Vollzeit | Teilzeit
Ihre Aufgaben:
- nimmst du telefonische und schriftliche Störungsanfragen unserer internen Kund:innen entgegen
- reagierst du auf Meldungen aus dem Monitoring und koordinierst die weitere Bearbeitung
- analysierst du Auswirkungen und mögliche Ursachen von Störungen
- priorisierst du eingehende Anfragen und leitest diese an den 2nd-Level-Support oder externe Partner weiter
- dokumentierst du alle Vorgänge nachvollziehbar in unserem zentralen Ticketsystem
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Vorteile
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Wertschätzendes Arbeitsklima in einem engagierten Team
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Nach VerfĂĽgbarkeit eine begĂĽnstigte Dienstwohnung bzw. einen hauseigenen Kindergarten mit AuĂźenbereich (ab 2 Jahren)
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- MittagsmenĂĽs zu vergĂĽnstigten Konditionen
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Ăśberblick...
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Ihre Aufgaben:
- Netzwerkdesign, Betrieb und Optimierung an den Unternehmensstandorten (LAN, WLAN, MPLS, …)
- Mitarbeit bei spannenden Infrastrukturprojekten (z.B. Aufbau neuer Standorte, Adaptierung bestehender Standorte) – von der Planung bis zur InbetriebnahmeÂ
- Übernahme und Abwicklung von IT-Projekten im Bereich Netzwerke (NIS2, Switching, Routing, Firewall, WLAN, …) als Teil der Digitalisierungsstrategie
- Betreuung, Modernisierung und Standardisierung der eingesetzten Technologien und Netzwerk-Komponenten
- Fallweise Mitarbeit im IT-Support
- Zusammenarbeit mit Kollegen anderer Bereiche (Windows Systemadministratoren)
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DEINE MISSION:
- Eigenverantwortliche Bearbeitung und Analyse von Second-Level-Tickets sowie Eskalationsfällen
- Administration und Weiterentwicklung unserer Windows Server- und Microsoft 365-Umgebung
- Verwaltung und Pflege von Entra ID / Azure Active Directory sowie Gruppenrichtlinien und Berechtigungsstrukturen
- Unterstützung und Schulung des First-Level-Teams bei komplexeren Störungen
- Planung und Umsetzung von IT-Projekten in den Bereichen Netzwerk, Security, Cloud und Endpoint Management
- Automatisierung von Routineaufgaben mittels PowerShell-Scripting
- Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen und SystemhandbĂĽcher
- Aufbau und Weiterentwicklung der internen Knowledge Base
- Aktive Mitarbeit bei IT-Sicherheits- und DatenschutzmaĂźnahmen
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Ihre Aufgaben:
- nimmst du telefonische und schriftliche Störungsanfragen unserer internen Kund:innen entgegen
- reagierst du auf Meldungen aus dem Monitoring und koordinierst die weitere Bearbeitung
- analysierst du Auswirkungen und mögliche Ursachen von Störungen
- priorisierst du eingehende Anfragen und leitest diese an den 2nd-Level-Support oder externe Partner weiter
- dokumentierst du alle Vorgänge nachvollziehbar in unserem zentralen Ticketsystem
- Du arbeitest dabei eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und trägst wesentlich dazu bei, dass unsere Systeme zuverlässig verfügbar bleiben.
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Ihre Aufgaben:
- Du bist erste Ansprechperson bei Kundenaufträgen, -anfragen und -kommissionen.
- Du bearbeitest Retouren und Reparaturaufträge.
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten.
- Du organisierst Auslieferungen, überwachst Termine von Bestellungen und betreust den Mietgeräteverleih.
- Du ĂĽbernimmst administrative Aufgaben im Rahmen der Marktorganisation.
