Prokrastination: "Aufschieberitis" den Garaus machen
Jeder kennt das Phänomen, unangenehme Tätigkeiten aufzuschieben! To-do-Listen, Terminkalender, Notizen am Smartphone oder aber der klassische Notizzettel am Bildschirm, an der Schreibtischlampe oder am Kühlschrank. Keine Frage, an kreativen Möglichkeiten, unsere Erledigungen zu notieren und griffbereit aufzubewahren, mangelt es uns sicherlich nicht. Lediglich der Part, an dem es vom Aufschieben zum Abarbeiten der ganzen vorgenommenen Aufgaben kommt, scheint oftmals ein Dilemma mit einem Haufen negativen Gefühlen darzustellen. Ein altbekanntes Verhalten, die Arbeit vor sich herzuschieben, was umgangssprachlich als "Aufschieberitis" bezeichnet wird. Ist Prokrastination eine Krankheit? Was sind die Ursachen für Prokrastination? Ist es der Stress, dem wir Menschen zwischen Privatleben und der Arbeit ausgesetzt sind? Gibt es spezielle Aufgaben, die wir aufschieben oder hat das Verhalten ganz andere Ursachen? Kann das Verhalten behandelt werden? Wie funktioniert das Überwinden von Prokrastination?
Was bedeutet Prokrastination?
Unter Prokrastination wird das absichtliche Aufschieben von Aufgaben verstanden. Es handelt sich dabei um eine pathologische Störung, die sich dadurch kennzeichnet, dass der Beginn einer geplanten Tätigkeit unnötig nach hinten verschoben wird oder die bereits begonnene Aufgabe immer wieder unterbrochen wird. Daher auch unter pathologisches Aufschieben bekannt. Ein Fertigstellen ist nur erschwert bis gar nicht möglich, oder nur unter Druck, negativen Konsequenzen und dann noch auf den letzten Drücker. Besonders häufig kommt Prokrastination bei großen Aufgaben oder Unangenehmem vor, das dementsprechend einer anderen Arbeit hintenangestellt wird.
Handelt es sich bei Prokrastination um eine psychische Störung?
Laut der Westfälische Wilhelms-Universität Münster handelt es sich bei der Prokrastination um eine wissenschaftliche Bezeichnung für pathologisches Aufschiebeverhalten, das als ernstzunehmende Arbeitsstörung angesehen wird und dementsprechend als psychische Störung gilt.
Mit einer kognitiven Verhaltenstherapie und psychologischer Behandlung kann das ständige Aufschieben von Aufgaben signifikant verbessert werden. Speziell das Erkennen von wichtigen Aufgaben kann dabei helfen, Prioritäten zu setzen und eine Struktur in die Arbeit zu etablieren. Wir haben einige Tipps zusammengefasst, die es ermöglichen, über ein besseres Zeitmanagement zu verfügen und die Angst zu vermindern, auch Unangenehmes anzugehen und die To-dos abzuarbeiten.
Prokrastination meiden und keine Angst vor dem inneren Schweinehund
Wer kennt ihn nicht? Den Zeitpunkt, an dem wir seufzend feststellen, dass der Tag einfach nicht genug Stunden hat, um unseren Arbeitsberg auch nur im Ansatz zu bewältigen. All unseren Verpflichtungen und Vorhaben nachkommen zu können, scheint dermaßen realitätsfern zu sein, dass wir am liebsten die Flinte ins Korn werfen würden, weil uns das Wasser - gefühlt - bis zum Hals steht.
Genau das ist jedoch der Augenblick, an dem man eben nicht alles hinschmeißen darf, sondern man sein bisheriges Vorgehen überdenken sollte. Ansonsten machen sich die ersten Anzeichen eines Burnouts bemerkbar. Man sollte sich dabei einmal darüber bewusstwerden, dass jeder Mensch gleich viel Zeit zur Verfügung hat und es trotzdem einige schaffen, große Ziele zu erreichen, während einige andere wiederum an vermeintlichen Kleinigkeiten hängen bleiben.
Die positive Nachricht dabei ist jedoch, dass man diesen Prozess bewusst beeinflussen und lernen kann und man eben nicht zu ewiger „Aufschieberitis“ verdammt ist. Ja, der innere Schweinehund lässt sich bändigen. Wie simpel das Prinzip ist, werden wir uns nun Punkt für Punkt ansehen.
