4 administrative Prozesse Jobs in Wien
Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie gewährleisten den reibungslosen Ablauf des Büros der Bereiche Recht und Datenschutz und stellen sicher, dass die juristische Facharbeit optimal unterstützt wird.
- Sie führen selbständig fachlich und disziplinär das Team der administrativen Assistent:innen (10 Mitarbeiter:innen) mit Klarheit, Wertschätzung und einem starken Sinn für Zusammenarbeit sowie Förderung der Mitrabeiter:innen.
- Sie verantworten die interne Verwaltung (Korrespondenz, Fristenverwaltung, Protokollführung, Bestellungen, Rechnungskontrolle, Administration von Gremientätigkeiten, etc.) und behalten somit administrative Details ebenso im Blick wie das große Ganze (Organisation und Kommunikation).
- Sie übernehmen die Verantwortung für die Qualitätssicherung im Assistenzteam, schaffen Zusammenhänge und sind bereit Prozesse bereichsübergreifend zu vereinfachen.
- Sie arbeiten direkt mit den Bereichsleitungen (Jurist:innen) zusammen und fungieren als Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern (Partnerorganisationen, Rechtsanwälten, Beratungsunternehmen, Lieferanten).
- Mit Offenheit und Gestaltungsfreude wirken Sie aktiv an der Büroorganisation der Bereiche Recht und Datenschutz mit und entwickeln diese weiter, um Verbesserungen zu erlangen – mit dem Blick für das Wesentliche und dem Gespür für Schnittstellen und Prozesse.
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IHRE AUFGABEN
- Unterstützung bei Planung, Umsetzung und Verwaltung von Studierenden- und Personalmobilität
- Halten von Infoveranstaltungen, Präsentationen, Beratung von Studierenden und Mitarbeiter*innen
- Koordination und Abwicklung von Kurzzeitmobilitäten (Blended Intensive Programmes)
- Weiterentwicklung der notwendigen Softwareunterstützung und FH-internen Prozesse in Absprache mit weiteren Abteilungen
- Unterstützung von Studiengängen bei Internationalisierungsagenden
- Administrative Abwicklung der Mobilität, Berichtslegung und Pflege der Partnerdatenbank
- Organisation von Vernetzungs-Events von Incoming- und Outgoing-Studierenden
- Vertretung der FHTW bei Messen, nationalen und internationalen Events
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Ihr Aufgabenbereich
- Führung und Koordination der Administration – Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
- Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
- Finanzmanagement und Controlling – Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
- Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
- Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
- Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung und internationalen Kooperationspartnern
- Personalmanagement – Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
- Führung, Beaufsichtigung und Unterweisung des administrativen Personals
- Unterstützung der „Gender und Diversity Strategie“ des Instituts
- Kommunikation und Schnittstellenmanagement – Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
- Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen
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Deine Aufgaben
- Leitung von einem interdisziplinären Mitarbeiter*innenteam
- Vorbereitung und Durchführung von Teambesprechungen und Klausuren
- Verantwortlich für pädagogische, personelle, wirtschaftliche und administrative Angelegenheiten
- Zusammenarbeit mit Erwachsenenvertreter*innen, Behörden, usw.
- Mitarbeit in der Betreuung der Klient*innen
- Stärkung der Eigenständigkeit sowie Selbstbestimmung von Frauen und Männern mit Behinderung in unseren Einrichtungen
- Ermöglichung der Teilhabe an allen Lebensbereichen gemäß dem Leitbild Menschen mit Behinderung
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