Schwedische Botschaft Wien
Vollzeit | Teilzeit
Ihr Profil
- Sie planen und koordinieren alle Veranstaltungen im Schwedenhaus. Externe Veranstaltungen bei den Vereinten Nationen, der OSZE oder in der Slowakei können ebenfalls vorkommen.
- Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit Personen aus verschiedenen Bereichen (Küche, Technik, Möbel, Reinigungs- und Servicepersonal) und sind für Pflege und Dekoration verantwortlich.
- Einkauf, Anlieferung und Lagerhaltung werden in Zusammenarbeit mit anderen relevanten Mitarbeitern durchgeführt.
- In Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und dem Botschaftsteam der Wirtschafts- und Kulturförderung kümmern Sie sich außerdem um die finanzielle Verwaltung der Veranstaltungen.
- Bei kleineren Events helfen Sie beim Servieren. Ein Auge für Details ist ebenso notwendig, wie der Blick für das Ganze.
- Da Veranstaltungen gelegentlich frühmorgens oder auch abends stattfinden können, ist die Bereitschaft zur zeitlichen Flexibilität notwendig.
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ticket i/O
Vollzeit
Dein zukünftiger Bereich
- Du übernimmst Verantwortung für unsere Geschäftskund:innen (Mandant:innen)
- Du kommunizierst mit Mandant:innen & Dienstleister:innen
- Du weist unsere Mandat:innen in unsere Ticketing-Software ein und berätst sie im Hinblick auf Set-up und Customizing von Ticket-Shops
- Du nutzt und pflegst unser CRM-Tool
- Du unterstützt bei der aktiven Weiterentwicklung & Optimierung interner Prozesse (abteilungsübergreifend)
- Du führst interne Abläufe aus und übernimmst Verantwortungen im neuen Wiener Office
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IHRE AUFGABEN
- Sie leiten operativ den Bereich Metalltechnik in Österreich und koordinieren in enger Zusammenarbeit die tschechische Tochtergesellschaft
- Sie steuern und betreuen den Prototypenbereich, die Nullserie und die Einzelteilfertigung im Bereich Metall als zentrale Ansprechperson
- Sie bereiten technische Zeichnungen für Fremdvergaben auf
- Sie sind für die Überleitung und Abstimmung von Projekten in Österreich und Tschechien zuständig
- Sie sind für die Sicherstellung effizienter Prozesse und kontinuierliche Optimierung im Metallbereich verantwortlich
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YOUR TO DO LIST
- Den Gästen einen tollen Aufenthalt während ihrer Veranstaltungen bieten
- Selbstständige operative Umsetzung der Meetings & Veranstaltungen
- Verantwortung über die Veranstaltungsebene
- Enge Zusammenarbeit mit dem Meeting & Event Sales Team, F&B und Küche
- Flexible Arbeitszeiten
- Führung und Einteilung der Mitarbeiter und Aushilfskräfte
- Beratung unserer internationalen Gäste auf höchstem Niveau
- Administrative und organisatorische Aufgaben
- Kreative Weiterentwicklung des Angebots
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Deine Aufgaben – dein Verantwortungsbereich
- Erstellen von Cateringangeboten, Bestellungen sowie Function Sheets
- Betreuung unserer Kund:innen via E‑Mail und Telefon
- Bei Bedarf Unterstützung bei Events: Vorbereitung, Gästebetreuung, Nachbearbeitung
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene gastronomische Ausbildung (Lehre, Fachschule,...)
- Branchen- und Berufserfahrung im Gastro- bzw. Eventbereich
- Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern (m/w/d)
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres Auftreten
- Organisations- und Umsetzungsstärke
- Strukturierter und eigenverantwortlicher Arbeitsstil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Führerschein B
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Was Sie erwartet
- Aufgabenbereich: Kundenanfragen zu elektronischen Anbindungen – etwa im E‑Shop – übernehmen Sie von Beginn an. Sie organisieren Kick‑off‑Termine mit internen und externen Partnern, häufig auch auf Englisch, und sind so die erste Ansprechperson für den Kunden.
- Kundenspezifische Anforderungen erfassen Sie sorgfältig und wirken bei der Ausarbeitung von Projekt‑ und Lösungskonzepten mit. Der laufende Informationsaustausch mit Vertrieb und weiteren Abteilungen ist dabei fixer Bestandteil Ihrer Arbeit.
- Technische und vertriebliche Rahmenbedingungen klären Sie strukturiert und stimmen sich eng mit Außendienst, Innendienst, Projektmitarbeitenden sowie der E‑Business‑Abteilung ab.