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Aufgaben
- Field Service
- User- und Clientmanagement
- Eigenständige Bearbeitung IT-technischer Störungen und Dokumentation
- Support in einer Microsoft Windows Umgebung (Server, Client, MS-Office)
- DurchfĂĽhren von Usertrainings
- Betreuung von Anwendungen
- Netzwerkverwaltung /LAN / WLAN / VLAN
- Betreuung unseres Krankenhaus Informationssystems (KIS)
- Koordination von Dienstleistern und Lieferanten
- Mitarbeit in Projekten (z.B. Soft- und Hardwareumstellungen)Â
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Administration unserer Kassen, unter anderem der Erstellung von Artikelmasken, Anlegen von Preisen und Kasseneinstellungen, abgestimmt auf das jeweilige Event
- am
Auf- und Abbau von Kassensystemen in unseren Gastronomiebetrieben und bei diversen Events - als Support bei diversen Veranstaltungen
- am Client Hardware- und Softwaremanagement
- am Client-Patch und Update-Management mit dem Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)
- am Mobile Device Management mit Microsoft Intune
- an der Betreuung von Kassensystemen (Hard- und Software) an unseren AuĂźenstandorten
- bei diversen Organisations- und IT-Projekten mit
- im 1st Level & 2nd Level Support
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Voll- oder Teilzeit
- Direktverrechnung mit Versicherungen
- Honoarverrechnung mit Ă„rzt:innen und Patientenvermittler:innen
- Ansprechpartner:in fĂĽr allgemeine Fragen sowie Bearbeitung von Anfragen zum Themenkreis Verrechnung
- Buchung von Zahlungsläufen, Mahnläufe bearbeiten, etc.
- Kontrollfunktion fĂĽr ambulant verrechnete Leistungen zu Quartals-/Jahresabschluss
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befristet bis 30.06.2029
- Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektplänen, Arbeitspaketen, Statusberichten, Projektpräsentationen und Inbetriebnahmemanagement
- Zentrale Anlaufstelle fĂĽr die gesamte Projektkommunikation
- Aktive Kommunikation mit den Projektbeteiligten und Stakeholdern
- Dokumentenmanagement und administrative Projektarbeit
- Befristet bis 30.06.2029
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Was dich erwartet
- UnterstĂĽtzung in der Personalverrechnung (Payroll) mit administrativem Schwerpunkt
- Erstellung von Dienstverträgen sowie Ausarbeitung sämtlicher HR-relevanten Vereinbarungen
- Kontrolle und Pflege von Zeitkonten
- PrĂĽfung und Freigabe von Reise- und Spesenabrechnungen
- Abwicklung des Abwesenheitsmanagements (Urlaub, Krankenstände etc.)
- Erstellung von Auswertungen und HR-Reports
- FĂĽhrung und Pflege der elektronischen Personalakte
- UnterstĂĽtzung bei der organisatorischen Umsetzung von Personalanforderungen und HR-Prozessen
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und zentrale Kommunikationsdrehscheibe für das IT-Team sowie Schnittstelle zu Rektorat, Fakultäten, Shared Services (z.B. HR, Finance, Marketing) und internationalen Standorten
- Organisation und Steuerung des IT-Servicedesks, einschlieĂźlich Ticket-Dispatching sowie Support fĂĽr Mitarbeiter*innen per Telefon, E-Mail, Remote und vor Ort.
- Verantwortung fĂĽr das IT-Asset- und Inventory-Management, inklusive Beschaffung von Hard- und Software sowie Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie, sowie Vertragsmanagement
- Organisatorische & administrative UnterstĂĽtzung des CIO und des IT-Teams, insbesondere bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetplanung, Forecasts
- Erstellung von IT-Dokumentationen, Prozessen, Policies, SOPs und Protokollen
- Mitarbeit bei IT- und Organisationsprojekten (z.B. MS-Teams-Integration, Berechtigungsvergaben, Prozessdigitalisierung, NIS2)
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
Informationen zur offenen Position
- Du unterstĂĽtzt uns bei der Administration von Mitarbeiter*innen in unseren digitalen Personalmanagement - Tools
- Du übernimmst in unserem Team organisatorische und administrative Belange z.B. Terminplanung, Dateneingabe, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen etc.
