4 Stabsstelle Jobs in Wien
Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind für die effiziente Bestellung von Dienstleistungen zuständig und stellen sicher, dass alle Bestellungen fristgerecht eingehen.
- Sie sind verantwortlich für die Prüfung der eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit, vergleichen diese mit den Bestellungen und klären eventuelle Abweichungen.
- Sie tragen aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Beschaffungs- und Rechnungsabwicklungsprozesse bei, in dem Sie Schwachstellen identifizieren und Vorschläge zur Effizienzsteigerung einbringen.
- Sie übernehmen die Betreuung der Anmeldungen und Zahlungen der Teilnehmer:innen bei Laufveranstaltungen und stellen sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst werden.
- Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen ( Protokollführung, Betreuung und Koordination von Meetings, Vorbereitung der Bewirtungen sowie Aufbereitung und Verwaltung von Sitzungsunterlagen).
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie gewährleisten den reibungslosen Ablauf des Büros der Bereiche Recht und Datenschutz und stellen sicher, dass die juristische Facharbeit optimal unterstützt wird.
- Sie führen selbständig fachlich und disziplinär das Team der administrativen Assistent:innen (10 Mitarbeiter:innen) mit Klarheit, Wertschätzung und einem starken Sinn für Zusammenarbeit sowie Förderung der Mitrabeiter:innen.
- Sie verantworten die interne Verwaltung (Korrespondenz, Fristenverwaltung, Protokollführung, Bestellungen, Rechnungskontrolle, Administration von Gremientätigkeiten, etc.) und behalten somit administrative Details ebenso im Blick wie das große Ganze (Organisation und Kommunikation).
- Sie übernehmen die Verantwortung für die Qualitätssicherung im Assistenzteam, schaffen Zusammenhänge und sind bereit Prozesse bereichsübergreifend zu vereinfachen.
- Sie arbeiten direkt mit den Bereichsleitungen (Jurist:innen) zusammen und fungieren als Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern (Partnerorganisationen, Rechtsanwälten, Beratungsunternehmen, Lieferanten).
- Mit Offenheit und Gestaltungsfreude wirken Sie aktiv an der Büroorganisation der Bereiche Recht und Datenschutz mit und entwickeln diese weiter, um Verbesserungen zu erlangen – mit dem Blick für das Wesentliche und dem Gespür für Schnittstellen und Prozesse.
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie gestalten unsere Formulare in InDesign (MadeToTag) unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien.
- Sie erstellen MS-Word- und PowerPoint-Vorlagen (Axes4).
- Sie erstellen ebenso barrierefreie PDFs (Formulare, Broschüren, MS-Word-Dokumente) aus MS-Word und InDesign nach dem PDF/UA und WCAG-Standard.
- Sie sorgen für die Analyse und Überprüfung der Barrierefreiheit mit dem Tool „PDF Accessibility Checker (PAC)“.
- Eigene Abläufe, Strukturen und Prozesse können Sie selbst gestalten.
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie übernehmen die Architektur-Verantwortung für unser digitales Produktportfolio von Computation- & Storage bis hin zu Communications. Die verwendeten Komponenten reichen von klassischer On-Prem-Applikationen von Drittherstellern, Netzwerk-Komponenten bis zu Cloud-Services.
- Sie analysieren unsere Produkt-Architektur über Applikationen, Daten und Komponenten hinweg und entwickeln gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen der technischen Teams eine Zielarchitektur.
- Sie arbeiten führend an der Weiterentwicklung Architektur-Prinzipien und IT-Standards der Stabsstelle Digitalisierung & IT mit.
- Sie arbeiten in Architektur- und IT-Security-Team mit.
- Sie unterstützen die Mitarbeiter:innen bei der architektur-konformen Entscheidungsfindung.
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