Beschäftigt oder produktiv?
Hier kommen wir gleich wieder auf Kalender, Notizen und Co zu sprechen. Diese Hilfsmittel geben uns von Tag zu Tag und von Woche zu Woche Halt und Orientierung. Soweit nichts Neues. Was hier jedoch entscheidend ist, ist die Art und Weise, wie wir mit diesen Tools umgehen, damit sie entlastend und nicht belastend auf uns wirken. Eine falsche Herangehensweise beim Befüllen unseres Terminkalenders oder einer To-do-Liste beginnt schon damit, dass wir unsere freien Zeitressourcen mit allen möglichen Beschäftigungen belegen, ohne deren Relevanz ernsthaft zu überdenken.
Wir Menschen der Moderne sind Meister darin uns beschäftigt zu halten und verlieren dabei oftmals das Ziel aus den Augen. Beschäftigt zu sein heißt nämlich nicht automatisch, produktiv zu sein. Wenn du dir nur eine einzige Sache aus diesem Artikel merkst, dann bitte diesen Satz!
Bewusst oder unbewusst drücken wir uns gerne vor der Frage, was denn die wirklich wichtigen Angelegenheiten sind und was uns, in welchem Lebensbereich auch immer, wenn es einmal getan ist, weiterbringen würde. Stattdessen rechtfertigen wir unsere Ablenkungsaktivitäten vor anderen (und vor allem vor uns selbst) dadurch, dass es ja gerade dringenderes (aber leider meist unwichtigeres) gibt, dass jetzt unsere volle Aufmerksamkeit benötigt. Sich beschäftigt zu halten kann eben auch eine Form von Faulheit sein, wenn wir uns nicht die Mühe machen wollen, strategisch sinnvoll darüber zu entscheiden, was denn die wirklich relevanten Dinge in unserem Leben sind.
Nun wollen wir uns aber nicht mehr länger mit dem Problem beschäftigen, sondern eine dreiteilige Methode ansehen, die wirklich einen Unterschied machen kann:
Tipps: Prokrastination überwinden
1. Struktur schaffen, ganz ohne Aufschieben
Eine sinnvolle Variante seinen Alltag mit zielführenden Beschäftigungen zu füllen, besteht darin, alle anstehenden oder zukünftigen Aufgaben bewusst niederzuschreiben. Der erste Schritt besteht rein aus dem Transkribieren aller momentanen Dinge, die dich beschäftigt halten. Wenn du dir alles notiert hast, so geht es zur Schaffung von Ordnung und Klarheit.
Hier kommt eine, in Management-Büchern sehr beliebte Vorgehensweise zum Tragen, die Eisenhower-Matrix. Nach dieser kategorisierst du deine Aufgaben nach wichtig/nicht wichtig und diese beiden Kategorien dann wiederum nach dringend/nicht dringend. Nun hast du vier verschiedene Spalten vor dir, wobei wir uns von zwei gleich wieder trennen werden. Du wirst es dir schon denken können:
Kein Mensch sollte seine kostbare Zeit damit zubringen unwichtige Aktivitäten, egal ob dringend oder nicht, auszuführen. Was mit den restlichen zwei Kategorien passieren wird, erfährst du im nächsten Schritt.
2. Zwischenetappen (Etappenziele) festlegen
Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut - eine Redewendung, die wir alle schon zig-fach gehört haben, aber vermutlich noch nicht wirklich verinnerlicht haben. Klar, umgelegt auf unser heutiges Leben heißt es so viel wie, dass man keinen Mount-Everest an Büroarbeit, Fernstudium, Partnerschaft, Sport und Co an einem Tag bewältigen kann, sondern, dass das eben Zeit braucht. Das entscheidende hierbei ist - und darin liegt auch die tiefergehende Erkenntnis – dass es sehr wohl schaffbar ist.
In unserer heutigen, schnelllebigen Zeit ist ein fehlerhafter Gedankengang sehr verbreitet. Viele Menschen überschätzen, was sie an einem Tag oder in einer Woche schaffen können und unterschätzen, was in ein, zwei, fünf oder gar zehn Jahren möglich ist. Sich große, vielleicht sogar waghalsige Ziele zu setzen ist nicht das Problem, sondern der Zeithorizont, den wir uns dafür geben, denn dieser verdammt uns oftmals zum Scheitern. Kommen wir nämlich nicht so schnell voran, wie wir es geplant hatten, sind wir frustriert, stagnieren, werfen das Handtuch und widmen uns einer anderen Aufgabe, wo wir wieder bei null starten.