- Du supportest uns in den Bereichen Employer Branding, Personalentwicklung und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Du begleitest die Organisation und Umsetzung von Meetings, Veranstaltungen und Schulungen
- Du führst eigenständig Recherchetätigkeiten zu aktuellen personalrelevanten- oder arbeitsrechtlichen Fragestellungen durch
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Teamleitung bei der fachlichen, organisatorischen und strategischen Steuerung des FDM-Teams, eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche sowie Vertretung der Teamleitung bei Abwesenheit
- Mitwirkung bei der fachlichen und strategischen Weiterentwicklung des Forschungsdatenmanagements an der Universität Wien sowie Mitarbeit bei der Entwicklung, Implementierung und Evaluation von FDM-Services
- Weiterentwicklung des universitätsweiten Data-Stewardship-Programms sowie Koordination der Data Stewards mit Schwerpunkt auf den Geistes- und Sozialwissenschaften
- Koordination und Weiterentwicklung des Zertifikatsprogramms für Data Stewards der Universität Wien einschließlich Curriculum-Entwicklung, eigener Lehrtätigkeit, Qualitätssicherung und Evaluation
- Beratung von Forschenden zu Forschungsdatenmanagement und FAIR Data und UnterstĂĽtzung bei komplexen FDM-Vorhaben
- Mitwirkung an strategischen Entwicklungsfeldern wie Open Science, neuen Forschungsinfrastrukturen und organisationsĂĽbergreifenden Services
- Enge Zusammenarbeit mit den anderen Teams der Abteilung Forschungs- und Publikationsservices bei der Entwicklung eines abgestimmten Serviceportfolios entlang des Forschungszyklus
- Zusammenarbeit mit den Fachbibliotheken und weiteren Bereichen der Universitätsbibliothek bei der Entwicklung gemeinsamer Services und der Vermittlung von FDM-Angeboten
- Zusammenarbeit mit der DLE Zentraler Informatikdienst, der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung sowie weiteren universitären Partner*innen und Vertretung des Forschungsdatenmanagements in universitätsinternen, nationalen und internationalen Gremien und Fachnetzwerken sowie bei Veranstaltungen
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Ihre Aufgaben:
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- UnterstĂĽtzung bei Projekten und MaĂźnahmen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, PrĂĽfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezĂĽgliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstĂĽtzen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und BĂĽroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstĂĽtzen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, PrĂĽfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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Ihre Aufgaben:
- UnterstĂĽtzung bei der Koordination internationaler Ăśbersetzungs- und linguistischer Validierungsprojekte
- Kommunikation mit internationalen Projektpartner*innen
- Organisation von Besprechungen sowie Terminabstimmung
- Dokumentation und Nachverfolgung von Ăśbersetzungs- und Validierungsprozessen
- Verwaltung sprachspezifischer Dokumente und Studienunterlagen
- Aufbereitung und Aktualisierung von Fragebögen, Arbeitsmaterialien und Übersichtslisten
- Unterstützung bei der Harmonisierung von Übersetzungen und Qualitätssicherung
- Allgemeine organisatorische und wissenschaftliche UnterstĂĽtzung der Projektleitung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben -
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) -
Ăśber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-ButtonÂ
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Deine Aufgaben
- Zentrale Anlaufstelle & Support: Du bist die erste Anlaufstelle für Führungskräfte aus dem Bereich Menschen mit Behinderung bei Fragen zu unseren Hauptanwendungen CareCenter und den Zeitmanagement-Programmen.
- Schnittstelle & Weiterleitung: Du löst kleinere Anfragen direkt und leitest komplexere Probleme strukturiert an die interne IT (ggf. über deren Ticketsystem) oder an externe Dienstleister (z.B. Firma CGM) weiter.
- Schwerpunkt Zeitmanagement: Du begleitest die Programme UPI (Dienstplan) und UWI (e-Zeit) als administrative Schnittstelle zwischen dem Fachbereich, HR und der IT und unterstützt verlässlich bei der Abrechnungskontrolle.
