Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie bereiten Daten auf und unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Gemeinsam mit den System-Administratoren betreuen und aktualisieren sie die Daten auf der Homepage des Institutes
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der zentralen Koordination, der Sektionsleitungen und der Leitung, z.B.:
- Anlaufstelle für Fragen rund um Stipendien, Zuschüsse und Veranstaltungsfinanzierung
- Verwaltung von Anträgen für Stipendien und Zuschüsse
- Verwaltung von Datenbanken (v.a. Project Monitor)
- Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz
- Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und (auch internen) Kommunikation
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Gestaltung von Moodle-Seiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Kommunikation: Sie kommunizieren als zentrale*r Ansprechpartner*in auf Englisch und Deutsch mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) und betreuen die Institutswebsite.
- Events: Sie organisieren Meetings, Informationsveranstaltungen, Vorträge und Symposien, einschließlich Abrechnung und Protokollführung.
- Finanzen: Sie kontrollieren Ein- und Ausgänge des Institutsbudgets (Rechnungsprüfer*in) und unterstützen bei der Budgetplanung und -kontrolle.
- Administration: Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Verwaltung ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten. Sie sorgen für die administrative Begleitung von Drittmittelprojekten und die Bestellung von Bürobedarf für das Institut.
- Personal: Sie administrieren den Recruitingprozess sowie allgemeine Personalangelegenheiten und unterstützen bei der Abwesenheitsverwaltung (Zeitbeauftragte*r).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Personalagenden: Ausschreibungen von Stellen, Betreuung des Recruitings, Einstellung, Onboarding, Reise- und Zeitagenden, Lösen von Dienstverhältnissen
- Finanzfragen: Verwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Budgetübersicht, Controlling, Belegorganisation, Reisekostenabrechnung, Rechnungsprüfung
- Organisation der Lehre: Planung, Anwesenheitslisten, Noteneintragung
- Dokumentation von Forschungsergebnissen
- Organisation und Koordination von: Gastvorträgen, Gastprofessor*innen, Kooperationspartner*innen, Doktorand*innen, Events, Konferenzen, Forschungsanträgen, Retreats
- Marketingagenden
- Lösen von logistischen Aufgaben unterschiedlicher Art
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Administrative Unterstützung der Leitung und des gesamten Teams der Fachreferent*innen bei Evaluationsverfahren, Erhebungen, Begutachtungen und Projekten
- Administrative Betreuung der Fakultäts- und DLE-Evaluationen
- Organisations-, Verwaltungs- und Sekretariatsagenden, insb. Termin- und Veranstaltungskoordination
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