6 Assistenz der Geschäftsführung Jobs in Wien
Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
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Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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Diese Aufgaben begeistern Dich
- eigenständige und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
- professionelles Terminmanagement sowie Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen
- Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Unterstützung und aktive Mitwirkung bei Projekten sowie laufende Optimierung interner Pro-zesse
- proaktives Einbringen eigener Ideen und eigenverantwortliche Übernahme organisatorischer Themen
- Office-Management für die Ankerbrot-Gruppe
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und Protokollen
- selbstständige Bearbeitung und Priorisierung schriftlicher sowie telefonischer Korrespondenz
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen: Du steuerst die Kalender der Direktion vorausschauend, strukturiert und mit Blick fürs Wesentliche. Gleichzeitig unterstützt du die ärztliche Leitung in operativen, organisatorischen und ausgewählten strategischen Themen – verlässlich und diskret.
- Du organisierst und bringst Dinge voran: Meetings und kleinere Veranstaltungen liegen bei dir – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, inklusive Protokollen und Projektdokumentation. Eigenverantwortliches Arbeiten liegt dir sehr.
- Du bist die Drehscheibe: Du koordinierst zwischen Direktion, Abteilungen und Servicebereichen (HR, IT, Buchhaltung, QM) und kommunizierst souverän mit externen Partner*innen und Behörden.
- Du erarbeitest Inhalte auf den Punkt: Ob Berichte, Präsentationen, Anträge oder interne Kommunikation – du bringst Struktur in komplexe Themen und arbeitest eng mit PR/Marketing (Website, Intranet, Newsletter).
- Du behältst den Überblick im Tagesgeschäft: Du steuerst Anfragen, priorisierst, delegierst, organisierst Abläufe im Hintergrund und übernimmst auch klassische Office-Management-Themen.
- Du unterstützt bei sensiblen Themen: Du begleitest rechtliche Anfragen in Abstimmung mit der ärztlichen Leitung und sorgst für eine strukturierte Bearbeitung.
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Teilzeit (20 Std./Woche)
- Bedienung unserer internationalen Gäste in der Cafeteria der Privatklinik Döbling
- Wechseldienst von 7:00-17:00 Uhr oder von 10:00-19:30 Uhr
- Mindestens 2 Wochenenden im Monat frei
- Speise- und Getränkeservice
- Fachgerechte Ausgabe und Lagerung der Waren
- Exakte Führung des Lagerstandes
- Gewährleistung von Sauberkeit und Durchführung der Hygienestandards (GHP und HACCP)
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Teilzeit (20 Std./Woche)
- Herzlicher Empfang & Zentraler Erstkontakt: Als erste Stimme am Telefon geben Sie unseren PatientInnen vom ersten Moment an ein Gefühl von Sicherheit und Orientierung vor ihrem stationären Aufenthalt.
- Beratung & Begleitung: Sie führen PatientInnen einfühlsam und strukturiert durch den administrativen Prozess. Dabei klären Sie vorab alle Fragen zu Abläufen und für den Aufenthalt benötigten Dokumente.
- Schnittstellenmanagement: Sie übernehmen die Kommunikation mit in - und ausländischen Krankenversicherungen, holen Kostenübernahmen ein und sorgen für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für unsere PatientInnen.
- Datenpflege: Mit Ihrem Blick fürs Detail erfassen und pflegen Sie die Stammdaten im System –eine saubere Datenbasis ist das Fundament für einen professionellen Ablauf.
- Postfachmanagement: Sie behalten den Überblick im allgemeinen E-Mail-Postfach der stationären Aufnahme und sorgen für schnelle, verlässliche Rückmeldungen.
- Weiterentwicklung: Sie wirken aktiv an der Optimierung bestehender Abläufe mit und bringen sich bei der Gestaltung neuer, moderner Prozesse ein.
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