Anstellungserfordernisse:
- Allgemeine oder Berufsbildende Höhere Schule (Matura)
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Erfahrung im Arbeiten mit Datenbanken und ggf. deren Weiterentwicklung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an einer langfristigen Tätigkeit, die Kontinuität verlangt
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
- Anlaufstelle für Studierende sowie administrative Unterstützung für Lehrende und Mitarbeitende
- Terminkoordination und Reisemanagement
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungen, Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen sowie unterstützende Tätigkeiten im Budgetbereich
- Administrative Unterstützung in Lehre, Forschung und Studienbetrieb
- Betreuung der FOB-Bibliothek
- Administrative Schnittstelle zwischen Lehrenden und Studierenden
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie übernehmen die administrative Unterstützung des Teams, insbesondere notwendige organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnungen und weiteren administrativen Prozessen.
- Sie bereinigen, strukturieren und bereiten Daten für die digitale und automatische Hörsaalplanung auf (Datenaufbereitung und Data Cleaning).
- Sie unterstützen bei der Überprüfung, Auswertung und dem Vergleich von Berechnungsergebnissen sowie bei der Aufbereitung der Ergebnisse für Präsentationen.
- Sie verwalten und dokumentieren Test- und Forschungsdaten strukturiert.
- Sie bauen ein PHAIDRA-Archiv für unsere Testdaten auf und pflegen es, inklusive Verlinkung und Bereitstellung der Inhalte auf der Lehrstuhl-/Institutswebsite.
- Sie wirken an der Pflege und Weiterentwicklung des Department-Wikis mit, insbesondere bei der strukturierten Dokumentation von Informationen und Arbeitsabläufen.
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✅ Was du mitbringen solltest
- Positiv abgeschlossene 9. Schulstufe
- Interesse an kaufmännischen Themen und organisatorischen Abläufen
- Motivation für den Start ins Berufsleben
- Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordination von Abläufen in den verschiedenen Laborbereichen
- Unterstützung im administrativen Laborbetrieb: Hilfestellung bei Einkauf und Verwaltung von Chemikalien und Verbrauchsgütern, Computerrecherchen, Preisanalysen, Sicherheitsmanagement, Unterstützung bei der Instandhaltung der Labore (Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten etc.) und ähnliches.
- Unterstützung der Forschung: Vorbereitung von Messungen (Säuretitration, Destillation, Probenlösung, chromatographische Trennmethoden), Unterstützung bei der massenspektrometrischen Probenanalyse, etc.
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen nach internen Vorgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Erfassung von Eingangsrechnungen zum Beispiel Material, BCD-Travel und SIXT
- Mithilfe im Mahnwesen sowie bei der Bearbeitung offener Posten
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen
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Teilzeit
St. Valentin
24.09.2026
St. Valentin
Ihre Aufgaben:
- Du bist erste Ansprechperson bei Kundenaufträgen, -anfragen und -kommissionen.
- Du bearbeitest Retouren und Reparaturaufträge.
- Du organisierst Auslieferungen, überwachst Termine von Bestellungen und betreust den Mietgeräteverleih.
- Du übernimmst administrative Aufgaben im Rahmen der Marktorganisation.
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten.
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Ihre Aufgaben:
- E-Mail- Anfragenbearbeitung: Sie bearbeiten den Posteingang der Handesabteilung,
beantworten Standardanfragen und leiten Anliegen an der richtigen Stelle weiter. - Webshop-Pflege: Sie stellen Artikel online und offline, pflegen Lieferzeiten und
Produktdaten und halten unsere Shops aktuell. - Auftrags- und Datenpflege: Sie unterstützen bei der Auftragsentwicklung, der
Rechnungsprüfung und der Pflege von Stammdaten. - Allgemeines Backoffice: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.
