5 Projektassistenz Jobs in Wien
Deine Aufgaben
- DU steuerst als Teil des Teams den effizienten Einsatz der Projektressourcen, arbeitest eng mit den Projektleitern zusammen und unterstützt bei der Umsetzung der Projekte
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz im Projektgeschäft, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten und entlastest die Projektleiter
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Deine Aufgaben
- Empfangs- und Telefondienst (persönliche, telefonische und schriftliche Erstinformation für Klientinnen)
- Erfassung, Verwaltung und Administration von Klientinnen-Agenden
- Allgemeine Büroorganisation, Kommunikation und Schriftverkehr mit Stabstellen der Caritas Wien, Fördergeber- und Partnerorganisationen, Terminkoordination, etc.
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Informationsveranstaltungen, sowie Teilnahme an diesen Veranstaltungen, Protokollführung, Teilnahmelisten, etc.
- Korrekturlesen von Beratungsberichten
- Unterstützung der Projektleitung, Verfassen von Berichten, Erstellen von Auswertungen, Datenerfassung (Arbeit mit Datenbanken), Verwaltung von Personal-Agenden, Qualitätsmanagement und Projektentwicklung
- Enge Zusammenarbeit, Kommunikation und Koordination (wechselseitige Vertretung) mit Beraterinnen und Projektmitarbeiter*innen
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Ihre Aufgaben
- Angebotsvorbereitung
- Terminkoordination
- Unterstützung der Projektleiter
- Allgemeine Korrespondenz
- Administrative Tätigkeiten
- Dateneingabe und Datenverwaltung
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Assistenz für unsere Catering- und Eventabteilung
- Bearbeitung von Kundenanfragen, Erstkontakt und telefonische Kommunikation
- Unterstützung des Sales-Teams bei der Eventplanung sowie bei Verkaufsgesprächen
- Erstellung von Angeboten in enger Abstimmung mit dem Sales-Team Wien
- Mitwirkung bei der operativen Umsetzung von Events am Standort Cobenzl
- Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen (z. B. Marketing, Standortleitung etc.)
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Teilzeit
Leoben
01.08.2025
Leoben
Ihr Aufgabenbereich
- Allgemeine Büroarbeiten und Officemanagement
- Planung, Betreuung und Abwicklung von Drittmittelprojekten; Förderungsmanagement
- Wahrnehmung der Schnittstellenfunktion zwischen dem Institut und der ÖAW-Zentrale
- Angebote kalkulieren, erstellen und abwickeln
- Betreuung des Social Media Auftritts
- PR Arbeiten
- Knowledge Transfer
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