6 Back Office Jobs in Wien
Die Aufgaben
Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe – von der Telefonannahme und -weiterleitung bis zum E-Mail- und Dokumentenmanagement Sie begrüßen und betreuen unsere Gäste mit Freundlichkeit und Professionalität Sie verantworten das Bestellwesen (z.B. Büromaterial, Ausrüstung und div. Dienstleistungen) Sie übernehmen die effiziente Organisation und Koordination von Terminen sowie die Verwaltung von Besprechungsräumen Sie kümmern sich um das Post- und Paketmanagement und organisieren Dienstreisebuchungen
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Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen und Abwicklung von Vergabeverfahren
- Erstellung diverser Auswertungen und Reports für die Vertriebsleitung
- Neuanlage und laufende Aktualisierung von Kundenstammdaten im KASTNER ERP- sowie CRM-System
- Kompetente und freundliche Bearbeitung von Kundenanfragen
- Aktive Unterstützung in diversen Projekten des Bereichs Abholmarkt und Gastrodienst
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WAS SIND DEINE AUFGABEN?
- Einscannen und sorgfältige Zuordnung der Transportprotokolle – mit Genauigkeit, Weitblick und einem Blick fürs Detail
- Kontrolle und gewissenhafte Vorbereitung der Transportanträge für die Rechnungslegung – zuverlässig und mit spürbarer Wirkung
- Wertschätzende Kommunikation mit Leistungsträgern (ÖGK, Versicherungsträger, …) und Privatkund*innen – geprägt von Professionalität und menschlicher Wärme
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Deine Aufgaben bei uns
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Durchführen der monatlichen Abrechnung von Gehältern, Löhnen und Lehrlingsentschädigungen (Kollektivvertrag Bäcker und Gastgewerbe)
- Erstellung von Monats- und Jahresendarbeiten
- Vollständige Administration der Zeiterfassung
- Personaladministration und Stammdatenpflege
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Umsetzung der KV-Erhöhung, Gehaltsanpassung, Abrechnung von Karenzen, Änderung von Beschäftigungsverhältnissen inkl. Verträge und Langzeitkrankenständen
- Kommunikation zu Behörden und Ämter, Betreuung von Lohnabgabenprüfungen
- Ansprechpartner für arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragen
- Operative und fachliche Unterstützung der Kollegen
- Erstellung der Personalrückstellungen
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Ihre Aufgaben bei uns:
- Beratung und Betreuung unserer Kund:innen per E-Mail und am Telefon
- Kontrolle der Bestellungen für unsere Bäckereifachgeschäfte und Kaffeehäuser
- Bestellannahme und Bestellbearbeitung
- Empfang und Betreuung unserer Geschäftskunden
- Abwicklung von Sonderbestellungen
- Kontrolle von Standortabrechnungen und Retouren
- Administrative Unterstützung des Verkaufs bei Sortimentswechsel, Aktionen und Preiserhöhungen
- Unterstützung anderer Abteilungen wie z.B: Marketing, Buchhaltung, Personal
- Zusammenarbeit mit unserer Backstube und der Kommissionierung bezüglich Mengenplanung in der Produktion
- laufende Betreuung unseres Warenwirtschafts- und Kassensystems (BBN)
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Teilzeit (20-30 Std./Woche)
- Terminkoordination und Patientenadministration
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Ordinationsvorbreitung und -aufbereitung
- Empfang und Betreuung von Privatpatient:innen
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung Vertretung in anderen Bereichen (Springertätigkeit)
- Diensteinteilung von Montag - Freitag
- Dienstformen zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr
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