- Qualitäts- & Datenmanagement: Du stellst die Korrektheit von Datenständen sicher, passt Excel-Listen flexibel an die Anforderungen des Fachbereichs an und unterstützt beim Erstellen von einfachen, verständlichen Kurzanleitungen für das Team.
- Administrative Koordination: Du unterstĂĽtzt im Alltag bei administrativen Tasks (z.B. beim Pflegenavi oder dem Handling von Pliant-Firmenkreditkarten).
- Verbindender Informationsfluss: Durch einen wertschätzenden Austausch mit dem Pflegemanagement, der IT und HR sorgst du dafür, dass alle Beteiligten stets gut informiert sind.
- EinfĂĽhrung des neuen Dokumentationssystems: Du unterstĂĽtzt bei der Implementierung und begleitest die EinfĂĽhrung in den Bereich.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie unterstĂĽtzen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie ĂĽbernehmen auĂźerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie beschäftigen sich mit finanziellen und personellen Aspekten im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten.
- Sie erledigen die RechnungsprĂĽfung bei Projekt- und Berufungsbudgets.
- Sie organisieren Meetings, Workshops, Tagungen, etc.
- Sie betreuen Veranstaltungen direkt vor Ort.
- Sie administrieren Reisetätigkeiten und Kostenrefundierungen.
- Sie verwalten Daten in universitären IT-Systemen.
- Sie helfen bei der administrativen Vorbereitung von Publikationstätigkeiten.
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie befĂĽllen die Homepage mit institutsrelevanten Inhalten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner*in zwischen der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.).
•   Sie unterstützen die Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
•   Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind für die Steuerung und Optimierung der zentralen administrativen Prozesse in der Verwaltung des Instituts sowie für die Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
•   Sie sind für die Planung- und Verwaltung des Institutsbudgets zuständig.
•   Sie sind verantwortlich für die Koordination und die fachliche Anleitung des administrativen Personals am Institut.
•   Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und der Universität in den Bereichen Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung des Instituts eng zusammen.
•   Sie koordinieren das Auswahlverfahren für die IVC-Research-Fellowships und sind für die Koordination der Vertragserstellung zuständig.
•   Sie sind für die administrative Betreuung der IVC-Research-Fellows zuständig.
•   Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
•   Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
•   Sie sind für die Erhebung notwendiger Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig und koordinieren allfällige Umbauarbeiten (Schnittstellenfunktion zwischen den beauftragten Firmen, der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie verantworten die selbstständige Qualitätssicherung, Aufbereitung und Pflege von Daten Studieninteressierter und Studierender.
- Sie stellen die Berechtigung zur Teilnahme an einzelnen Verfahrensschritten fest und verwalten die Ergebnisse der Aufnahme- und Eignungsverfahren an der Universität Wien.
- Sie betreiben das Monitoring zulassungsrelevanter Prozesse.
- Sie erstellen Spezialanalysen und Statistiken zu einzelnen Prozessen und Zielgruppen samt narrativer Interpretation der Daten inkl. Ursachenforschung.
- Sie ermöglichen einen unkomplizierten Zugang zu Studiendaten im Rahmen bestehender Self-Service-Systeme (IBM Cognos), die Sie bedarfsorientiert weiterentwickeln und ergänzen.
- Sie erstellen und versenden effektiv und zielgerichtet individualisierte Informationsschreiben ĂĽber unseren Massmailer.
- Sie arbeiten proaktiv bei der Organisation und DurchfĂĽhrung der Aufnahmeverfahren mit speziellem Fokus auf Barrierefreiheit mit.
- Sie haben universitäre Ziele im Blick, wenn Sie Daten für die Stakeholder aufbereiten.
- Sie unterstĂĽtzen die Weiterentwicklung digitalisierter Antrags- und Zulassungsprozesse.
- Sie arbeiten proaktiv im Daily Business der Abteilung mit (zB. Bearbeitung von Tickets und Anträgen auf Zulassung).
- Sie arbeiten anlassbezogen mit inner- und außeruniversitären Einrichtungen zusammen.
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