An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

IT-Projektmanager*in

140 Zentraler Informatikdienst

Besetzung ab: 01.10.2025 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb

Befristung bis: 

Stellen ID: 4535

Wir sind das Kompetenzzentrum für digitale Services im Student Lifecycle (SLC) der Universität Wien. Als eigenverantwortliches und proaktives Team designen, entwickeln und betreiben wir Softwarelösungen, die die Studien- und Lehrverwaltung modern, benutzerfreundlich und nachhaltig hält.

Unser Ziel ist es, Studierende, Lehrende und die Universität als Ganzes bestmöglich zu unterstützen und digitale Services, die echten Mehrwert schaffen, kontinuierlich bereitzustellen.
Wir bieten Ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld mit Eigenverantwortung, moderner Arbeitsorganisation und gelebter Diversität – an einer der traditionsreichsten Universitäten Europas.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie lieben Listen, Zahlen, Deadlines und Durchblick? Wir auch!
In unserem Team trifft Struktur auf Pragmatismus – und manchmal sogar auf ein Post-it mit Herz. Wir suchen eine Persönlichkeit, die mit Genauigkeit begeistert, sich aber nicht in Bürokratie verliert. Wenn Sie gerne Dinge rasch, unkompliziert und mit einem Lächeln auf den Lippen erledigen, dann passen Sie perfekt zu uns.
Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektteams, Dienstleistern und Zahlenkolonnen halten Sie nicht nur alles am Laufen, sondern behalten dabei auch die Nerven – und den Überblick. Klingt trocken? Keine Sorge: Bei uns gibt’s genug Abwechslung, echte Mitgestaltungsmöglichkeiten und ein Team, das nicht nur agil arbeitet, sondern auch agil denkt.

Das machen Sie konkret:

• Sie führen Ausschreibungen und Abrufe gemäß Bundesvergabegesetz durch
• Sie bauen eine Prozesslandkarte und Wissensbasis für das Project Management Office auf
• Sie sind Erstanlaufstelle für unsere externen Dienstleister in vertraglichen und administrativen Angelegenheiten
• Sie sind verantwortlich für das Controlling der eingesetzten Ressourcen (Stundenlisten, Rechnungen,…)
• Sie stellen das Berichtswesens in Zusammenarbeit mit den Projektteams sicher
• Sie überwachen den zielgerichteten Budget- und Projektfortschritt und identifizieren Abweichungen
• Sie koordinieren und protokollieren Meetings
• Sie haben eine zielgerechte Moderation von Projektmeetings im Auge
• Sie pflegen Projektunterlagen und -dokumentationen
• Sie unterstützen bei der Implementierung von Änderungen und Anpassungen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Must-Haves:
• Studienabschluss oder Abschluss einer höheren Schule plus 5 Jahre einschlägiger Berufserfahrung
• Kenntnisse über Ausschreibungen und Abrufe gemäß Bundesvergabegesetz (BVergV)
• Erfahrung im Projektcontrolling und -monitoring
• Fähigkeit zur Erstellung und Pflege von Projektunterlagen und -dokumentation
• Vertrautheit mit Berichtswesen in Projektkontexten
• Gute Englischkenntnisse

Nice-to-Haves:
• Erfahrungen mit Prozesslandkarten und Wissensmanagement
• Kenntnisse der agilen Arbeitsmethoden
• Erfahrungen im Umgang mit Jira, Conlfuence, Doxis

Persönliche Kompetenzen und Arbeitsstil: 
• Strukturiertes Arbeiten: Sie behalten stets den Überblick – auch bei komplexen Themen – und verlieren dabei nie die Details aus den Augen.
• Eigenverantwortung & Eigeninitiative: Sie arbeiten selbstständig, verantwortungsvoll und mit einem klaren Blick für pragmatische Lösungen.
• Service- und Lösungsorientierung: Sie denken in Lösungen statt in Problemen – und setzen auf pragmatisches, unbürokratisches Handeln, das Dinge effizient ins Rollen bringt.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren klar, verbindlich und zielgerichtet – sowohl im Team als auch mit externen Partner:innen.
• Teamgeist: Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und ein konstruktiver Austausch sind für Sie selbstverständlich.
• Offenheit & Neugier: Neue Tools und digitale Entwicklungen, insbesondere im Bereich KI, wecken Ihre Neugier – Sie bringen Offenheit für Veränderung und Weiterentwicklung mit.

Ihr besonderer Arbeitsstil:
Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

1. Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.
2. Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, flacher Hierarchie und in einer lockeren Arbeitsumgebung. Als Teil des Teams arbeiten Sie auch direkt mit dem Rektorat zusammen.
3. Entfaltungsmöglichkeiten: Wir bieten Ihnen ein interessantes, vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.
4. Top-Arbeitsplatz: Ihr neuer Arbeitsplatz ist top ausgestattet im Herzen von Wien mit Obst und Siebträgerkaffee.
5. Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
6. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.958,90 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
7. Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 
  
  

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Stephan Prechtl  

stephan.prechtl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 09.09.2025