Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Teamassistenz (Terminkoordination, Post, Koordination von Meetings etc.)
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
- Unterstützung in der Personalverwaltung (Recruiting, Personalaufnahme, Onboarding)
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
- Mithilfe bei der Budgetverwaltung
- Administrative Unterstützung der Lehre
- Unterstützung bei der Betreuung der Infrastruktur (Inventarverwaltung, Raumverwaltung, Schlüsselmanagement)
- Unterstützung beim Online-Auftritt des Instituts (Website, Social Media)
- Unterstützung bei wissenschaftlichen Publikationen (Korrekturlesen, Redaktionierung, Druckvorlagen, Begleitung des Publikationsvorgangs)
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Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit an einem Forschungsprojekt der Mathematik
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Aufgabenbereich:
- • Koordinierung des akademischen Jahres, einschließlich Zulassungsprüfungen, Ausstellungen, Workshops, Vorlesungen, Diplomjurys und Anstellung von Senior Artists
- • Verwaltung von Kommunikation und Zeitplänen, einschließlich externer und interner Korrespondenz
- • Beaufsichtigung von Budgets, digitalen Archiven und Studentenakten
- • Unterstützung von Abteilungsveranstaltungen, öffentlichen Programmen und logistischen Anforderungen
- • Unterstützung des Personals bei PR-Aktivitäten und Verwaltung der Ausrüstung
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Ihre Wirkungsstätte
- Belegungsstrategie: Konzeption und Weiterentwicklung standortübergreifender, flexibler Belegungsstrategien
- Dringlichkeitssteuerung: Zuweisung und Steuerung von Betten unter Berücksichtigung von medizinischen Prioritäten, Dringlichkeiten und Behandlungsverläufen
- Schnittstellenmanagement: Enge Abstimmung mit zentralen Stationen, Ambulanzen, der Notaufnahme und dem Entlassungsmanagement
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
- Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
- Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Kontrolle und Bearbeitung von Studienabschlüssen der Fakultät TCH
- Zusammenarbeit mit der Studienabteilung der TU Wien bei Fragen bezüglich der Zulassungen zu Bachelor-, Master- und Doktoratsstudien der Fakultät sowie bezüglich der Anerkennung von Prüfungen
- Koordination von (Abschluss-)Prüfungen sowie Ausstellungen von Zeugnissen und Bescheiden
- Mitarbeit bei akademischen Feiern (z.B. Sponsionen, Bachelorfeiern)
- Unterstützung der Fakultätsleitung und Studiendekan_innen der Fakultät bei der Koordination und Betreuung von Gastprofessor_innen und externen Prüfer_innen (zB. durch Terminkoordination und Reisekostenabrechnung) sowie bei der Vergabe von Preisen und Stipendien
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation undErfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt von 2.534,74Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Ihre Aufgaben
- Mitverantwortung für die laufende Aktualisierung der PKV (Projektkostenverfolgung) sowie Pflege projektbezogener Unterlagen und Übersichten
- Technische Kund:innenberatung im Bereich Straßensicherheit sowie Schnittstelle zum Außendienst
- Durchführung von Marktanalysen, Monitoring relevanter Ausschreibungsplattformen sowie Unterstützung bei der Angebotsvorbereitung und -erstellung für internationale Projekte
- Bearbeitung von Kund:innenanfragen sowie enge Abstimmung mit Bau- und Montagefirmen, Kund:innen, Partner:innen und Bauaufsicht – auch in tschechischer Sprache
- Koordination und Abwicklung von Projekten in Tschechien – von der Angebotsphase bis zur Umsetzung
- Erstellung und Aufbereitung technischer Unterlagen wie Zeichnungen, Dokumentationen und Abnahmeberichte
- Schnittstelle zum Backoffice für Produktionsplanung, Materialdisposition, Versand und Montagekapazitäten sowie Unterstützung bei Termin- und Projektkoordination zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
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