An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in im Bereich Führungen 

176 Veranstaltungsmanagement 

Besetzung ab: 12.01.2026  | Stundenausmaß: 30,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis:  

Stellen ID: 4887

Die Universität Wien ist mit derzeit rund 100.000 Studierenden und 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Ihr persönlicher Spielraum:

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Univerisät Wien. Die Vielfalt der Universität Wien spiegelt sich auch im Angebot der Führungen wider. Im Rahmen von knapp 1.000 Führungen bringen wir etwa 17.000 Besucher*innen pro Jahr das Hauptgebäude der Universität Wien, den Campus und den Botanischen Garten näher.

Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir für dieses abwechslungsreiche Aufgabengebiet im Bereich Führungen an der Universität Wien ab 12.01.2026 eine/n engagierte/n

Koordinator*in für das Veranstaltungsmanagement im Bereich Führungen

Die Stelle ist unbefristet, wird aber vorerst auf 12 Monate befristet mit der Option auf Entfristung. 

Ihre Aufgaben:

• Kommunikation mit Kund*innen und organisatorische Bearbeitung der Führungsanfragen
• Betreuung des Führungsteams (Schulung und Einteilung der Guides)
• Administrative Tätigkeiten (Rechnungslegung, inhaltliche Aktualisierung der analogen und digitalen Werbemittel)
• Optimierung und Erweiterung des Führungsangebotes
• Vermarktung von Führungen (konzeptionell und operativ) 
• Vertretung der Bereichsleitung Büromanagement und Führungen im Urlaub oder Krankheitsfall

Ihr Profil:

• Matura oder gleichwertiger Abschluss
• Erfahrung in Büroorganisation, Tourismus und Buchhaltung von Vorteil
• Sehr gute EDV-Kentnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Genauigkeit und Belastbarkeit
• Freude am Umgang mit Menschen

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Flexible Präsenz und Homeoffice Regelung: Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten in Absprache mit Ihrem Team flexibel zu gestalten und bis zu 50% remote zu arbeiten. 

Möglichkeiten zur Weiterbildung: Wir unterstützen aktiv Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wählen Sie aus einem umfangreichen, für Sie kostenfreien Kursangebot.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Vertrauen und Verantwortung: Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert. Sie haben die Möglichkeit und den Freiraum, Ihre Ideen einzubringen und  eigenständig an Projekten zu arbeiten.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 ( auf Basis Vollzeit /Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Sie sind Teil eines engagierten, facettenreichen Teams mit flachen Hierarchien, das einen wertschätzenden Umgang miteinander pflegt und die Leistung des jeweils anderen anerkennt.

Ein Umfeld, das die ökologische, ökonomische und soziale Verantwortung für eine nachhaltige Gegenwart und Zukunft wahrnimmt: Sie arbeiten an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, seit Herbst 2021 Mitglied in der "Allianz Nachhaltige Universitäten" ist und neben der Intensivierung des Themas Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre auch den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet. In der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events, um auch hier Verantwortung zu übernehmen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Astrid Neubauer

astrid.neubauer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 23.11.2025