- Sie übernehmen aktives Projektmanagement, behalten Aufgaben, Deadlines und Meilensteine im Blick und betreuen mehrere Kundenprojekte parallel – auch in unterschiedlichen Reifegraden.
- Operative Themen wie Reklamationen, Abweichungen oder organisatorische Rückfragen steuern Sie strukturiert über unser Ticketsystem und sorgen für eine klare Nachverfolgung bis zum Abschluss.
- Ihre Bezahlung liegt je nach Erfahrung und Qualifikation deutlich über dem Kollektivvertrag Handel.
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GOURMET stellt sich vor...
- mit Verantwortung für einen umsatzstarken Standort mit 45–65 Mitarbeitenden
- an der Führung eines Kernteams inkl. Stellvertretung & Eventmanagement
- in der Dienstplanung, am Budget, mit dem Controlling, am Reporting, in der Prozessoptimierung
- mit unseren zentralen IT-Tools: APRO Kassensystem & Bankettprofi Software
- in enger Zusammenarbeit mit HR, Einkauf, IT, Marketing
- an der Entwicklung neuer Angebote & digitaler Services am POS
- an der Einhaltung gesetzlicher & betrieblicher Standards
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Dein Verantwortungsbereich – Vielseitigkeit ist Programm
- Veranstaltungs-Profi: Du organisierst Caterings von der Planung bis zur Nachbereitung und bist vor Ort die erste Ansprechperson für unsere Gäste und Auftraggeber.
- Logistik-Master: Du hast das Lager fest im Griff (Material, Waren, Struktur) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen.
- Team-Support: Du unterstützt das Team bei der Buffetausgabe und verantwortest die Kassa während der Mittagszeit.
- Mobil vor Ort: Mit dem E-Auto (FS Klasse B) koordinierst du die Bereitstellung für verschiedene Standorte am Campus.
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 20:00 Uhr lt. Dienstplan)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Das wird Ihr Aufgabengebiet
- InDesign: Sie wissen, wo sich der „Textrahmen“-Button versteckt? Sie sind schneller in der Seitenanpassung als andere in der Copy-Paste? Dann werden Sie unser:e InDesign-Held:in. Bei uns gestalten Sie Drucksorten, die man sich gerne ansieht, und arbeiten innerhalb eines vorgegebenen Corporate Designs.
- Social Media: Sie lieben Insta & Co nicht nur, weil Katzenvideos so süß sind, sondern wissen, was funktioniert, warum es funktioniert, und wie man es filmt, schneidet und postet, bevor der Trend schon wieder vorbei ist.
- Veranstaltungsmanagement: Wenn Sie beim Wort „Veranstaltung“ nicht an die letzte Party denken, sondern an Ablaufpläne, Gästelisten und Snacks mit Servietten – perfekt, denn Sie werden die Leitung der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation bei vielen kleinen und großen Events organisatorisch unterstützen.
- Website und interne Kommunikation: Nach einer Einschulung können Sie eigenständig Texte und Fotos auf unserer Website aktualisieren. Außerdem bringen Sie sich beim Aufbau neuer interner Kommunikationsplattformen ein.
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Ihre Aufgaben:
- Koordination, Implementierung sowie kontinuierliche Weiterentwicklung von strategischen Initiativen des Cybersecurity Centers
- Eigenständiges Management sowie organisatorische und administrative Begleitung von Projekten des Cybersecurity Centers inkl. Bedarfserhebung, Bewertung und Analyse sowie anschauliche Aufbereitung von Kennzahlen und Daten (z. B. Projektstatus, Risikoanalysen, Budgetübersichten)
- Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle zwischen Zentrumsleitung, internen Organisationseinheiten sowie externen Partner_innen (z. B. Forschungspartner_in, Behörden, Fördergeber_in, Dienstleister_in)
- Sicherstellung eines strukturierten Informations-, Berichts- und Dokumentenmanagements (inkl. Reporting, Protokollführung, Dokumentation von Maßnahmen und Ergebnissen) sowie Erstellung von Präsentationsunterlagen
- Organisation und Koordination von Workshops, Schulungen, Veranstaltungen im Kontext des Cybersecurity Centers
- Aktive und eigenständige Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Zentrumsleitung sowie fachliche und organisatorische Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen sowie strategischen Tagesgeschäft
- Selbstständiges Monitoring von Maßnahmen, Meilensteinen und Ergebnissen zur Sicherstellung der Zielerreichung
- Proaktive Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen, Richtlinien und Governance-Strukturen im Bereich Cybersecurity
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Dein Verantwortungsbereich – Vielseitigkeit ist Programm
- Veranstaltungs-Profi: Du organisierst Caterings von A bis Z, übernimmst den professionellen Gästeservice und bist vor Ort die erste Ansprechperson für unsere Gäste und Auftraggeber.
