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Drittmittelreferent*in
Universität Wien
Vollzeit | befristet
Wien
18.10.2024
Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Sie koordinieren die Drittmittelaktivitäten am Institut (Projektmanagement).
Sie unterstützen die Projektleiter*innen bei der Beantragung (z. B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende.
Sie organisieren selbstständig und eigenverantwortlich die Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget- und Personalagenden).
Sie unterstützen die Projektmitarbeiter*innen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden (Zeitaufzeichnungen, Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Abwesenheitsverwaltung wie Urlaube, Krankenstände etc.) und Finanzagenden (Kostenersätze und Refundierungen) sowie die Projektleiter*innen bei der Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen.
Sie sind die Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (insb. Fakultät, Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung, Forschungsservice and Nachwuchsförderung) sowie außeruniversitären (insb. Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) Stellen in Bezug auf Drittmittelprojekte.
Sie übernehmen eigenverantwortlich die Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle, bereiten die Zwischen- und Endabrechnungen von Projektmitteln vor und unterstützen bei Finanzaudits. Sie geben die Daten auf den jeweiligen Plattformen der Fördergeber*innen ein (Funding & Tender Portal bei EU-Projekten, eCall bei FFG-Projekten u.ä.).
Sie verwalten das Institutsbudget im Bereich von § 27 UG und koordinieren sämtliche Refundierung von Fördermitteln durch die Fakultät wie Nachwuchsförderungen, Reparaturfonds, Kleininvestitionen bzw. durch VISESS (Vienna International School of Earth an Space Sciences).
Sie unterstützen die Projektleitungen bei der Organisation von Projektmeetings, sowohl inhouse als auch extern.
Allgemeine Institutsagenden wie das Erstellen von universitätsinternen Tickets (z.B. im Infrastrukturbereich), Post, Bestellungen sowie Schließmedienmanagement etc. gehören ebenfalls zu Ihren Tätigkeiten.
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Mitarbeiter:in im administrativen Aufgabenbereich (w/m/d)
SAMARITERBUND
Teilzeit | befristet
Wien
16.10.2024
Wien
Deine Aufgaben
Organisatorische und administrative Unterstützung der verschiedenen Bereiche der Wohnen und Soziale Dienstleistungen gemeinnützigen GmbH
Schnittstelle zwischen Einrichtung und Fördergeber betreffend der Monatsabrechnungen
Ansprechperson für diverse Angelegenheiten aus den Einrichtungen
Auswahl, Einstellung, Verwaltung der Zivildienstleistenden
Organisation und Verwaltung des Büromanagements
Support, Schulungen, Verwaltung und Weiterentwicklung der abteilungsinternen Datenbanken
Erstellung von Statistiken und Auswertungen
Protokollführung
Terminkoordination
Teilnahme an Teambesprechungen
Unterstützung bei Projekten wie digitaler Arbeitsplatz, Gesundheitsförderung, Nachhaltigkeit
Veranstaltungsmanagement
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