Aufgabenbereiche:
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Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminkoordination, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung von Meetings) -
Rechnungsabwicklung -
Protokollführung -
Tätigkeiten zur Betreuung und Pflege unserer Plattformfunktion (Kontaktlisten, Recherchen/universitäre Datenbanken) -
Drehscheibe für Informationen innerhalb des Teams als auch Schnittstellenfunktion im Rahmen von Kooperationen -
Allgemeine Unterstützung des Teams -
Produktionsassistenz bei Veranstaltungen und Ausstellungen
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In dieser abwechslungsreichen Funktion unterstützen Sie die Dekanatsleitung in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Mitarbeit in den Bereichen Controlling, Berichtswesen sowie interne und externe Kommunikation.
- administrative und organisatorische Unterstützung der Dekanatsleitung
- Mitarbeit bei Budgetplanung, Budgetüberwachung und Berichtswesen
- Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationsunterlagen
- Unterstützung bei fakultätsinternen Controlling-Prozessen
- Koordination und Dokumentation sowie Protokollführung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Mitwirkung bei Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Fakultät
- Betreuung und Aktualisierung von Website-Inhalten, Newslettern und Informationsmaterialien
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Ausschreibungen und fakultätsbezogenen Projekten
- Schnittstellenfunktion zu Instituten, zentralen Serviceeinrichtungen und externen Partner*innen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Fakultätszentrums Archäologie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Sie sorgen für Kommunikation unter den Zentrumsteilnehmer*innen, planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Events. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (zentrums-intern, universitär, und mit den Partners des Forschungsnetzwerks HEAS, etc.).
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Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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Informationen zur offenen Position
- Abwicklung von Aufnahmen und Entlassungen der Patient*innen auf den Stationen
- Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Telefontätigkeit,...)
- Erfassung klinischer Leistungsanträge, Befundadministration
- Vertretungs- und Springertätigkeiten innerhalb des Teams
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Ihre Aufgaben:
- Administrative Betreuung, selbständige Erarbeitung und Aufbereitung bzw. Erstellung diverser Statistiken zur Unterstützung der Arbeit an der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften
- Betreuung der im Dekanat anfallenden Evaluierungen (zB. im personellen Bereich oder im Vergleich mit Fakultäten ähnlichen Fachgebiets im nationalen und internationalen Bereich)
- Monitoring der Personal- und Studierendenentwicklung hinsichtlich verschiedener vorgegebener statistischer Parameter
- Unterstützung des Teams bei Personal- und Budgetangelegenheiten
- Zuarbeit als Teil des Teams bei der Betreuung von Laufbahnstellen und Berufungsverfahren
- Mitarbeit bei allen anfallenden Geschäftsfällen des Dekanates
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IHRE AUFGABE:
- Unterstützung der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Recherchen)
- Förderanträge und -abrechnungen
- Pflege von Datenbanken und Dokumentensystemen
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen und Abwicklung von Vergabeverfahren
- Erstellung diverser Auswertungen und Reports für die Vertriebsleitung
- Neuanlage und laufende Aktualisierung von Kundenstammdaten im KASTNER ERP- sowie CRM-System
- Kompetente und freundliche Bearbeitung von Kundenanfragen
- Aktive Unterstützung in diversen Projekten des Bereichs Abholmarkt und Gastrodienst
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20 Std./Woche
- Spermiogramme und Samenaufbereitung
- Kryokonservierung von Ei- und Samenzellen/Embryonen
- Eizellsuche
- Embryologie
- IVF/ICSI
- Embryotransfer
- Polkörper- und Blastozystenbiopsie
- Dokumentation aller Arbeitsschritte
- Bestellwesen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
- Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
- Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.
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