An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in 

694 Forschungsverbund Umwelt und Klima 

Besetzung ab: 01.10.2025  | Stundenausmaß: 30,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis: 31.07.2028 

Stellen ID: 4459

Wenn Sie gerne organisieren und damit Projekte unterstützen, dann sind Sie in unserem Team genau richtig! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten möchten. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt. Mit der nötigen Freiheit und einem hohen Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen das Koordinationsteam des Forschungsverbunds Umwelt und Klima (ECH) und führen eigenständig Verwaltungs- und Organisationsaufgaben rund um den täglichen Betrieb, Aktivitäten und Veranstaltungen des ECH durch. Zudem unterstützen sie das Team bei internen und externen Kommunikationsaufgaben.

Der ECH der Universität Wien ist der größte interdisziplinäre Forschungsverbund Österreichs im Bereich Umwelt und Klima. Er zeichnet sich durch die Vernetzung von 70 Wissenschaftler*innen aus unterschiedlichen Disziplinen – von den Natur-, über Kultur- hin zu Sozialwissenschaften – sowie den Austausch mit gesellschaftlichen Akteuren aus. Das Koordinationsteam ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen und Projekte und unterstützt die Leitung und Mitglieder des ECH bei ihrer Arbeit.

Das machen Sie konkret: 

• Sie unterstützen das Koordinationsteam bei allen administrativen Aufgaben, z. B. in den Bereichen Personal und Finanzen, bei der Verwaltung von Seedfunding-Projekten und bei der Betreuung von Gastprofessor*innen.
• Sie organisieren selbstständig kleine Aktivitäten und Veranstaltungen und unterstützen das Koordinationsteam bei der Organisation und Durchführung von größeren Veranstaltungen und Retreats.
• Sie verfassen eigenständig kurze Newsmeldungen für die Website des ECH und unterstützen bei anfallenden internen und externen Kommunikationsaufgaben.
• In Absprache mit dem Koordinationsteam versenden Sie regelmäßig interne und externe Newsletter.
• Sie bereiten Meetings mit unterschiedlichen Stakeholdern vor und nach. Dazu gehört beispielsweise die Vorbereitung von Präsentationsmaterialien und die Aufarbeitung von Protokollen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura).
• Umfassende IT-Anwender*innenkenntnisse (vor allem MS Office: Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (WordPress und Typo3) und Social Media.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch mindestens Level B2, da die Arbeitssprache vorwiegend Englisch ist).
• Erste Erfahrungen mit der Organisation von Veranstaltungen und Retreats.
• Berufserfahrung im universitären Kontext ist von Vorteil.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und können nach Absprache auch im Homeoffice arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines diversen Teams mit universitärem Hintergrund in einer offenen Arbeitsumgebung und profitieren von einem inspirierenden Arbeitsklima.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit dem Fahrrad und öffentlichen Verkehrsmitteln bequem und nachhaltig erreichbar (U4 und U6, Station Spittelau).

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Angebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von 2.699,20 Euro (Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben 
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Bewerben Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Timo Bühler (timo.buehler@univie.ac.at)

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 13.08.2025