Deine Aufgaben
- Administration von Projektteilnehmer*innen: Infotage, Eintritte, Austritte, Erstellung und Erläuterung von Dienst- und Personalüberlassungsverträgen, Kontrolle kollektivvertragliche Einstufungen, Abwesenheiten, Vorbereitung Dienstvertragsauflösung
- Teilnehmer*innen Verwaltung: mittels Datenbank Bosnet und e-ams
- Führen von Handkassa und Bankbuch: Vorbereitung für die Lohnverrechnung, Wochenbericht, Monatsbericht
- Erstellen und Führen Verrechnungsübersicht: Rechnungslegung, Eingangscontrolling
- Monitoring Teilnehmer*innen, mtl. statistische Auswertungen in Excel
- Allgemeines Office Management: jährliche Adaptierungen, Protokollführung
- Empfang und Kommunikationsschnittstelle: für Bewerber*innen, Teilnehmer*innen, AMS-Berater*innen, Firmen, Caritas Einrichtungen und Stabstellen
|
Deine Aufgaben
- Förderwesen und Berichtswesen: Mitarbeit bei Einreichungen, Berichten, Prüfungen; Fördergebervorgaben einarbeiten in Formulare/Statistiken; Erstellung Organigramme; Kommunikation mit Fördergeber*in
- Finanzwesen: Angebotslegung, Bestellwesen, Erstellung und Aktualisierung von Budgetübersichten und Hochrechnungen
- Statistik: laufende Erhebung der Kennzahlen, Datenabgleich, Kommunikation
- Qualitätsmanagement: Unterstützung bei allen Prozessen im Rahmen der Qualitätssicherung
- Datenschutz: Koordination und Mitarbeit Datenlöschung
- Projektkoordination & Support: Unterstützung der Einrichtungsleitungen bei Anfragen und der Umsetzung von Jahreszielen und Strategien
- Organisation & Vernetzung: Unterstützung Veranstaltungsplanung, Terminkoordination, Protokollführung, Zusammenarbeit und Vernetzung mit Caritas Stabstellen, Buchhaltung, Personalverrechnung, Fachbereich sowie andere Caritas Einrichtungen
|
Deine Aufgaben
- Abwicklung sämtlicher administrativen Agenden (Bestellungen, Auffüllen der Drucksorten usw.)
- Vorbereitung unserer Admin-Kisten
- Erstellung von Anmeldelisten für unsere Ausgabestellen
- Telefonische Erstauskunft
- Ablage, Gutscheinverwaltung
- Administration Zählbretter, Kassabuch
- Basissupport für Gästeanmeldesystem und FW-Anmeldesystem
- Datenerfassung
- Mailbearbeitung
|
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr-und Prüfungstätigkeiten.
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Instituts.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
|
Bereich:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben sowie in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs (Projektbudgets).
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung, Protokollierung etc.)
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie unterstützen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
|
