4 Organisationsassistenz Jobs in Wien
Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.
- Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.
- Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.
- Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
- Sie sind für das Bestellwesen zuständig.
- Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
- Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.
- Bei Bedarf unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutswebsite und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Professur Deutsch als Zweitsprache und den Arbeitsbereich Deutsch als Zweitsprache sowie das Zentrum für Sprachstandsdiagnostik bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie übernehmen außerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben
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