Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, etc.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, verwalten die Berechtigungen in SAP und unterstützen im Budgetcontrolling
- Sie sind Reisebeauftragte*r, überprüfen und verwalten Reiseanträge und Reiseabrechnungen
- Sie bereiten Veranstaltungen und Meetings vor und übernehmen Terminkoordination und Raumbuchungen
- Sie administrieren Drittmittelprojekte und unterstützen bei der Drittmittelabrechnung
- Sie koordinieren und begleiten die Überführung der Themen Nachhaltigkeit und Notfallmanagement aus bestehenden Arbeitsgruppen in die laufenden Prozesse der Administration
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie übernehmen die administrative Organisation der Professur (Budget- und Personalverwaltung, Terminkoordination, Büroorganisation, Planung und Abrechnung von Dienstreisen etc.)
- Sie koordinieren die Organisation und Administration des Lehr- und Prüfungsbetriebs
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende etc.)
- Sie unterstützen bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Meetings etc.)
- Sie aktualisieren und pflegen die Website
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets und administrieren Drittmittelprojekte
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen und übernehmen gemeinsam die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
- Sie arbeiten mit bei der univie: summer school - Scientific World Conceptions (USS-SWC) und der Abwicklung der Stipendien
- Sie arbeiten mit bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc
- Sie betreuen die Homepages des Institut Wiener Kreis, der Summer School und Tagungen des Instituts Wiener Kreis
- Sie lesen wissenschaftliche Texte Korrektur und betreuen die redaktionelle Bearbeitung
- Sie begleiten die Vorbereitung der Druckvorlagen und die Abwicklung des Publikationsvorgangs für die drei Publikationsreihen des Institut Wiener Kreis
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail
- Sie organisieren und koordinieren eigenständig den Büroalltag und behalten auch in ruhigen Einzelarbeitsphasen den Überblick
- Sie übernehmen klassische Sekretariatsagenden wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen
- Sie unterstützen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen)
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Studienservice, Finanzwesen)
- Redaktion der Institutswebsite
- Betreuung der Instituts-IT (Hardware, Software, Verwaltung der IP-Adressen)
- Onboarding und technische Einrichtung von Arbeitsplätzen
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Deine Aufgaben
- Unterstützung bei Autowartung (Werkstatttermine, Autowäsche, Service etc.)
- Einkäufe für die Station
- Vorbereitungen bei Stationsaktivitäten (LIMA Gruppe, Messe im Haus etc.)
- Administrative Tätigkeit
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen: Du steuerst die Kalender der Direktion vorausschauend, strukturiert und mit Blick fürs Wesentliche. Gleichzeitig unterstützt du die ärztliche Leitung in operativen, organisatorischen und ausgewählten strategischen Themen – verlässlich und diskret.
- Du organisierst und bringst Dinge voran: Meetings und kleinere Veranstaltungen liegen bei dir – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, inklusive Protokollen und Projektdokumentation. Eigenverantwortliches Arbeiten liegt dir sehr.
- Du bist die Drehscheibe: Du koordinierst zwischen Direktion, Abteilungen und Servicebereichen (HR, IT, Buchhaltung, QM) und kommunizierst souverän mit externen Partner*innen und Behörden.
- Du erarbeitest Inhalte auf den Punkt: Ob Berichte, Präsentationen, Anträge oder interne Kommunikation – du bringst Struktur in komplexe Themen und arbeitest eng mit PR/Marketing (Website, Intranet, Newsletter).
- Du behältst den Überblick im Tagesgeschäft: Du steuerst Anfragen, priorisierst, delegierst, organisierst Abläufe im Hintergrund und übernimmst auch klassische Office-Management-Themen.
- Du unterstützt bei sensiblen Themen: Du begleitest rechtliche Anfragen in Abstimmung mit der ärztlichen Leitung und sorgst für eine strukturierte Bearbeitung.
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