Mitarbeiter*in für administrativen Support (m/w/d)

 10 Wochenstunden | befristet voraussichtlich bis März 2032 | Institut für Architektur

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab sofort eine*n Mitarbeiter*in für administrativen Support (m/w/d, 10 Wochenstunden, befristet voraussichtlich bis März 2032) für das Institut für Architektur (I oA).

Die Stelle umfasst die Unterstützung bei internen organisatorischen und administrativen Aufgaben, interner und externer Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie redaktionellen Tätigkeiten und Veranstaltungsorganisation für das I oA.

Anstellungserfordernisse:

• Matura oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich, idealerweise im akademischen Umfeld
• Erfahrung im Umgang mit Bildbearbeitungsprogrammen (z.B. Adobe Photoshop, InDesign) sowie Kenntnisse im Bereich Content-Management-Systeme
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit Interesse an Kunst und Architektur und einem ausgeprägten Verständnis für Büromanagement und Kommunikationskulturen. Die Stelle umfasst ein vielfältiges Aufgabengebiet und erfordert die Zusammenarbeit mit einem internationalen Team sowie eine Wertschätzung für abwechslungsreiche und multidisziplinäre Aufgaben.

Verantwortungsbereich:

• Unterstützung bei der Koordination, Planung, Organisation und Betreuung von internen und öffentlichen Institutsveranstaltungen
• Planung und Koordination von PR-Aktivitäten rund um die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, Ausstellungen, Symposien und weitere Veranstaltungsformate
• Archivierung der Dokumentation von Veranstaltungen und PR-Material
• Redaktionelle Betreuung und Administration der medialen Auftritte und der I oA-Website, sowie aktive Mitwirkung an deren Weiterentwicklung
• Koordination der Aufgaben der Studienassistent*innen
• Unterstützung bei der Orchestrierung der internen und externen Kommunikation; Verwaltung von Kalendern und Zeitplänen, Protokollführung, Versand von Mitteilungen und Newslettern
• Verwaltung der Adressdatenbank und eigenständige Aussendungen

Qualifikationen:

•  Ausgezeichnete Kenntnisse und sicherer Umgang aller Microsoft Office-Programme sowie Medienplattformen
• Hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Berufserfahrung in einer akademischen oder ähnlichen Organisation
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Das bieten wir:

• Eine vielfältige Tätigkeit in einem höchst interessanten, universitären, krisensicheren Umfeld
• Eine betriebliche Altersvorsorge sowie Aktionen zur betrieblichen Gesundheitsvorsorge
• Einen Arbeitsplatz in ausgezeichneter innerstädtischer Lage mit perfekter öffentlicher Verkehrsanbindung

Gehalt: Das monatliche Mindestentgelt für die Stelle beträgt derzeit € 782,83 brutto (14x jährlich, auf Basis einer 10 Wochenstunden) und kann sich durch Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen gemäß Kollektivvertrag der Universitäten (IIIb, Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal) entsprechend erhöhen.

Qualifizierte Interessent*innen laden ihre schriftliche Bewerbung in englischer Sprache mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis 5. Juni 2026 über unser Online-Bewerbungsportal hoch. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir intendieren eine große Bandbreite von Genderidentitäten, Alter, kulturellen, sozialen und ethnischen Hintergründen unserer Mitarbeitenden. Wir streben zudem die Beibehaltung des hohen Frauenanteils beim künstlerisch-wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation und Eignung werden Frauen – im Falle einer Unterrepräsentation – vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Wir müssen leider darauf hinweisen, dass Bewerber*innen keinen Anspruch auf eine Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten haben.