Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration der laufenden drittmittelfinanzierten Projekte:
- Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die Projektleitung
- Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets (z.B. Zuordnung der Ausgaben zu Budgetkategorien, Ausschreibungspflichten, Erstellung von Arbeitszeitaufzeichnungen)
- Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
- Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität (z.B. bei der Anstellung von Personal, Verlängerung von Anstellungen, Gegenkontrolle von Zwischen- und Endabrechnungen etc.)
- Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
- Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
- Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen (z.B. Dienstreisen, Krankenstände, Urlaube, Karenzzeiten, einvernehmliche Kündigungen, Freistellungen, Refundierungsanträge, Visa-Anträge etc.)
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in der allgemeinen Verwaltung:
- Beschaffung/Bestellung von Sachmitteln
- Budgetkontrolle der Berufungsbudgets der beiden Arbeitsgruppenleiter
- Erstellung von Refundierungsanträgen, Werkverträgen und Honorarnoten aus dem Globalbudget und Berufungsbudgets der beiden Arbeitsgruppenleiter
- Abwicklung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit von Mitarbeiter*innen
- Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen (z.B. Bahn-, Flug-, Hotelbuchungen)
- Mithilfe bei der Organisation von Gastvorträgen, Kongressen, Tagungen, Retreats und ähnlichen Gruppenaktivitäten
- Protokollführung bei administrativen Meetings der beiden Arbeitsgruppen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Vergaberechtliche Beratung und Information aller universitären Organisationseinheiten bei Bau-, Dienst- und Lieferleistungen
- Selbstständige, eigenverantwortliche Planung und Abwicklung von Ausschreibungen der Universität Wien nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG), dies umfasst insbesondere:
- Auswahl der Verfahrensart
- Koordination des Verfahrens sowie der Beteiligten
- Bearbeitung der Verfahren am elektronischen Beschaffungsportal der Universität Wien inkl. aller Bekanntmachungen
- Vorbereitung, Zusammenstellung sowie Prüfung der Ausschreibungsunterlagen sowie insbesondere der Zuschlagskriterien
- Eignungsprüfung der Bieter*innen samt erforderlichen Aufklärungen und Nachforderungen
- Einholung von Freigaben
- Übernahme der Schnittstellenfunktion zu externen Berater*innen und Anwält*innen
- Vergabedokumentation
- Unterstützung beim Aufbau und der Aktualisierung des internen Qualitätsmanagements im Bereich der Vergabe
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Vollzeit
Hagenbrunn
01.12.2025
Hagenbrunn
Mehr als ein Job
- Du betreust unsere Kund:innen telefonisch über eine gemeinsame Hotline.
- Du gibst Tagespreise weiter und unterstützt bei Preisanfragen.
- Du überblickst den gesamten Transportablauf, findest Lösungen und beantwortest allgemeine Fragen zu Transportdienstleistungen im Landverkehr.
- Du dokumentierst Kundenkontakte und sorgst für eine klare Kommunikation im Team.
- Enge Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen aus dem Vertrieb und Disposition zur Sicherstellung einer optimalen Kundenerfahrung
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Verantwortung für interne Payroll und Schnittstelle zum Steuerberater (externe Verrechnung)
- Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung
- Bearbeitung interner Anfragen, Auswertungen, Berichte und arbeitsrechtlicher Fälle
- Ansprechpartner für Behörden und Ämter, Unterstützung bei behördlichen Prüfungen (GPLB)
- Optimierung der Lohn- und Gehaltsverrechnungsprozesse in Abstimmung mit dem Steuerberater
- Proaktive Analyse von Risiken und Umsetzung gesetzlicher Neuerungen
- Perspektive zum Aufbau eines Inhouse-Personalverrechnungsteams nach fundierter Einarbeitung
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IHRE AUFGABEN
- Sie gestalten die SAP-Systemarchitektur, definieren technische Standards und leiten komplexe Releasewechsel und strategische Migrationsprojekte
- Sie stellen die Stabilität und Performance unserer SAP-Landschaft sicher
- Sie bauen moderne Lösungen mit ABAP OO, SAPUI5 und Fiori auf und integrieren SAP BTP sowie Cloud-Services
- Sie erstellen maßgeschneiderte Reports und Formulare (z. B. Adobe Forms) sowie Workflow-Lösungen
- Sie teilen Ihr Wissen mit dem Team und übernehmen die fachliche Begleitung unserer technischen Nachwuchstalente
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Allgemeines:
- Dein Team zeigt dir alles, was du wissen musst: Lerne von deinen Kolleg:innen und werde mit der Zeit zum Einzelhandels-Profi.
- Wir finden es toll, wenn du auch Kund:innen beraten kannst. Wir machen dich zur Expertin/zum Experten und zeigen dir, wie´s geht.
- Kassieren ist auch ein Teil deines Jobs: Aber keine Sorge, du wirst schnell zum Kassen-Profi.
- Du bestellst Waren und sorgst für eine ansprechende Präsentation in der Filiale.
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Allgemeines:
- Dein Team zeigt dir alles, was du wissen musst: Lerne von deinen Kolleg:innen und werde mit der Zeit zum Feinkost-Profi.
- Du bestellst Waren und sorgst für eine ansprechende Präsentation.
- Wir finden es toll, wenn du auch Kund:innen beraten kannst. Wir machen dich zur Expertin/zum Experten und zeigen dir, wie´s geht.
- Du stellst die Qualität und Frische unserer Feinkostspezialitäten wie Wurstwaren, Frischfleisch, Käse, Brot und Gebäck sicher.
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Allgemeines:
- Dein Team zeigt dir alles, was du wissen musst: Lerne von deinen Kolleg:innen und werde mit der Zeit zum Feinkost-Profi.
- Du bestellst Waren und sorgst für eine ansprechende Präsentation.
- Wir finden es toll, wenn du auch Kund:innen beraten kannst. Wir machen dich zur Expertin/zum Experten und zeigen dir, wie´s geht.
- Du stellst die Qualität und Frische unserer Feinkostspezialitäten wie Wurstwaren, Frischfleisch, Käse, Brot und Gebäck sicher.
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