5 Büromitarbeit Jobs in Wien
Vollzeit
Leopoldsdorf bei Wien
12.11.2025
Leopoldsdorf bei Wien
Ihre Aufgaben
- Gepflegtes und freundliches Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gewohnter Umgang mit dem Computer
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Serviceorientierte Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen
- Intensive Kundenberatung hinsichtlich Raumanforderung, Raumsetting, technischer Ausstattung sowie Cateringanforderungen
- Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
- Komplette Abwicklung der Veranstaltungen von der Angebotslegung über die Vertragserstellung und vor Ort-Betruung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen
- Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
- Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartner*innen (Universitätsleitung, Lieferant*innen, Techniker*innen...)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie stellen gemeinsam mit dem Team das reibungslose Funktionieren von Geschäftsprozessen und Services im Laufe des Studiums sicher. Das Aufgabenfeld der Koordination Studienservices (https://studienservice-lehrwesen.univie.ac.at/wir-ueber-uns/koordination-studienservices/) entwickeln Sie qualitäts-, prozess- und zielgruppenorientiert weiter.
- Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und administrative Mitarbeiter*innen stehen im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit.
- Sie greifen mit Ihrem Expert*innenteam gesetzliche Anforderungen auf, analysieren Innovationspotenziale und Trends in der Hochschuladministration und machen effektive Vorschläge für die Umsetzung an der Universität Wien. Ihre Mitarbeiter*innen sind Expert*innen in den Fachbereichen. Sie und Ihr Team beraten Funktionsträger*innen (z. B. das Rektorat, die Studienprogrammleiter*innen) in konzeptionellen Fragen und planen die Umsetzung von Prozessen und Maßnahmen. Sie begleiten die Implementierung und stellen den laufenden Betrieb sicher. Sie arbeiten immer eng mit anderen Einrichtungen für Ihre Zielgruppen zusammen.
- Sie sind Teil des Leitungsteams der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen und gestalten das Gesamtaufgabenfeld mit.
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Die Aufgaben
Sie begrüßen und betreuen unsere Gäste mit Freundlichkeit und Professionalität Sie verantworten das Bestellwesen (z.B. Büromaterial, Ausrüstung und div. Dienstleistungen) Sie übernehmen die effiziente Organisation und Koordination von Terminen sowie die Verwaltung von Besprechungsräumen Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe (Telefon & E-Mail) Sie kümmern sich um unsere Post sowie Pakete und organisieren Sie übernehmen die Dienstreisebuchungen (Flüge, Hotels, Transportmittel)
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