WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Sehr gute Outlook & Excel - Kenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke - schriftlich wie mündlich
- Teamplayer & Hands- on Mentalität
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 2.534,74 Euro brutto pro Monat für Berufseinsteiger bei Vollzeitanstellung.
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Studiendekans für Wirtschaftsinformatik
- bei Anträgen um Zulassung zum Bachelor-, Master- und Doktoratsstudium
- in der Präsentation der Wirtschaftsinformatikstudien und ihrer Aspekte für ein breiteres, öffentliches Publikum
- bei der laufenden Kontrolle der Präsentation der Studienpläne für Wirtschaftsinformatik in TISS
- bei der Qualitätskontrolle der Lehrveranstaltungsbeschreibungen, speziell der formulierten Lernergebnisse
- Unterstützung des Studiendekans für Wirtschaftsinformatik und der Lehrenden bei der Umsetzung der Lernergebnisorientierung in Lehrveranstaltungen
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt bei Personalthemen - mit Schwerpunkt auf unsere Ärzt*innen. Übernimmst definierte Aufgaben bei Neuantritten, Vertragsänderungen, Dienstfunktionszuordnungen und Nebenbeschäftigungen.
- Du behältst Arbeitszeiten und Dienste im Blick. Kontrollierst unter anderem Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten und achtest auf die Einhaltung des KA-AZG sowie unserer arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Als Expertin für unser Zeiterfassungssystem unterstützt du Anwender*innen bei Fragen, korrigierst fehlerhafte Stempelungen und schulst Kolleg*innen im Umgang mit dem System.
- Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships. Übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen.
- Du behältst Termine und Fristen im Auge. Hast unter anderem auslaufende Verträge im Blick und stellst sicher, dass die relevanten Informationen rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
- Du bereitest Zahlen und Informationen auf. Erstellst Reports und Statistiken, pflegst relevante Personaldaten und unterstützt bei Auswertungen.
- Du gestaltest unsere Personaladministration mit. Kümmerst dich um administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft und arbeitest gleichzeitig daran mit, unsere Abläufe weiterzuentwickeln, zu standardisieren und zu digitalisieren.
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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19 Wochenstunden
- Personalbetreuung und administrative Verwaltung von Kinderbeiständen
- Sicherstellung einer rechtskonformen und termingerechten Abwicklung der Kinderbeistandsanforderungen
- Ansprechperson für Gerichte und sonstige öffentliche Einrichtungen
- Administration von Aus-, Fort-, und Weiterbildungen der überlassenen Mitarbeiter:innen des Geschäftsbereichs Familien- und Jugendgerichtshilfe (Anmeldung, Verwaltung von Stornierungen, Rechnungsabwicklung)
- Unterstützung bei der Organisation von internen Aus-, Fort-, und Weiterbildungen
- Regelmäßige Abstimmung mit internen und externen Veranstalterinnen:Veranstaltern sowie Evaluierung von Schulungen, Seminaren, Vorträgen etc.
- Erstellung von Statistiken und Reports
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Vollzeit | Teilzeit
Ravelsbach
23.08.2026
Ravelsbach
Aufgaben (nach Einschulung)
- Erstellung von Kaufverträgen und Schenkungsverträgen, Grundbuchsgesuche, Erstellung von Firmenbuchurkunden und –Eingaben mit selbständiger Aktenführung sowie Erstellung von notariellen Urkunden und Eingaben im Allgemeinen
- allgemeine Büro- und Kanzleitätigkeiten
- Terminkoordination
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement)
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
- In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, (freie) Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
- Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung
- Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von u.a. Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.
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Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kund:innen sowie professionelle Bearbeitung und Koordination verschiedenster Anfragen
- Eigenverantwortliche Abwicklung und Koordination kaufmännischer sowie organisatorischer Aufgaben im Immobilienvertrieb
- Erstellung, Verwaltung und Bearbeitung von Mietverträgen, Nachträgen, Kündigungen und Vertragsänderungen
- Laufende Kommunikation mit Mieter:innen und externen Ansprechpartner:innen zu Wohnungsübergaben, Rückstellungen, Mieterwechseln und weiteren immobilienbezogenen Themen
- Unterstützung bei administrativen und einfachen buchhalterischen Tätigkeiten
- Organisation und Priorisierung mehrerer parallellaufender Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit hoher Eigenverantwortung
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Vollzeit
Innsbruck, Wien
27.08.2026
Innsbruck, Wien
Deine Aufgaben:
- Qualität vor Ort erleben – hinschauen statt fernsteuern
- Du führst regelmäßige Qualitätskontrollen direkt in den Häusern durch, prüfst Standards mit den Augen unserer Gäste und leitest gemeinsam mit den Teams konkrete Verbesserungen im Hotel, beim Frühstück, an der Rezeption und im BackOffice ab.
- Facility, Einkauf & HSK führen – Verantwortung über den Betrieb hinaus
- Du leitest die Abteilungen Facility, Einkauf und Housekeeping, entwickelst dein Team weiter und sorgst für effiziente Prozesse – von der Instandhaltung unserer Häuser bis zu Rahmenverträgen und Konditionen mit Lieferanten.
- Zahlen im Blick – betriebswirtschaftlich steuern
- Du überwachst die wirtschaftliche Performance der Häuser, analysierst Kennzahlen und Abweichungen gemeinsam mit den HoteldirektorInnen und leitest bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein. Du bist (Mit-)verantwortlich für den Forecasts und bei der Budgeterstellung bist du ein aktiver Part.
- Einspringen, wenn's drauf ankommt – du hältst den Betrieb am Laufen
- Bei Ausfällen oder Wechseln von HoteldirektorInnen und Operations ManagerInnen übernimmst du vor Ort die operative Verantwortung und sorgst dafür, dass unsere Gäste und Teams davon nichts spüren.
- Sparringpartner sein – auf Augenhöhe begleiten
- Du bist erste Ansprechperson für unsere HoteldirektorInnen, gibst Orientierung, teilst deine Erfahrung und unterstützt insbesondere weniger erfahrene HDs und OMs dabei, in ihre Rolle hineinzuwachsen.
- Eine Marke, ein Erlebnis – CI sicherstellen
- Du stellst sicher, dass unsere Corporate Identity in allen Häusern einheitlich gelebt wird – vom Gästeerlebnis bis zum Erscheinungsbild.
- Den Überblick behalten – operative Themen bündeln
- Du konsolidierst Herausforderungen und Themen aus den Häusern, erkennst Muster, entwickelst Lösungen und sorgst dafür, dass gute Ideen nicht an einem Standort bleiben.
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