An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n
Projektmanager*in
47 Fakultät für Psychologie
Besetzung ab: 01.06.2026 | Stundenausmaß: 10,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVa
Befristung bis: 01.06.2027
Stellen ID: 5685
An der Fakultät für Psychologie ist die Position eines*r Projektmanagers*in für die Betreuung von Drittmittelprojekten zu besetzen. Die ausgeschriebene Stelle umfasst 10 Wochenstunden und ist zunächst auf 1 Jahr befristet; bei beidseitigem Interesse kann die Stelle entfristet werden.
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Die Mitglieder der Fakultät für Psychologie beschäftigen sich in Forschung und Lehre mit der Beschreibung und Erklärung des menschlichen Erlebens und Verhaltens sowie deren Veränderung. Basierend auf sich integrativ ergänzenden neuro-, kognitions- und sozialwissenschaftlichen Forschungszugängen wird angestrebt, theoretisch fundierte sowie empirisch prüfbare Beiträge zum wissenschaftlichen Erkenntnisgewinn sowie dessen Transfer zu leisten.
D* Projektmanager*in unterstützt Projekte an der gesamten Fakultät, prioritär aber am Institut für Psychologie der Kognition, Emotion und Methoden. Dieses besteht aus etwa 100 Mitarbeiter*innen, die in acht Forschungseinheiten mit Labors organisiert sind, die über EEG-, fNIRS-, VR-, Eye-Tracking-, Physiologie- und Hirnstimulationsanlagen verfügen. Unser internationales Team legt großen Wert auf einen respektvollen Umgang miteinander und eine selbstständige Arbeitsweise.
Das machen Sie konkret:
Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der eigenverantwortlichen Koordination, Zusammenarbeit und selbstständigen Umsetzung von Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Kommunikation, strategische Planung, Haushaltsführung sowie Veranstaltungsmanagement wissenschaftlicher Forschungsprojekte. Wir erwarten eine sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise, insbesondere:
- Verantwortungsbewusstsein und hohe Genauigkeit bei der Dokumentation und Berichterstattung, beim Controlling mit der EU und anderen Förderorganisationen sowie (internationalen) Kooperationspartnern
- Terminplanung und Überprüfung von Arbeitsergebnissen und Berichten im Hinblick auf Projektfristen
- Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen
- Personalverwaltung (Vorbereitung und Dokumentation von Einstellungsverfahren, Freistellungen, Urlaubsplanen, Krankheits- und Abwesenheitsmanagement usw.)
- Unterstützung bei der Projektverwaltung (einfache Budgetverwaltung, regelmäßige Überprüfung des Kontostands in SAP, Bearbeitung eingehender Rechnungen (Q-Flow), Erstellung und Versand von Rechnungen, Kassenführung, Vorbereitung der Projektabrechnung, Berichterstattung und Übersicht über die zu erbringenden Leistungen, Pflege der u:cris-Datenbank der Universität Wien für Publikationen, Konferenzbeiträge und Projektanträge usw.)
- Eigeninitiative, Bereitschaft und Fähigkeit, Verantwortung für die Erledigung von Aufgaben zu übernehmen
- Gleichzeitige Betreuung mehrerer Projekte
- Selbstständige Entwicklung und Strategie für die Umsetzung und Durchführung von Arbeitsplänen
- Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen – Korrekturlesen und Redigieren von Texten für die Veröffentlichung in verschiedenen Informationsmedien in Englisch und Deutsch
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Konferenzen, Veranstaltungen, Rundtischgesprächen und Schulungen
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals in allen administrativen Belangen
- Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Koordinator, den Projektpartnern und der wissenschaftlichen Leitung bei EU- und anderen Projekten
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Matura oder gleichwertiger Abschluss; ein Studienabschluss ist von Vorteil
- Mehrjährige Tätigkeit im Büro-/Verwaltungs- und Organisationsbereich mit einem gewissen Maß an Selbstständigkeit und Verantwortung (Berufserfahrung unbedingt erforderlich)
- Umfangreiche Vorerfahrung im Projektmanagement von EU-, FFG- und/oder anderen Förder- oder Industrieprojekten.
- Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse: MS Office, Textformatierung und Layout in MS Word sowie die Fähigkeit zur Nutzung von Tabellenkalkulationen in MS Excel; gute Kenntnisse in Typo3, Erfahrung im Umgang mit SAP
- Eigeninitiative, Bereitschaft und Fähigkeit, Verantwortung für die Erledigung von Aufgaben zu übernehmen
- Bereitschaft, sich in bislang unbekannte EDV-Anwendungen einzuarbeiten
- Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Verständnis und/oder Erfahrung im akademischen Bereich sowie mit den Prozessen, Strukturen und Richtlinien der Hochschulverwaltung
- Kommunikations- und Teamfähigkeit, Engagement, Serviceorientierung, selbstständiges Arbeiten; hohes Maß an Organisationstalent, Sorgfalt und Genauigkeit; Flexibilität und Belastbarkeit, Bereitschaft zur Weiterbildung
Das bieten wir Ihnen:
Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines diversen, engagierten Teams mit universitärem Background in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Angebot.
Faires Gehalt: Die Bezahlung richtet sich nach dem Kollektivvertrag der Universität Wien. Das Grundgehalt in Höhe von 3.450,30 EUR (IV a) bei Vollzeitbeschäftigung, das 14-mal jährlich ausgezahlt wird, erhöht sich, wenn wir Berufserfahrung anrechnen können. Die ausgeschriebene Stelle umfasst 10 Wochenstunden.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:
- Mit Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnisse
Über unser Jobportal / Bewerben Button
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:
Claus Lamm
claus.lamm@univie.ac.at
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
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Bewerbungsfrist: 23.05.2026
