Anstellungserfordernisse:
- Allgemeine oder Berufsbildende Höhere Schule (Matura)
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Erfahrung im Arbeiten mit Datenbanken und ggf. deren Weiterentwicklung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an einer langfristigen Tätigkeit, die Kontinuität verlangt
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Ihre Aufgaben:
- E-Mail- Anfragenbearbeitung: Sie bearbeiten den Posteingang der Handesabteilung,
beantworten Standardanfragen und leiten Anliegen an der richtigen Stelle weiter. - Webshop-Pflege: Sie stellen Artikel online und offline, pflegen Lieferzeiten und
Produktdaten und halten unsere Shops aktuell. - Auftrags- und Datenpflege: Sie unterstützen bei der Auftragsentwicklung, der
Rechnungsprüfung und der Pflege von Stammdaten. - Allgemeines Backoffice: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.
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Ihre Aufgaben:
- Kundenberatung: Unsere Stamm- und Geschäftskunden freuen sich auf Ihre kompetente Betreuung. Sie bearbeiten Anfragen und führen eine professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Administration: Mit hoher Genauigkeit bearbeiten und dokumentieren Sie laufende
Vorgänge und verfolgen diese zuverlässig nach. - Office Management: Sie sorgen für eine gut organisierte Terminplanung, einen
reibungslosen Büroalltag und unterstützen tatkräftig bei internen Projekten. - Koordination: In enger Zusammenarbeit mit Verkauf, Logistik und Buchhaltung stellen Sie einen effizienten Ablauf sicher.
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Büro, Sachbearbeitung | Wien 12.Bezirk (1120) | Möbelix Servicecenter Wien 12.Bezirk (1120) | Vollzeit
- Deine Aufgaben sind vielfältig und machen den Kunden glücklich. Du sorgst dafür, dass sich unsere Kunden bei Möbelix rundum wohl fühlen, selbst bei Reklamationen.
- Das Bearbeiten von Kundenreklamationen und Auftragslisten hat dich schon immer interessiert.
- Am Telefon hilfst du unseren Kund:innen bei ihren Fragen.
- Sauberkeit und Ordnung in deinem Verantwortungsbereich sind für dich selbstverständlich.
- Du kümmerst dich auch um Rückfragen von Lieferanten.
- Dank deiner Organisation läuft alles reibungslos in deinem Bereich ab.
- An der Kasse rundest du das Einkaufserlebnis unserer Kund:innen mit deiner freundlichen Art ab.
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung der Bestellungen von Waren im Bereich KASTNER Geschirr&Co (Glas, Porzellan, Küchenausstattung, etc.)
- Zusätzlich zu Ihrer Hauptverantwortung im Geschirr&Co Bereich sind Sie je nach Bedarf für die Beschaffung der Handelswaren in den Bereichen Frische, Trockensortiment, Non-Food und Tiefkühlware verantwortlich.
- Gewährleistung der optimalen Verfügbarkeit der Produkte unseres Sortiments für den Verkauf
- Laufende Kontrolle der Warenwälzung, Abverkäufe, Bearbeitung von Überlager-Listen, etc.
- regelmäßige Abstimmung mit den Außendienstmitarbeitern unserer Lieferanten
- Qualitätskontrolle und Reklamationen bei Lieferanten
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Deine Aufgaben
- Selbstständige und eigenverantwortliche Verwaltung eines Wohnimmobilienportfolios (fokussiert auf den Bereich Menschen mit Behinderung)
- Kaufmännische, technische und organisatorische Betreuung der Immobilien
- Laufende Korrespondenz und Ansprechperson für Eigentümer*innen, Mieter*innen, Bauträger*innen, Behörden und Dienstleister*innen
- Schnittstelle zwischen Einrichtungsleitungen, internen Servicestellen und externen Partner*innen
- Selbstständige Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen, Versicherungsfällen und Schadensmeldungen
- Überprüfung und Verwaltung von Mietverträgen
- Übergabe und Übernahme von Bestandseinheiten inklusive Durchführung von Objektbegehungen
- Budgetplanung und laufendes finanzielles Monitoring
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt bei Personalthemen - mit Schwerpunkt auf unsere Ärzt*innen. Übernimmst definierte Aufgaben bei Neuantritten, Vertragsänderungen, Dienstfunktionszuordnungen und Nebenbeschäftigungen.
- Du behältst Arbeitszeiten und Dienste im Blick. Kontrollierst unter anderem Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten und achtest auf die Einhaltung des KA-AZG sowie unserer arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Als Expertin für unser Zeiterfassungssystem unterstützt du Anwender*innen bei Fragen, korrigierst fehlerhafte Stempelungen und schulst Kolleg*innen im Umgang mit dem System.
- Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships. Übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen.
- Du behältst Termine und Fristen im Auge. Hast unter anderem auslaufende Verträge im Blick und stellst sicher, dass die relevanten Informationen rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
- Du bereitest Zahlen und Informationen auf. Erstellst Reports und Statistiken, pflegst relevante Personaldaten und unterstützt bei Auswertungen.
- Du gestaltest unsere Personaladministration mit. Kümmerst dich um administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft und arbeitest gleichzeitig daran mit, unsere Abläufe weiterzuentwickeln, zu standardisieren und zu digitalisieren.
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Die Aufgaben
Sie prüfen und gleichen Lieferpapiere mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Sie stellen eine vollständige und revisionssichere digitale Dokumentenablage sicher Sie klären Rückfragen mit Lieferanten, Kund:innen und internen Abteilungen Sie erstellen, versenden und archivieren Nachweisdokumente gemäß Vorgaben Sie pflegen Prozessdokumentationen und erstellen Meeting-Notizen Sie unterstützen bei der Termin- und Fristenkoordination
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
- Anlaufstelle für Studierende sowie administrative Unterstützung für Lehrende und Mitarbeitende
- Terminkoordination und Reisemanagement
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungen, Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen sowie unterstützende Tätigkeiten im Budgetbereich
- Administrative Unterstützung in Lehre, Forschung und Studienbetrieb
- Betreuung der FOB-Bibliothek
- Administrative Schnittstelle zwischen Lehrenden und Studierenden
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Vollzeit
Unterwart
29.09.2026
Unterwart
Unterwart | XXXLutz Filiale Unterwart | Vollzeit
- Unterstützung organisatorischer und administrativer Aufgaben im After-Sales-Bereich
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Kund:innenanliegen nach dem Kauf
- Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Terminkoordination
- Koordination und Optimierung interner Abläufe
- Arbeit mit moderner EDV und Bürosoftware
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und Übersichten
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Ihre Aufgaben sind:
- Rezeptionstätigkeiten mit Kassatätigkeiten (inkl. gelegentlichen Wochenend- und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Tätigkeiten im Bereich Einkauf, sowie Personal- und Kund*innenadministration
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen im Haus bei verschiedenen Tätigkeiten
- Verwaltung und Pflege diverser Listen
- Selbstständige Terminkoordination und Fristverwaltung
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Ihr Aufgabengebiet:
- Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte bei Anfragen an das HR People Services Team und sorgen dafür, dass Anliegen professionell, lösungsorientiert und serviceorientiert bearbeitet werden.
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Ihre Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Unterstützung in verschiedenen Referaten der Fakultät sowie selbstständige Bearbeitung laufender administrativer Agenden
- Planung, Koordination und Umsetzung interner Abläufe, Termine und organisatorischer Prozesse
- Bearbeitung und Koordination interner und externer Anfragen sowie Kommunikation und Abstimmung mit unterschiedlichen Organisationseinheiten der Fakultät
- Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Unterlagen und Auswertungen sowie Pflege von Daten in internen Systemen und Datenbanken
- Kommunikation und Betreuung von Studierenden in deutscher und englischer Sprache
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Strukturen, Arbeitsabläufe sowie bei allgemeinen und projektbezogenen Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Betreuung der Administration und Organisation des englischsprachigen Masterstudiums Building Sciences and Environment, insbesondere als Ansprechperson für Studierende und Bewerber_innen, sowie in der Abwicklung, Unterstützung und Betreuung des Aufnahmeverfahrens
- Über diese administrativen Anforderungen hinaus (nach Maßgabe verbleibender Zeit): Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungs- und Entwicklungs-Projekten im Bereich Building Sciences and Environment am Institut für Architekturwissenschaften
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, insbesondere Unterstützung in der Kommunikation mit Studierenden und Organisation und selbstständige Abhaltung von Sprechstunden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Lehrveranstaltungen (insbesondere Master of Building Science)
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Mitwirkung bei der laufenden Verbesserung des Applikations- und Bewertungs/Evaluierungsprozesses des Masterstudiums
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Vollzeit
Warth
24.09.2026
Warth
Ihre Aufgaben:
- Bei unseren Anlagen in den Tunnels und im Freiland sind Sie verantwortlich für die Wartung, Reparatur und Instandhaltung in den Bereichen Energie- und Sicherheitstechnik, Sensorik sowie Video und Kommunikation
- Sie wirken aktiv an Bau- und Sanierungsmaßnahmen unserer elektrotechnischen Anlagen mit
- Sie beseitigen Unfallschäden und Störungen an Betriebs- und Sicherheitseinrichtungen
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