An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in 

45 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät 

Besetzung ab: 15.09.2025  | Stundenausmaß: 40,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis: 14.09.2027 

Stellen ID: 4437

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Die DocSchool PhilKult ist eine der größten DocSchools der Universität Wien. Ihre derzeit rund 350 Studierenden und 120 Betreuer*innen sind in zwölf thematischen Sektionen organisiert. Über 60 Nationalitäten sind vertreten, wobei die Mehrheit der Doktorand*innen der Fakultät sich selbst finanziert und ihre Forschung neben anderen beruflichen und familiären Verpflichtungen betreibt.

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie die zentrale Koordination und führen Verwaltungsaufgaben rund um Förderungen, Forschungsmanagement und Kommunikation eigenständig durch. Gleichzeitig unterstützen Sie die Sektionsleitungen beim Management der Sektionen. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in mit einer hohen sozialen und kommunikativen Kompetenz. Sie zeichnen sich durch großes Verantwortungsbewusstsein und aktive Einsatzbereitschaft aus.

Das machen Sie konkret: 

• Unterstützung der zentralen Koordination z.B.:
  • • Anlaufstelle für Fragen rund um die Stipendien und Zuschüsse
    • Verwaltung von Anträgen für Stipendien und Zuschüsse
    • Verwaltung von Datenbanken (v.a. Project Monitor)
    • Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen 
    • Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation
    • Unterstützung im Bereich des Forschungsmanagements

• Unterstützung der Sektionsleitungen, z.B.:
  • • Anlaufstelle für Fragen um die Finanzierung von Veranstaltungen
    • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
    • Unterstützung bei der Gestaltung der sektionseigenen Moodle-Seiten
    • Unterstützung der intersektionellen Zusammenarbeit und Kommunikation

Mindestanforderungen

• Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung, v.a. in Bezug auf die Doktoratsausbildung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit 
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung 
• Interkulturelle Sensibilität und Flexibilität in der Zusammenarbeit

Von Vorteil sind: 

• Erfahrung mit institutsübergreifenden bzw. interdisziplinären Arbeitsweisen
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Persönlichkeiten treffen werden. 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Kathrin Sartingen

kathrin.sartingen@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 31.08.2025