Assistent:in Personal (25/06/FSW/KA)

• Guglgasse 7-9, 1030 Wien
• Vollzeit

• Monatsgehalt: 2.781 - 3.072,52 EUR

(40 Wochenstunden - unbefristet)

Stellen Sie sich vor, Sie setzen Ihre vielfältige Erfahrung in der Administration, dem Beschaffungs-/ Rechnungslauf, der Protokollierung und der Meetingorganisation jeden Tag für eine Organisation ein, die einen wesentlichen Beitrag zur Lebensqualität der Menschen in Wien leistet. Als Mitarbeiter:in in der Verwaltung des FSW sorgen Sie dafür, dass die finanziellen Mittel effizient eingesetzt werden und Prozesse reibungslos ablaufen. Bereichern Sie unser Team mit Ihrer Expertise und tragen Sie mit uns zur sozialen Sicherheit in Wien bei.  

Ihr Talent heißt Organisation – Unser Talent heißt Vielfalt.

Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft

• Sie wickeln selbständig administrative Bestellungen im Personalbereich ab.
• Sie prüfen und bearbeiten eingehende Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Sie wirken aktiv an der Optimierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen durch Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Einbringen von Effizienzvorschlägen mit.
• Sie sind für die Protokollführung verantwortlich und verfassen daher präzise, strukturierte und verständliche Sitzungsprotokolle, verfolgen Aufgaben und Entscheidungen aus Sitzungen nach und stellen sicher, dass die Protokolle und Aufgaben fristgerecht verteilt werden. 
• Sie sind verantwortlich für die Planung, Einberufung und Terminierung von Sitzungen und Besprechungen.
• Sie sind für die logistische Organisation inkl. Raumreservierung, technischer Ausstattung und Agenda Erstellung zuständig sowie verantwortlich für die Vorbereitung und den Versand relevanter Unterlagen an die Teilnehmer:innen. 
• Sie übernehmen darüber hinaus Aufgaben in der Qualitätskoordination.

Setzen Sie Ihre Fähigkeiten wirksam ein

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Administrationsbereich, idealerweise im Personalwesen
• Ausgeprägte Fähigkeit, sprachlich präzise und verständliche Protokolle zu verfassen
• Hohes Maß an Organisationstalent, strukturierter Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Arbeiten mit Sinn - und attraktiven Vorteilen

• Transparente Gehaltsstruktur und soziale Sicherheit durch unseren Kollektivvertrag
• Ein breites Aufgabenspektrum in einem sozialen und sinnstiftenden Umfeld. Arbeiten in einem Unternehmen, das Wien sozial sicher macht
• Förderung von Diversität und bereichsübergreifender Zusammenarbeit 2 € Pluxee-Gutschein pro Arbeitstag sowie Geschenkgutschein im Wert von 14 € pro Beschäftigungsmonat als zusätzliche Wertschätzung

Gehalt: regelmäßiges Entgelt gemäß KV-Schema I: Einstufung nach dem Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien von € 2.781,00 bis € 3.072,52 Monatsbrutto je nach anrechenbaren Vordienstzeiten (40 Wochenstunden, 14 x jährlich) sowie jährliche leistungsabhängige Prämie gem. Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien.