5 Organisationsassistenz Jobs in Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehr- und Prüfungsaufgaben Reisetätigkeiten.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktulaisieren regelmäßig die Hompage in der deutschen und englischen Sprache
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Lehre (sowohl organisatorisch, aber auch mit Moodle) sowie bei der Lehrplanung.
- Sie bereiten selbständig Prüfungsunterlagen vor (Moodle) und unterstützen bei der Prüfungsaufsicht und der Auswertung.
- Sie helfen mit bei der Betreuung von Studierenden im Rahmen von Sprechstunden.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte*r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration.
- Sie unterstützen bei generellen administrativen Tätigkeiten (Reisemanagement, Organisation von Transporten, Abwicklung von Versicherungen, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Gastwissenschaftler*innen und Kooperationspartner*innen und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
- Sie betreuen die Homepage und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Management von operativen und strategischen Aufgaben für die Geschäftsführung
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Follow-ups inklusive Erstellung von Konzepten und Präsentationen sowie Protokollführung
- Eigenständige Koordination von Terminen, Reisen und Meetings der Geschäftsführung – national und international
- Unterstützung bei der Strukturierung von Projekten, Analyse von Konzepten, Kundenlösungen und wirtschaftlichen Daten sowie Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen
- Erstellen von Analysen, Reports und Statistiken
- Kommunikative Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Stakeholdern
- Intensive Zusammenarbeit mit anderen internen Bereichen
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Your personal sphere of activity:
- You will support the Alevi Theological Studies team in the organization and administration of their research and teaching tasks. This means, among other things: You will organize meetings, workshops and travel activities. You will take minutes and prepare data. You will provide support in the preparation of publications and events. You will manage project budgets. You will edit the website and send out newsletters.
- You are the central contact person and take care of correspondence in English and German with all interfaces (internal team, university, project partners, students, etc.).
- You will be responsible for maintaining u:cris, managing keys, placing orders and supporting the administration team in the areas of IT and finance.
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