WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Sehr gute Outlook & Excel - Kenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke - schriftlich wie mündlich
- Teamplayer & Hands- on Mentalität
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
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Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 2.534,74 Euro brutto pro Monat für Berufseinsteiger bei Vollzeitanstellung.
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, ...)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination von Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgeber_innen, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP inkl. Abrechnung von Dienstreisen
- Unterstützung Administration des Institutes
- Webpräsenzen sowie Präsentationsmaterial aufbereiten/aktualisieren
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Ihre Aufgaben:
- Klassische Sekretariatstätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten
- Bestellungs- und Rechnungsabwicklung, Reiseabrechnungen
- Rechnungswesen in SAP und unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
- Koordination und Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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19 Wochenstunden
- Personalbetreuung und administrative Verwaltung von Kinderbeiständen
- Sicherstellung einer rechtskonformen und termingerechten Abwicklung der Kinderbeistandsanforderungen
- Ansprechperson für Gerichte und sonstige öffentliche Einrichtungen
- Administration von Aus-, Fort-, und Weiterbildungen der überlassenen Mitarbeiter:innen des Geschäftsbereichs Familien- und Jugendgerichtshilfe (Anmeldung, Verwaltung von Stornierungen, Rechnungsabwicklung)
- Unterstützung bei der Organisation von internen Aus-, Fort-, und Weiterbildungen
- Regelmäßige Abstimmung mit internen und externen Veranstalterinnen:Veranstaltern sowie Evaluierung von Schulungen, Seminaren, Vorträgen etc.
- Erstellung von Statistiken und Reports
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Allgemeines
- Alles im Überblick: Strukturierte Bearbeitung administrativer Aufgaben und reibungslose Abwicklung der täglichen Büroprozesse
- Personaladministration zuverlässig erledigt: Verwaltung von An- und Abmeldungen, Erstellung von Dienstzeugnissen und Bearbeitung weiterer Personalunterlagen
- SAP professionell anwenden: Betreuung der Zeitbewirtschaftung sowie Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung im SAP‑System
- Inventurprozesse begleiten: Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der Inventurprozesse
- Gemeinsam geht's besser: Aktive Unterstützung und konstruktives Miteinander im Team
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Vollzeit | Teilzeit
Ravelsbach
13.08.2026
Ravelsbach
Aufgaben (nach Einschulung)
- Erstellung von Kaufverträgen und Schenkungsverträgen, Grundbuchsgesuche, Erstellung von Firmenbuchurkunden und –Eingaben mit selbständiger Aktenführung sowie Erstellung von notariellen Urkunden und Eingaben im Allgemeinen
- allgemeine Büro- und Kanzleitätigkeiten
- Terminkoordination
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement)
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
- In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, (freie) Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
- Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung
- Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von u.a. Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.
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Vollzeit
Innsbruck, Wien
20.08.2026
Innsbruck, Wien
Deine Aufgaben:
- Qualität vor Ort erleben – hinschauen statt fernsteuern
- Du führst regelmäßige Qualitätskontrollen direkt in den Häusern durch, prüfst Standards mit den Augen unserer Gäste und leitest gemeinsam mit den Teams konkrete Verbesserungen im Hotel, beim Frühstück, an der Rezeption und im BackOffice ab.
- Facility, Einkauf & HSK führen – Verantwortung über den Betrieb hinaus
- Du leitest die Abteilungen Facility, Einkauf und Housekeeping, entwickelst dein Team weiter und sorgst für effiziente Prozesse – von der Instandhaltung unserer Häuser bis zu Rahmenverträgen und Konditionen mit Lieferanten.
- Zahlen im Blick – betriebswirtschaftlich steuern
- Du überwachst die wirtschaftliche Performance der Häuser, analysierst Kennzahlen und Abweichungen gemeinsam mit den HoteldirektorInnen und leitest bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein. Du bist (Mit-)verantwortlich für den Forecasts und bei der Budgeterstellung bist du ein aktiver Part.
- Einspringen, wenn's drauf ankommt – du hältst den Betrieb am Laufen
- Bei Ausfällen oder Wechseln von HoteldirektorInnen und Operations ManagerInnen übernimmst du vor Ort die operative Verantwortung und sorgst dafür, dass unsere Gäste und Teams davon nichts spüren.
- Sparringpartner sein – auf Augenhöhe begleiten
- Du bist erste Ansprechperson für unsere HoteldirektorInnen, gibst Orientierung, teilst deine Erfahrung und unterstützt insbesondere weniger erfahrene HDs und OMs dabei, in ihre Rolle hineinzuwachsen.
- Eine Marke, ein Erlebnis – CI sicherstellen
- Du stellst sicher, dass unsere Corporate Identity in allen Häusern einheitlich gelebt wird – vom Gästeerlebnis bis zum Erscheinungsbild.
- Den Überblick behalten – operative Themen bündeln
- Du konsolidierst Herausforderungen und Themen aus den Häusern, erkennst Muster, entwickelst Lösungen und sorgst dafür, dass gute Ideen nicht an einem Standort bleiben.
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