4 administrative Prozesse Jobs in Wien
WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Sehr gute Outlook & Excel - Kenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke - schriftlich wie mündlich
- Teamplayer & Hands- on Mentalität
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweis
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Ihre Aufgaben:
- Du bekommst in deiner 3-jährigen Lehrzeit Einblicke in verschiedene Abteilungen wie dem Service Center, der Bestandskoordination, dem Warenein- und ausgang sowie der Kassa. Auf diese Weise machst du dich mit den Abläufen im Markt bestens vertraut.
- Du bist für administrative Aufgaben verantwortlich und hast deinen Bereich perfekt im Griff.
- Du betreust Kundenanfragen und Reklamationen am Telefon, per E-Mail und direkt am Service Center.
- Du bearbeitest die eingehende Post sowie Kundenkommissionen und Kundenaufträge.
- Du arbeitest bei der Inventur und Bestandsaufnahme mit.
- Du lernst Grundkenntnisse betrieblicher Buchführung und Kostenrechnung und wirkst beim Zahlungsverkehr mit.
- Du bist von Anfang an ein vollwertiges Teammitglied und übernimmst Schritt für Schritt mehr Verantwortung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung des Raum- und Ressourcenmanagements durch die Übernahme zentraler administrativer Tätigkeiten wie beispielsweise der Material- und Ressourcenverwaltung, der Abwicklung von Bestellungen, Refundierungen und Rechnungen sowie der Bearbeitung des zentralen Posteingangs
- Organisation und Koordination interner Veranstaltungen und Events inkl. Planung, Durchführung und Nachbereitung sowie Verwaltung und Buchung von Besprechungsräumen einschließlich Terminbetreuung und Organisation der Verpflegung
- Mitarbeit bei der Optimierung und Standardisierung administrativer Prozesse
- Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen im Team sowie den Fachbereichen des Raum- und Ressourcenmanagements
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb -
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in sämtlichen administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Arbeitsumfeld. -
Sie übernehmen die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsadministration und wirken in der organisatorischen Betreuung der Studierenden mit. -
Sie helfen bei der Planung und Durchführung von Gastvorträgen, Kongressen und Tagungen mit und tragen so zur Sichtbarkeit der Abteilung bei. -
Sie unterstützen bei der Betreuung von Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen. Allgemeine Sekretariatsagenden -
Sie sind verantwortlich für die Termin- und Raumkoordination sowie für die Vorbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung. -
Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für sämtliche die Büro- und Lehrveranstaltungsräumlichkeiten der Abteilung betreffenden Angelegenheiten. - Sie übernehmen die Funktion des*r Inventarbeauftragten der Abteilung Finno-Ugristik und sind zudem für die Schlüsselverwaltung verantwortlich.
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Sie betreuen und aktualisieren in Rücksprache mit den zuständigen wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen die Abteilungshomepage und stellen die Aktualität der Informationen sicher. -
Sie unterstützen bei der Organisation von Dienstreisen und verwalten Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen. -
Sie erledigen Post- und Dienstwege und tragen damit zu einem reibungslosen organisatorischen Ablauf des Abteilungsbetriebs bei. Unterstützung in der Budget- und Drittmittelverwaltung -
Sie wirken bei der Ressourcen- und Budgetplanung der Abteilung mit. -
Sie unterstützen in der laufenden Buchhaltung sowie im Projektcontrolling. -
Sie tragen die Verantwortung für die Handkassa und führen Überweisungen durch.
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