5 Assistenz Geschäftsführung Jobs in Wien
Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
|
IHRE TO-DO‘S
- In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung der Rainer Gruppe in allen administrativen, organisatorischen und kreativen Belangen.
- Terminkoordination: Kalender der Geschäftsführung organisieren, Meetings planen und Termine abstimmen.
- Vorbereitung von Meetings: Tagesordnungen, Präsentationen und Unterlagen zusammenstellen
- Kommunikation: E-Mails und Korrespondenz bearbeiten, Telefonate entgegennehmen und Ansprechpartner koordinieren
- Dokumentenmanagement: Verträge, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen verwalten
- Schnittstellenfunktion: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Abteilungen koordinieren
|
Was Sie erwartet:
- Sie tragen als Teil eines engagierten und kompetenten Teams durch Ihre effiziente Planung, Organisation und Koordination maßgeblich zum Umfeld der Geschäftsführung bei und arbeiten eng mit ihr zusammen.
- Ihnen ist wichtig, dass man sich auf Sie verlassen kann, ob Terminmanagement, Protokollführung, Vorbereitung von Präsentationen, Terminen, Sitzungen oder Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, durch Ihre selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sind Sie eine Bereicherung für das ganze Team.
- Ihr professioneller und selbstbewusster Umgang sowie Ihre Kommunikationsstärke ermöglicht es Ihnen auch in der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Kooperationspartner*innen, Magistratischen Dienststellen, Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen zu glänzen.
- Sie schätzen die Möglichkeit verantwortungsvolle Aufgaben, wie z.B. Bearbeitung von Postfächern, Koordination von Unterschriftenläufen, Recherchearbeiten, Organisation von internen Veranstaltungen selbstständig abwickeln zu können.
- Sie legen viel Wert auf Abwechslung, deswegen arbeiten Sie gerne mit unterschiedlichen Menschen an verschiedenen Projekten zusammen und meistern nebenbei erfolgreich das Tagesgeschäft.
- Es ist für Sie selbstverständlich auch bei hohem Arbeitsaufkommen und in herausfordernden Zeiten gelassen und freundlich zu bleiben.
|
WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossenes kaufmännisches Studium mit Schwerpunkt Finanzen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Controlling
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwaresystemen und Reportingtools (v.a. MS Excel)
- Führungserfahrung wünschenswert
- Analytisches Denken und Handeln
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Überzeugungs- und Durchsetzungsvermögen, Zahlenaffinität
- Fähigkeit, Unternehmensziele, Kunden- und Mitarbeiterorientierung in Einklang zu bringen
|
Teilzeit (30 Std./Woche)
- Bestellabwicklung von Büro- und Wirtschaftsmaterial für alle Fachabteilungen
- Einholung von Angeboten in enger Abstimmung mit dem Zentraleinkauf
- Überwachung des Bestellstatus sowie Terminverfolgung der Lieferungen
- Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen
- Bestellwesen für den OP-Bereich
- Erste Anlaufstelle für Lieferanten
- Durchführung von Inventuren im OP und Einkauf
- Vertretung der Mitarbeitenden im OP-Beschaffungsmanagement sowie im Einkauf
|