Die Kernaussage dieses Punktes ist also:
Die vorhin erwähnten (wichtigen) Spalten wieder zur Hand nehmen und über alle darin enthaltenen Aufgaben gut (!) nachdenken. Dabei eventuell manches streichen bzw. durch sinnvollere Aktivitäten ersetzen und sich dann bei jeder Aktivität überlegen, was denn der erwünschte Zielzustand genau ist. Hat man ein klares Ziel vor Augen, kann man erst zur nächsten Etappe, nämlich dem Herunterbrechen der Ziele in Zwischenetappen, übergehen. Das ist ein entscheidender Punkt, denn dieser ist maßgeblich für deine Motivation ausschlaggebend.
Der Grund, warum wir so gerne Dinge vor uns herschieben, ist nämlich, dass uns Aufgaben als zu groß oder zu mühsam erscheinen. Bricht man diese Aufgaben jedoch in kleine Unterziele herunter, teilt diesen eine realistische Deadline zu, so werden die Aufgaben auf einmal doch bewältigbar. Geteiltes Leid ist nun mal halbes Leid, selbst wenn die Teilung zeitlicher Natur ist.
3. Routinen einführen
Routinen sind eines der machtvollsten Werkzeuge, wenn es darum geht seine persönliche Effektivität & Effizienz auf ein neues Level zu heben. Hierzu nimmst du dir wieder deine Liste zur Hand und ordnest die wichtigen Aktivitäten nach ihrer Dringlichkeit. Danach überlegst du dir, was du regelmäßig tun kannst, um all diesen Zielen bei jeder Ausführung einen Schritt näherzukommen bzw. sie bis zum jeweiligen Fälligkeitsdatum erledigt zu haben. Hierbei kommt es darauf an, langfristig zu denken und nicht übermotiviert, sondern realistisch betrachtete Teilziele und Deadlines festzulegen, die am Schluss das große Ganze ergeben.
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Prokrastination: Der Feinschliff für deinen perfekten (Arbeits-)alltag
Im ersten Teil zum Thema Prokrastination ging es um das Basiskonzept für ein produktives Arbeits-, Studien- oder auch Freizeitleben. Wir haben eine dreistufige Methode betrachtet, die dafür sorgen soll, mit weniger Stress mehr zu bewältigen. Verinnerlichst du dieses Konzept und bringst dieses erlernte Verhalten auch tatsächlich zur Anwendung, so stehen die Chancen gut, dass du in Kürze deutlich mehr Tätigkeiten in deinem Alltag auf die Reihe bekommen wirst - auch unangenehme Aufgaben und ganz ohne Angst.
Um nun aber noch einen Schritt weiterzugehen und anstehende Aufgaben konzeptioniert bewältigen zu können, dienen die folgenden Tipps. Hier erfährst du, welcher Techniken du dich zusätzlich noch bedienen kannst und vor allem auch, wie du diese so einfach wie möglich in deinen Alltag integrieren kannst. Das wird ein gutes Gefühl sein, ein schlechtes Zeitmanagement abzulegen und der Aufschieberitis den Garaus zu machen!
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„Leiste mehr und stress dich weniger!“
Zugegeben, diese Aussage hört sich provokant an. Schließlich erscheint es nur logisch, dass mit einer höheren Arbeitsmenge auch der Stresspegel ansteigt. Das trifft jedoch nur solange zu, solange wir Stress rein als Konsequenz äußerer Umstände betrachten. Wenn wir aber innere Gelassenheit durch einen geschärften Fokus erreichen, werden wir erkennen, dass es bei Stress nicht zwangsläufig darum geht, wieviel wir von etwas tun, sondern vielmehr, warum wir es tun. Das Motiv dahinter spielt eine entscheidende Rolle. Wie du hier Klarheit über deine Prioritäten erlangst, wurde bereits im oberen Teil des Beitrags ausführlich geschildert.
