6 Assistenz der Geschäftsführung Jobs in Wien
EUROBAUSTOFF Österreich GmbH
Vollzeit
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Einleitung
- Ansprechpartner für Gesellschafter und Geschäftspartner sowie selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von internen und externen Anfragen
- Vorbereiten, Organisieren und Nachbearbeiten von Gesprächsterminen und Veranstaltungen
- Allgemeine Assistenzaufgaben
- Eigenverantwortliche Büroorganisation (Optimierung von Prozessen, Strukturen schaffen, Abläufe im Unternehmen
- Aus- und Aufbau der HR-Abteilung
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie agieren als Schnittstelle zwischen der FSW-Geschäftsführung, den einzelnen Betriebsbereichen des FSW (mit Schwerpunkt auf die Bereiche Personal, IT, Organisationsentwicklung und Betriebsführung), den Tochterunternehmen sowie externen Kooperationspartner:innen.
- Sie sind laufend zu aktuellen Themen mit internen wie externen Kontakten im Austausch und sorgen hierbei für einen guten Kommunikations- und Informationsfluss.
- Sie unterstützen die strategische Arbeit durch laufendes Kennzahlen- und Fortschrittsmonitoring sowie Reporting, Evaluierung und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Geschäftsführung und Büroleitung.
- Sie gestalten aktiv Wege und Prozesse zur Entscheidungsfindung, um der Geschäftsführung fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Analyse, Entwicklung, Steuerung und Optimierung von Strukturen passieren in enger Abstimmung mit der Büroleitung.
- Sie bereiten Themen und Unterlagen für die Geschäftsführer:innen fachkundig auf, begleiten diese zu Terminen und sind für die nachfolgende Kommunikation und Nachbearbeitung verantwortlich.
- Sie veranlassen die Umsetzung von Arbeitsaufträgen im Unternehmen und monitoren diese selbstverantwortlich. Sie koordinieren die Termine der Geschäftsführer:innen gemeinsam mit einem:einer administrativen Assistent:in.
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Pörner Ingenieurgesellschaft mbH
Vollzeit
Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche, organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung (inkl. Reisemanagement)
- Terminkoordination und -verwaltung, inklusive der Vor- und Nachbearbeitung
- Kommunikationsschnittstelle für alle internen Abteilungen und Führungskräfte
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Organisation von Inhouse-Veranstaltungen (z.B. Kundenevents, Mitarbeiterveranstaltungen)
- Unterstützung der Bereiche HR und Marketing
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Teilzeit 20 h (4-5 Tage/Woche)
- Organisations- und Administrationssupport für die Verwaltungsdirektion
- Terminmanagement inkl. Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Koordination und Mitarbeit bei Projekten und Aufgaben im Verantwortungsbereich der Verwaltungsdirektion
- Recherche und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Unterlagen
- Unterstützung im Recruiting sowie Organisation des Onboardings neuer Verwaltungsmitarbeitender
- Dokumentenmanagement inkl. Ablage, Archivierung und Pflege interner Vorlagen und Preisblätter
- Rechnungsbearbeitung, inkl. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Mahnwesen und digitalem Rechnungsworkflow
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