinternen und -übergreifenden Prozessen & Strukturen
- Enge Zusammenarbeit & Schnittstelle zwischen den Fakultäten & weiteren Fachabteilungen
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Geschäftsbereich 4
- Kommunikations- und Koordinationsaufgaben als Schnittstelle zum Fachbereich IT, zum Management und zur Selbstverwaltung
- Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung des Geschäftsbereichs, insbesondere im Bereich der IT, sowie fachliche Unterstützung im Tagesgeschäft
- Aufbereitung und Strukturierung von Entscheidungsgrundlagen
- Erarbeitung von Stellungnahmen, Präsentationen und Berichten für diverse Gremien
- Aufgabenmonitoring und entsprechendes Reporting
- Vor- und Nachbereitung von Terminen der Geschäftsbereichsleiterin (z.B. Erstellung von Briefingunterlagen, Einholung der erforderlichen Informationen, Protokollführung)
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E+H Rechtsanwälte GmbH
Vollzeit | Teilzeit
Auf welche Aufgaben und Schwerpunkte kannst Du Dich freuen?
- Wir sehen Dich als wichtige Schnittstelle in Deinem fix zugeteilten Team!
- Ob Dokumentenhandling, Überarbeitung von Memos und Präsentationen, Reise- und Terminkoordination, organisatorische Unterstützung im Büroalltag, administrative Tätigkeiten oder einfach die gute Seele innerhalb des Teams – jeden Tag sind Sie mitten drin und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf bei.
- Facettenreiche und branchenspezifische Aufgaben runden dabei Ihre Supportfunktion ab: Aktenverwaltung/-einbringung, Fristenüberwachung, Erstellung von Firmen- sowie Grundbuchsgesuchen, markenrechtlicher Support, Mandant:innen-Korrespondenz, Telefonie oder Honorarnotenerstellung – in all diese Bereiche wächst Du sukzessive hinein und kannst so immer proaktiver unsere Jurist:innen unterstützen.
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Vollzeit | befristet | Praktikum
Informationen zur offenen Position
- Du unterstützt uns in den Bereichen interne und externe Kommunikation, Content Management Systeme, Social Media und Events
- Du begleitest u.a. Dreharbeiten oder Fotoshootings und unterstützt uns beispielsweise bei Pressekonferenzen
- Du übernimmst in unserem Team organisatorische und administrative Belange z.B. Terminplanung, Dateneingabe, Erstellung von Präsentationen
- Du unterstützt uns bei der Erstellung von Web- und Intranetseiten
- Du führst eigenständig Recherchetätigkeiten zu aktuellen Themen durch
- Du erstellst Einladungen oder Pressemappen
- Du verfasst kleinere Texte
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Was Sie erwartet
- Unterstützung der Abteilung Facility Management in administrativen und organisatorischen Belangen
- Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Mitarbeiter:innen, externen Partnern und Kunden
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Dienstreisevorbereitung, etc.)
- Laufendes Fuhrparkmanagement
- Erstellung von Berichten, Präsentationen, Protokollen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen und Auftragsverwaltung sowie Vertragsmanagement
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Ihre Aufgaben:
- Sie sind ein Allroundtalent und übernehmen vielfältige administrative sowie organisatorische Tätigkeiten und unterstützen die Abteilungsleiterin bei inhaltlichen Themen.
- Die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen liegt in Ihren Händen.
- Sie unterstützen die Abteilungsleiterin bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten, Tagesordnungen, und Protokollen.
- Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe sowohl innerhalb der Abteilung als auch des konzernweiten HR-Bereichs.
- Sie übernehmen die eigenständige Bearbeitung von Personalmanagement-Themen sowie die Prüfung und Weiterbearbeitung von Rechnungen.
- Die Durchführung von externen Beschaffungen gem. Bundesvergabegesetz runden Ihr Aufgabengebiet ab.
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Was Sie erwartet
- Erstellung von Schulungskonzepten und -strategien für unterschiedliche Zielgruppen (z.B. Pflegekräfte, Ärzte:Ärztinnen, Verwaltungspersonal)
- Durchführung von Schulungen und Workshops für Endanwender:innen zur Einführung neuer Systeme und Technologien (z.B. Krankenhausinformationssystem)
- Zentrale Ansprechperson bei Fragen und Herausforderungen im Umgang mit digitalen Tools
- Erstellung von Schulungsunterlagen und Benutzerhandbüchern
- Sammeln von Feedback der Anwender:innen zur kontinuierlichen Verbesserung von bestehenden Systemen
- Begleitung unterschiedlicher Fachbereiche bei der Einführung und Optimierung von digitalen Arbeitsprozessen
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Ihre Aufgaben:
- Forschungstätigkeiten im Fachgebiet Computational Statistics
- Durchführung von Lehre und Mitarbeit bei Prüfungen
- Projektarbeit und Führung von Projektgruppen
- Publikationstätigkeit
- Teilnahme und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen
- Betreuung von Studierenden
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben sowie Evaluierungsmaßnahmen
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Ihre Aufgaben:
- Forschungstätigkeiten im Fachgebiet Computational Statistics
- Durchführung von Lehre und Mitarbeit bei Prüfungen
- Projektarbeit und Führung von Projektgruppen
- Publikationstätigkeit
- Teilnahme und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen
- Betreuung von Studierenden
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben sowie Evaluierungsmaßnahmen
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UNSER Video
- Sie unterstützen bei der Erstellung der Berichterstattung zur Verbesserung der ESG Performance und der ESG Ratings
- Sie führen Abweichungsanalysen selbstständig durch und erstellen Ad-hoc-Auswertungen
- Sie wirken bei der Erstellung von Präsentationen mit
- Sie unterstützen das CR & ESG Team im operativen Tagesgeschäft sowie in administrativen Belangen
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Was Sie erwartet:
- Sie bringen Ihre fundierten Kenntnisse in das multiprofessionelle Team des QM/Büro Chefarzt ein und arbeiten an der innerbetrieblichen Entwicklung und Weiterentwicklung des Fachbereichs Soziale Arbeit (Sozialarbeit und Sozialpädagogik).
- Sie erstellen gemeinsam mit Kolleg*innen des Teams-QM SOPs, Leitlinien, Leitfäden und Prozesse für und mit unseren Einrichtungen und erarbeiten Konzepte (z.B. Kinderschutz).
- Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Qualitätszirkeln, Fortbildungen und Arbeitsgruppen im Bereich Soziale Arbeit.
- Sie nehmen an Netzwerktreffen wichtiger Player im Gesundheits- und Sozialwesen der Stadt Wien teil und vertreten dort die PSD-Wien (auch durch Vortragstätigkeit).
- Sie führen wissenschaftliche Recherchen zu den unterschiedlichsten Themen durch und bereiten diese in Berichten oder Präsentationen auf.
- Sie setzen eigenverantwortlich die Aufgaben in Rahmen ihres Tätigkeitsbereiches um.
- Sie arbeiten eng mit allen zentralen Support-Dienststellen zusammen und sind für die operativ tätigen PSD-Mitarbeiter*innen und Dienststellenleitungen wichtige*r Ansprechpartner*in für Ihren Fachbereich.
- Sie haben keinen Patient*innenkontakt.
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