Ihre Aufgaben:
- Überprüfung von Material- und Ersatzteilsendungen auf Vollständigkeit und Einhaltung der Vorschriften
- Sicherstellen einer fachgerechten Verpackung von Material- und Ersatzteilsendungen
- Erstellen und Prüfen der erforderlichen Versandpapiere
- Disposition und Buchung von Sendungen unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben
- Koordination von EIC- oder Ad-hoc-Sendungen
- Bearbeitung und Verfolgung von Zollverfahren (Import, Export, Versandverfahren)
- Klärung von Unstimmigkeiten und Nachverfolgung von Zollprozessen
- Aufnahme und Bearbeitung von Kundenanfragen (intern und extern)
- Sicherstellung einer lösungsorientierten Kommunikation mit Kunden
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Ihre Aufgaben sind:
- Erstellung und Aufbereitung von Kalkulationen im Zuge des Budgetierungsprozesses
- Mitarbeit bei der quantitativen und qualitativen Analyse der Personalplanung und -budgetierung
- Erstellung der monatlichen Personalplanvorgaben
- Betreuung und Weiterentwicklung des Berichtswesens
- Optimierung und Gesamtorganisation der Personalcontrolling-Ablaufprozesse
- Durchführung von ad hoc Analysen für diverse Stakeholder
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Was Sie erwartet
- Sie übernehmen die Verantwortung für die Erstellung, Analyse und Überwachung der zentralen HR-Reports und Berichterstattung. Damit die Zahlenbasis verlässlich ist unterstützen Sie bei Aktivitäten rund um die Datenhygiene.
- Gemeinsam entwickeln wir das laufende HR Reporting mit Kennzahlen und KPIs weiter, um zukünftige Fragengezielt beantworten zu können. Auch Ad-hoc Auswertungen und Standardauswertungen gehören zu Ihrem Aufgabenbereich.
- P&I Loga ist die HR Softwarelösung mit der wir die Personalarbeit Haberkorn digitalisiert abwickeln. Sukzessive machen Sie sich mit der Software vertraut und wachsen so auch in die Rolle als Superuser und Ansprechperson hinein. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen werden Sie dabei begleiten, sodass sie mittelfristig auch Implementierungsprojekte in der Haberkorn Gruppe unterstützen können.
- Sie sind eingebunden in ein 15-köpfiges HR-Team, das auf die Standorte Wolfurt und Wien verteilt ist. In Ihrer täglichen Arbeit werden Sie aber auch mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Rechnungswesen und der IT national sowie international zusammenarbeiten.
- Die Bezahlung liegt - je nach Erfahrung und Qualifikation - deutlich über dem KV-Mindestgehalt.
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Vollzeit
1230 Wien, 3106 St. Pölten
10.09.2025
1230 Wien, 3106 St. Pölten
GOURMET stellt sich vor...
- an der standardisierten Abbildung der Unternehmensprozesse im ERP-System nach OpEx-Kriterien
- an der Bereitstellung von Informationen und Auswertungen aus den Großküchen-IT-Systemen
- an der Beratung der Fachabteilungen und Stabstellen
- an der Konzeption von Lösungen und Prozessen in Dynamics AX
- an der Erstellung und Bereitstellung von Berichten
- an der Durchführung von übergreifenden (Ad-Hoc-)Analysen
- an diversen Projekten
- an der Umsetzung der unternehmensweiten OpEx-Strategie
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ab 30 Std./Woche
- Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung für eine:n der Geschäftsführer:innen
- Schnittstelle zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen, Mitarbeiter:innen und externen Partnern
- Allgemeine Assistenztätigkeiten: Laufendes Terminmanagement, eigenverantwortliche Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Protokollführung, Dienstreisevorbereitung, etc.
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (regelmäßig und ad-hoc), Veranstaltungen, Workshops und Seminaren
- Mitarbeit und Unterstützung bei Projekten: Erstellung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen, Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und -kontierung
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Was Sie erwartet:
- Mit Ihrem analytischen Denken und Ihrem versierten Umgang mit Zahlen verstärken Sie unser Finanzmanagement-Team bei der Weiterentwicklung von Kostenrechnungs- und Reportingprozessen, sowie als kaufmännische*r Ansprechpartner*in für Projektkalkulationen und Förderabrechnungen.
- Sie schätzen es, Verantwortung für Ihr eigenes Aufgabengebiet zu übernehmen und widmen sich pro aktiv Ihren Aufgaben, wie z.B. der Durchführung des monatlichen Berichtswesens (Forecast, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen) inkl. Datenvisualisierung sowie der Erstellung von Förderanträgen und -abrechnungen.
- In der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, wie z.B. bei Ad-hoc Auswertungen und regelmäßige Hochrechnungen oder (Projekt) Budgetplanung in Zusammenarbeit mit Projektleiter*innen profitieren Sie von Ihrer kommunikationsstarken Persönlichkeit und konsensorientierten Servicementalität.
- Sie haben gelernt auch in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens sinnvolle Prioritäten zu setzen und sehr gute Ergebnisse zu liefern.
- Die Qualität Ihrer Arbeit ist Ihnen sehr wichtig, deswegen begrüßen Sie gemeinsames Lernen und die Möglichkeit sich weiterzubilden.
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