- Logistik-Master: Du hast das Lager fest im Griff (Material, Waren, Struktur) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen.
- Team-Support: Du unterstützt das Team bei der Buffetausgabe und verantwortest die Kassa während der Mittagszeit.
- Mobil vor Ort: Mit dem E-Auto (FS Klasse B) koordinierst du die Bereitstellung für verschiedene Standorte am Campus.
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Ihre Wirkungsstätte
- Medizinische und organisatorische Verantwortung für den strukturierten Aufbau und die professionelle Führung der neurochirurgischen Ambulanz
- Entwicklung, Implementierung und laufende Optimierung standardisierter Ambulanzprozesse
- Sicherstellung einer qualitätsgesicherten, patientenorientierten und effizienten ambulanten Versorgung
- Fachliche Beurteilung der Bildgebung und klare Indikationsstellung (konservativ vs. operativ)
- Medizinisch priorisierte Terminsteuerung sowie Definition und Weiterentwicklung von Spezialambulanzstrukturen
- Zentrale ärztliche Koordinationsstelle zwischen Ambulanz, Pflege, Administration und Abteilungsleitung
- Verantwortung für reibungslose Bildgebungsintegration und Weiterentwicklung digitaler Abläufe
- Koordination stationärer Aufnahmen sowie Sicherstellung vollständiger präoperativer Unterlagen
- Indikationsstellung, medizinische Planung und Durchführung bildwandlergestützter Infiltrationen
- Sicherstellung einer strukturierten, zeitgerechten und standardisierten Ambulanzdokumentation
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- - Verantwortungsbewusstsein und hohe Genauigkeit bei der Dokumentation und Berichterstattung, beim Controlling mit der EU und anderen Förderorganisationen sowie (internationalen) Kooperationspartnern
- - Terminplanung und Überprüfung von Arbeitsergebnissen und Berichten im Hinblick auf Projektfristen
- - Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen
- - Personalverwaltung (Vorbereitung und Dokumentation von Einstellungsverfahren, Freistellungen, Urlaubsplanen, Krankheits- und Abwesenheitsmanagement usw.)
- - Unterstützung bei der Projektverwaltung (einfache Budgetverwaltung, regelmäßige Überprüfung des Kontostands in SAP, Bearbeitung eingehender Rechnungen (Q-Flow), Erstellung und Versand von Rechnungen, Kassenführung, Vorbereitung der Projektabrechnung, Berichterstattung und Übersicht über die zu erbringenden Leistungen, Pflege der u:cris-Datenbank der Universität Wien für Publikationen, Konferenzbeiträge und Projektanträge usw.)
- - Eigeninitiative, Bereitschaft und Fähigkeit, Verantwortung für die Erledigung von Aufgaben zu übernehmen
- - Gleichzeitige Betreuung mehrerer Projekte
- - Selbstständige Entwicklung und Strategie für die Umsetzung und Durchführung von Arbeitsplänen
- - Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen – Korrekturlesen und Redigieren von Texten für die Veröffentlichung in verschiedenen Informationsmedien in Englisch und Deutsch
- - Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Konferenzen, Veranstaltungen, Rundtischgesprächen und Schulungen
- - Unterstützung des wissenschaftlichen Personals in allen administrativen Belangen
- - Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Koordinator, den Projektpartnern und der wissenschaftlichen Leitung bei EU- und anderen Projekten
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20 Stunden/Woche
- Du begleitest die Planung, Administration und Koordination von Veranstaltungen und erhältst dabei direkte Einblicke in die Wiener Startup‑
- Du recherchierst laufend zu Themen wie Startups, Startup‑Ökosystem, Impact und weiteren abteilungsrelevanten Schwerpunkten und bereitest Updates übersichtlich auf.
- Du verantwortest die Erfassung und formale Prüfung von Einreichungen für das Gründungsstipendium und unterstützt aktiv bei der operativen Durchführung des Programms.
- Du betreust das Datenmanagement, pflegst Informationen im CRM‑System und übernimmst Aktualisierungen sowie Neueingaben auf der Website.
- Du sorgst für eine strukturierte Ablage, dokumentierst Inhalte sorgfältig und unterstützt das Team zuverlässig im operativen Tagesgeschäft.