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Deine Aufgaben
- Unterstützung der Bewohner:innen in der Bewältigung ihres Lebensalltags durch entsprechende Hilfestellung (z. B. bei Haushaltsführung, Wäschepflege, Zimmerhygiene, Tagesstrukturierung, Freizeitaktivitäten mit Bewohner:innen)
- Übergabe der Wohneinheit bei Einzug der Bewohner:innen
- Abnahme der Wohneinheit bei Auszug der Bewohner:innen
- Räumung der Wohneinheiten
- Hilfestellung zur Instandhaltung der Wohneinheiten
- Begleitung von Bewohner:innen (z. B. zu Behörden, Ärzt:innen), um die pünktliche Wahrnehmung der Termine sicherzustellen
- Unterstützung bei der Sicherstellung des Betreuungsangebots gemäß Einrichtungskonzept unter Anleitung der fallführenden Sozialarbeiterin/des fallführenden Sozialarbeiters
- Dokumentation arbeitsbezogener Inhalte, Tätigkeiten und Wahrnehmungen
- Unterstützung der Sozialarbeiter:innen bei Konfliktsituationen mit Bewohner:innen im Bedarfsfall und unter Beachtung des Sicherheitskonzeptes
- Unterstützung bei der Durchsetzung der Hausordnung im Bedarfsfall
- Einfache, schematische, administrative Tätigkeiten
- Anleitung von Teilnehmer:innen des FSJ und Zivildienstleistenden
- Austausch und Zusammenarbeit mit allen in der Einrichtung tätigen Berufsgruppen
- Zusammenarbeit mit relevanten internen Abteilungen
- Kooperation mit relevanten externen Stellen
- Mitarbeit im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Teilnahme an Supervision, Teambesprechungen und Klausuren
- Teilnahme an internen und relevanten externen Arbeitskreisen sowie Vernetzungsgremien auf Anfrage der Einrichtungsleiterin/des Einrichtungsleiters
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IHRE AUFGABE:
- Unterstützung der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Recherchen)
- Förderanträge und -abrechnungen
- Pflege von Datenbanken und Dokumentensystemen
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Ihr Aufgabengebiet:
- Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte bei Anfragen an das HR People Services Team und sorgen dafür, dass Anliegen professionell, lösungsorientiert und serviceorientiert bearbeitet werden.
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IHRE AUFGABEn:
- Unterstützung der Abteilung Bau und Technik im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung, Angebotseinholung, Recherchen, Budgetverwaltung)
- Verwalten der Dokumentation und Pflege des Dokumentensystems
- Auftragsverwaltung und -abrechnungen
- Reisemanagement für Abteilungsmitarbeiter
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Unterstützung in verschiedenen Referaten der Fakultät sowie selbstständige Bearbeitung laufender administrativer Agenden
- Planung, Koordination und Umsetzung interner Abläufe, Termine und organisatorischer Prozesse
- Bearbeitung und Koordination interner und externer Anfragen sowie Kommunikation und Abstimmung mit unterschiedlichen Organisationseinheiten der Fakultät
- Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Unterlagen und Auswertungen sowie Pflege von Daten in internen Systemen und Datenbanken
- Kommunikation und Betreuung von Studierenden in deutscher und englischer Sprache
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Strukturen, Arbeitsabläufe sowie bei allgemeinen und projektbezogenen Tätigkeiten
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Informationen zur offenen Position
- Abwicklung von Aufnahmen und Entlassungen der Patient*innen auf den Stationen
- Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Telefontätigkeit,...)
- Erfassung klinischer Leistungsanträge, Befundadministration
- Vertretungs- und Springertätigkeiten innerhalb des Teams
- Verfassen medizinischer Befunde
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Teilzeit
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card-Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Tasks:
- Collaboration on research and teaching tasks as well as examinations
- Research and project activity
- Writing a dissertation and publications
- Participation in scientific events
- Assistance/Collaboration in organizational and administrative tasks
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
- Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
- Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
- Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Website-Inhalte, unsere sozialen Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.
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