Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Berufserfahrung im Office-Management (Kenntnisse im universitären Kontext von Vorteil)
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (vor allem ausgezeichnetes Deutsch und korrespondenzfähige Englischkenntnisse)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3, i3v, SAP – diese können aber durch interne Fortbildungen erworben werden) & Social Media
- Organisatorische Fähigkeiten und selbständige Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Die Leiterin des Bereichs Unternehmenskommunikation kann sich bei allen administrativen Angelegenheiten auf Sie verlassen. Sie unterstützen auch regelmäßig weitere Mitglieder des Führungsteams.
- Sie organisieren und koordinieren Termine, Online-Meetings und Konferenzen, führen Protokoll und unterstützen bei der Durchführung vor Ort oder virtuell.
- Um Zusammenarbeit und Teamkultur zu stärken, gestalten Sie teamweite Aktivitäten proaktiv mit und setzen diese um - von der Ideenentwicklung über die Planung, Organisation und Kommunikation bis zur Durchführung.
- Sie bearbeiten Anträge, führen Abrechnungen durch, kontrollieren Rechnungen und kümmern sich um das Bestellwesen.
- Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.
- Sie verwalten und bearbeiten E-Mail-Postfächer, Telefonate, Einladungen und Rückfragen und kümmern sich um die Verwaltung, Verteilung, Ablage und Archivierung von Dokumenten und Akten.
- Sie führen Recherchen und Dokumentationen durch und unterstützen die Abteilungsleitung bei der Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Reports.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie diversen Finanzagenden
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, externe Lehrende, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
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