An der Universität arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige, verantwortungsvolle Aufgaben in der Administration & Organisation und tragen dazu bei, exzellente Forschung & Lehre möglich zu machen. Arbeiten auch Sie gerne strukturiert an Lösungen und wollen dabei etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun? Dann nutzen Sie die Chance, Ihre Karriere an der Universität Wien weiterzuentwickeln – oder starten Sie bei uns neu durch! Wir suchen einen*eine

Abteilungsleiter*in Shared Services

127 Raum- und Ressourcenmanagement

Besetzung ab: ehestmöglich | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVb

Stellen ID: 4315

Als interner Dienstleister der Universität Wien sind wir für den ökonomischen und nachhaltigen Betrieb der rund 70 Standorte der Universität mit einer Gebäudefläche von 520.000 m² zuständig. Wir versorgen die Universität mit den notwendigen Ressourcen, um exzellente Forschung & Lehre zu ermöglichen. Die Bereitstellung einer nachhaltigen Infrastruktur für die Universität, direkter Kontakt zu Stakeholder*innen sowie ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Kolleg*innen prägen unseren Arbeitsalltag.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Raum- und Ressourcenmanagement (RRM) wird per 1.1.2026 alle zentralen Services des RRM in einer neuen Abteilung “Shared Services“ bündeln. Als Abteilungsleiter*in übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in diesem Organisationsentwicklungsprozess. Gemeinsam mit dem Führungsteam des RRM gestalten und strukturieren Sie die neue Abteilung in der Aufbauphase und schaffen damit die Grundlage für eine moderne, zukunftsorientierte Serviceeinrichtung. Ihre Verantwortung umfasst nicht nur die operative Führung der Abteilung, sondern auch die strategische Weiterentwicklung der zentralen Services des RRM. Sie koordinieren die Zusammenführung von Prozessen, fördern die Zusammenarbeit zwischen den Teams und entwickeln innovative Lösungen, um die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen nachhaltig zu steigern.

Im Verantwortungsbereich der Abteilungsleitung Shared Services liegen:

• Aufbau und Etablierung der neuen Abteilung: Sie entwickeln die organisatorischen Strukturen und Prozesse, die für eine erfolgreiche Bündelung der zentralen Services notwendig sind.
• Strategische Weiterentwicklung des RRM: Gemeinsam mit dem RRM-Leitungsteam gestalten Sie die langfristige Ausrichtung der Dienstleistungseinrichtung und stellen sicher, dass sie flexibel auf zukünftige Herausforderungen reagieren kann.
• Führung und Teamentwicklung: Sie koordinieren und führen ein Team von 20 Mitarbeiter*innen aus den Bereichen:
  • Personalmanagement
  • Interne und externe Kommunikation / Kund*innenservicecenter des RRM
  • Beschaffung und Vergabe gemäß Bundesvergabegesetz
  • Digitalisierung und IT
  • Qualitätssicherung und Compliance
  • Zentrale Administration
• Change Management: Sie begleiten die Mitarbeiter*innen aktiv durch den Veränderungsprozess, fördern eine offene Kommunikationskultur und schaffen ein Umfeld, das Innovation und Zusammenarbeit unterstützt.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Analytisches und strategisches Denken sowie Freude an innovativen, nachhaltigen Lösungen
• Abgeschlossenes Studium, z. B. im Bereich Recht, Technik oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Langjährige Berufserfahrung und nachweisliche Expertise in Koordinations- und Managementaufgaben, idealerweise in einem Umfeld mit komplexen Organisationsstrukturen
• Erfahrung im Change Management und in der Begleitung von Organisationsentwicklungsprozessen
• Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse (Microsoft Office/SAP, etc.)
• Kenntnis universitärer Organisations- und Ablaufstrukturen von Vorteil

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, treffen fundierte Entscheidungen und sind dabei service- und lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in mit hoher sozialer und kommunikativer Kompetenz und verstehen es, Mitarbeiter*innen in Veränderungsprozessen zu motivieren und zu begleiten.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible, arbeitnehmer*innenfreundliche Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines dynamischen Teams mit einem abwechslungsreichen, verantwortungsvollen Aufgabengebiet in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz liegt zentral und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt gem. Kollektivvertrag beträgt 3.714,8 EUR in der Grundstufe. Eine Bereitschaft zur Überzahlung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung ist gegeben.

So einfach bewerben Sie sich:

Mit Lebenslauf, kurzem Motivationsschreiben und Zeugnissen (Abschlusszeugnisse, Dienstzeugnisse) über unser Jobportal.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Bernd Stampfl  

bernd.stampfl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 21.07.2025