Empfehlungen für einen zielstrebigen Alltag
4. Prioritäten setzen: Wichtige Aufgaben zuerst
Im oberen Teil wurde bereits klar, dass wir uns ab sofort nur noch wichtigen Dingen widmen sollten. Da wir uns nach den geschilderten Schritten darüber im Klaren sind, was für uns – langfristig gesehen – essenziell ist, geht es nun darum, diese Dinge ins operative Tagesgeschäft einzugliedern. Dazu die klare Empfehlung, dir am Ende eines Tages einen genauen Plan für den nächsten zurechtzulegen. Hierbei solltest du von all den wichtigen Tätigkeiten die höchst priorisierte gleich zu Beginn des Tages ansetzen. Ob dies unangenehme Aufgaben sind oder nicht. Voraussetzung hierzu ist natürlich, dass du grundsätzlich im Stande bist, diese Tätigkeit schon in der Früh erledigen zu können. Wenn eine für 13:00 Uhr angesetzte Besprechung deine Nummer 1 auf der Liste ist, dann suchst du dir ganz einfach die zweitwichtigste Sache und nimmst dir diese als Erstes vor.
Solltest du der Ansicht sein, zwei oder mehr Tätigkeiten sind von Wichtigkeit her gleichauf, dann entscheide dich unbedingt für die mühsamere. Der psychologische Effekt dadurch ist ein nützlicher Motivationsschub. Beendest du diese Aufgabe, so wirst du in den Genuss des befriedigenden Gefühls kommen, an diesem Tag nur noch angenehme(re) Tätigkeit(en) vor dir zu haben. Besonders junge Menschen fehlt die Erfahrung, dennoch ist es umso besser, diese konzeptionelle Vorgehensweise frühzeitig zu lernen.
5. Pufferzeiten einkalkulieren
Oftmals geraten wir vor allem dann in Stresszustände, wenn wir mit unseren Sachen in Verzug kommen. Daher ist es wohl offensichtlich, dass es Sinn macht, sich eine zeitliche Reserve einzuplanen. Solltest du diesen Puffer nicht benötigen, so bietet er trotzdem den Nutzen, da du nun mit zukünftigen To-Do‘s schon früher beginnen und dadurch auch früher fertig werden kannst. An dieser Stelle kann es gut sein, dass du beim Betrachten deines Terminkalenders hoffnungslos die Augen verdrehst, weil da eben einfach kein Platz mehr frei ist. Hier die klare Empfehlung es trotzdem zu versuchen.
In so einem Fall kannst du dir die Möglichkeit offenlassen, den Arbeitstag hin und wieder um eine halbe Stunde zu verlängern. Sollten die Überstunden dann einmal tatsächlich benötigt werden, so bist du zumindest schon einmal seelisch darauf eingestellt. Im Optimalfall bekommst du deine Erledigungen jedoch rechtzeitig auf die Reihe und kannst dich freuen, wie geplant nach Hause zu kommen. Für den Fall, dass Überstunden für dich undiskutabel sind oder deine Uni-Bibliothek eben irgendwann zusperren muss, verschiebst du die Erledigung dieser Tätigkeit ganz einfach auf den nächsten Tag, was auch kein schlechtes Gewissen auslösen muss. Auch das ist ein psychologischer Faktor, der Prokrastination langfristig entgegenzuwirken und zu lernen, damit umzugehen.
6. Zeitblöcke & Pausen
Wo nur möglich solltest du ähnliche Tätigkeiten in Zeitblöcken zusammenfassen. Musst du einige deiner beruflichen oder privaten Kontakte anrufen, dann mache das am besten in einem Stück. Sollst du dich etwa für zwei Prüfungen zugleich vorbereiten und nebenbei noch eine Präsentation entwerfen, so trenne diese Tätigkeiten ebenfalls in Blöcke. Ob so eine Einheit nun eine Stunde, einen halben oder gar einen ganzen Tag einnehmen soll, bestimmst du selbst. Das Wichtige hierbei ist einfach, nicht ständig zwischen den Tätigkeiten hin und her zu springen. Du müsstest dich sonst jedes Mal von Neuem auf die jeweilige Tätigkeit einstellen, was unnötig Zeit kosten würde. Wenn es sich im Büro schon nicht vermeiden lässt, ständig von Kollegen und eingehenden Telefonanrufen gestört zu werden, so versuche dich zumindest selbst nicht zusätzlich zu sabotieren und behalte den Fokus auf einer Tätigkeit.
