2 Administrativer Assistent Jobs in Wien
Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind für die effiziente Unterstützung der Direktion in der Wiener Schule für Gesundheitsberufe in Bezug auf organisatorische und administrative Tätigkeiten zuständig und stellen sicher, dass die Verwaltungsprozesse in Ihrem Rahmen reibungslos eingehalten werden.
- Sie übernehmen die Kommunikation mit externen Kooperationspartner:innen (wie z.B. die Bildungsdirektion, MA 15 etc.) und sorgen für fristgerechte Übermittlung von bspw. Anträgen, Meldungen im Bezug auf Statistiken etc.
- Mit Ihrer verantwortungsvollen Terminplanung - und koordination in der Schule inkl. Schüler:innengespräche sorgen Sie für Struktur und Verlässlichkeit.
- Durch Ihre sorgfältige Vor- und Nachbereitung inkl. Protokollführung schaffen Sie die Grundlage für produktive Entscheidungen und eine gute Zusammenarbeit im Team.
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Informationen zur offenen Position
- Office-Management (Terminkoordination, Rechnungen, Koordination sämtlicher administrativer Agenden der Ärztlichen Direktion, etc.)
- Zuweisermanagement
- Erstellung statistischer Auswertungen, Präsentationen, etc.
- Einreichung von Fortbildungen zur DFP-Approbation
- Nahtstelle zwischen den verschiedenen Abteilungen und Häusern
- Schriftverkehr und E-Mailpostfachverwaltung
- Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Sitzungen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (Sitzungsprotokolle, …)
- Selbständige Durchführung allgemeiner Sekretariatsagenden
- Mitwirkung bei Projekten
- Selbstständige administrative Abwicklung der Famulaturen von Medizinstudierenden
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