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Deine Mission
- Durchführung von Ein- und Austritten
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen
- Pflege der Personalstammdaten
- Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für die externe Lohnverrechnung
- Erstellung von Dienstzeugnissen für Mitarbeiter:innen, Praktikant:innen und Auszubildende
- Führung von Bewerbungsgesprächen gemeinsam mit den Abteilungsleiter:innen
- Beratung und Unterstützung der Abteilungsleiter:innen in personalrelevanten Fragestellungen
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GOURMET stellt sich vor...
- an Client Hardware- und Softwaremanagement
- an Client-Patch und Update-Management mit Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)
- an Mobile Device Management mit Microsoft Intune
- an der Betreuung von Kassensystemen (Hard- und Software) an unseren Außenstandorten
- an der Dokumentation von IT-Prozessen
- bei diversen Organisations- und IT-Projekten mit
- am 1st Level Support (Helpdesk) & 2nd Level Support
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und tagungsähnlichen Veranstaltungsformaten
- Mitarbeit bei Organisationsaufgaben des Fachbereichs wie bspw. Gestaltung von TUWEL-Kursen, Reservierung von Räumen, Bestellung von Catering etc.
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Lehrenden, Trainer_innen und Studierenden
- Unterstützung bei Berichtswesen und Bewerbung des Angebots wie bspw. Pflege der Kursplattform, laufende Aktualisierung der Homepage, Erstellung von Werbematerialien etc.
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GOURMET stellt sich vor...
- an dem Aufbacken von Jourgebäck & Plunder sowie Vorbereitung für das Konferenzbuffet
- an den
eigenständigen Aufbau-, Nachbestückungs- und Abbauarbeiten von diversen Veranstaltungen im Haus - an der serviceorientierten Seminarbetreuung während der Veranstaltung
- an der Einhaltung der unternehmerischen und gesetzlichen Richtlinien (Personal, Hygiene, Qualität, ...) sowie dem permanenten Realisieren höchster Qualitätsstandards (HACCP)
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GOURMET stellt sich vor...
- an der operativen Mitarbeit vor Ort: Schank, Essensausgabe, Kassa inkl. Buffetabrechnung
- an einem reibungslosen Ablauf bei Events direkt vor Ort
- an der Koordination und Organisation sämtlicher Aufgaben im Team
- an der Personaleinsatzplanung über unser internes Aushilfentool "Staffcloud"
- an der Koordination kurzfristiger Ausfälle, inkl. Organisation geeigneter Ersatzbesetzungen
- als Schnittstelle zwischen Fachabteilung, HR und dem eigenen Team
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Tasks:
- Drive the continuous development and iteration of the program based on evaluation results, participant feedback, and emerging trends
- Translate academic and strategic direction into concrete program formats, content, and learning experiences
- Identify gaps and emerging topics in innovation, entrepreneurship, and intrapreneurship, and integrate them into the program
- Design, implement, and manage student-focused programs and new learning formats
- Own and continuously improve the end-to-end student experience across all programme elements
- Act as the central point of contact for students, lecturers, and alumni within the program
- Serve as the i²c representative for all student-related programs and formats within the department
- Design and deliver teaching formats (courses, workshops, bootcamps) and contribute selected modules
- Mentor and coach students individually and in teams, supporting their development from ideation to implementation
- Support student projects in both startup and corporate innovation contexts
- Initiate, organize, and lead intrapreneurship-focused activities, including corporate innovation cases and excursions to partner organizations
- Foster an entrepreneurial and intrapreneurial mindset among participants
- Build and maintain a strong network of mentors, alumni, entrepreneurs, and industry partners
- Develop and nurture an active student and alumni community
- Plan, lead, and moderate key program events and recurring event formats (e.g. Demo Day, graduation, workshops, community events)
- Ensure smooth program operations and day-to-day coordination, including scheduling, budgeting, and reporting
- Collaborate closely with internal stakeholders and external partners
- Create and manage program-related content and communication activities, including website, newsletters, and social media
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Vollzeit | Teilzeit | Geringfügig
Bei uns arbeiten Sie...
- Ihre gastronomische Berufserfahrung (im Service und Küche von Vorteil). Wenn Sie keine Erfahrung mitbringen, erhalten Sie eine Schulung vor Ort, um umfassend vorbereitet zu sein
- Ihren Staplerschein (von Vorteil im Logistikbereich)
- Ihre guten Deutschkenntnisse
- Ihre Kundenorientierung und Serviceorientierung
- Ihr positives Auftreten
- Ihre Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit sowie den Einsatzorten
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Ausgabe und dem Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeit)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Buffets
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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