Um dabei konzentriert zu bleiben empfiehlt es sich auch, regelmäßige Pausen einzulegen. Dabei geht jetzt jedoch nicht um ausgedehnte Mittagsschläfchen am Schreibtisch, sondern um banale Dinge, wie aufzustehen, zur Küche zu gehen und ein Glas Wasser zu trinken. Während des Lernens kurz zu lüften oder auf den Balkon zu gehen, kann die eine oder andere Tasse Espresso ebenso erstaunlich gut ersetzen. Sich hin und wieder kurz aus der Konzentration zu reißen, um seinen Körper für wenige Minuten zu aktivieren, hilft den Fokus zu behalten. Wichtig hierbei ist aber die Pausen möglichst informationsarm zu gestalten, um nicht den zu Beginn beschrieben Fall eintreten zu lassen. Wenn es nur irgendwie geht, dann schau nicht auf dein Handy.
7. Den schnellsten Weg finden
Du hast vielleicht schon einmal etwas vom Pareto-Prinzip gehört. Dieses, ebenfalls bekannt als die „80/20-Regel“ besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent der Bemühungen resultieren. Die Kunst des Selbstmanagements ist es nun, diese 20 Prozent ausfindig zu machen und nicht an 80 Prozent der Tätigkeiten hängen zu bleiben, die nur 20 Prozent der Resultate liefern.
Hierzu ein konkreter Tipp: Bevor du dich das nächste Mal an eine Tätigkeit machst, überlege dir zuerst, welche Sache du tun könntest, die dich am schnellsten weiterbringt, dir jedoch zu mühsam erscheint.
Ein konkretes Beispiel
wäre der Informationsaustausch mit Kollegen oder auch Freunden. Brauchen wir bei einem anstehenden Projekt die Hilfe anderer, so sind wir uns oft zu schade um einfach bei demjenigen*derjenigen anzurufen und direkt nachzufragen. Stattdessen schreiben wir endlos lange E-Mails, die dann erst Stunden oder Tage später beantwortet werden.
Ein anderes Beispiel
bezieht sich generell auf das Annehmen von Hilfe bzw. dem Fragen um Rat. Statt dich unnötig lange mit Dingen auseinanderzusetzen, von denen du nur wenig Ahnung hast, ist es wesentlich effektiver eine Person um Rat zu fragen, die darin Experte*Expertin ist. Auch hierbei ist der Leidensdruck oftmals zu gering, als dass wir das Ruder herumreißen und aktiv werden.
8. Bleib dran, das Erlernte erfolgreich in die Tat umsetzen
Deine ganzen Gewohnheiten umzukrempeln, geschieht natürlich nicht von heute auf morgen. Dennoch ist der entscheidende Schritt einfach einmal damit anzufangen. Mit dem Grundkonzept aus dem ersten Teil des Beitrags kannst du nun die hier vorgestellten Empfehlungen ebenfalls umsetzen. Mache dich stets als Erstes an die mühsamste, aber notwendigste Tagesaufgabe, plane dir Pufferzeiten ein und arbeite in Zeitblöcken, um den Fokus nicht zu oft wechseln zu müssen.
Ebenso ist es wichtig, hin und wieder Pausen einzuplanen, um konzentriert und zielgerichtet zu bleiben. Nicht zu vergessen von der brutalen Ehrlichkeit, der du dich stellen solltest, wenn du dir im Klaren darüber werden willst, wie du schnellstmöglich ans Ziel kommst. Auch wenn der Anfang nicht einfach ist, sobald sich die ersten Erfolge einstellen, werden diese dir genügend Motivation geben, um dranzubleiben. Viel Erfolg!
UNSER FAZIT FÜR DICH
„Keep it simple“
Zusammengefasst heißt das: Schaffe Struktur, indem du deine Prioritäten bewusst setzt. Fixiere Zwischenetappen, die auch erreichbar für dich sind, und versuche deine Vorhaben zur Routine werden zu lassen.
Durch diese Methode hast du gute Karten, jedes Ziel, egal wie groß es dir aus heutiger Perspektive erscheinen mag, zu erreichen. Es geht ganz einfach darum ein:e Manager:in seiner eigenen Zeit zu werden, indem man sich ab und zu für einen geringen Zeitraum ausführlich mit seinen persönlichen Zielen und den damit verbundenen Aktivitäten auseinandersetzt, um dann genau zu wissen, was man zu tun hat. Es ist dasselbe Prinzip, das erfolgreiche Unternehmen überall auf der Welt anwenden. Man trennt einfach strategische Planung von operativer Umsetzung. Zuerst denken, dann handeln. Viel Erfolg dabei!
