TU-ID: 349 | 2025 | 50 | 260661

Office Allrounder (all genders) Backoffice

Vollzeit | befristet auf 1 Jahr mit der Option auf Entfristung

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

Im Dekanat der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders) Backoffice, voraussichtlich ab Januar 2026 (40 Wochenstunden, befristet auf 1 Jahr mit Option auf Entfristung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten als Unterstützung des Dekanatsteams der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften; insbesondere im klassischen Sekretariatsbereich und in Verwaltungstätigkeiten im Back Office
• Terminkoordination, Reisemanagement, Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen, Kommissionssitzungen, Konferenzen oder Workshops
• Mitarbeit bei Bestellungs-/ Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen; sowie unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
• Administration von Datenbanken; Wartung der Website am Dekanat, Unterstützung des Social Media Teams nach Bedarf (zB: Unterstützung bei der Erstellung von Videos, Videoschnitt etc.)
• Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung (zB: administrative Umsetzung der Stundenplankoordination der Fakultät, Unterstützung bei der Durchführung von Plagiatsprüfungen von Abschlussarbeiten Studierender usw.)
• Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung bzw. Maturaniveau von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Büro-Software (MS Office)
• Buchhaltungs- und/oder SAP Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse, insbesondere für die Texterstellung und das selbständige Erstellen von Briefen / E-Mails in Deutsch und Englisch
• Kenntnisse im Bereich der Videoerstellung (Videoschnitt und Kenntnisse der Programme Final Cut und Adobe) von Vorteil
• Digitale Kompetenzen
• Fähigkeiten in Organisation und Planung sowie Innovationsbereitsschaft
• Kund_innenorientierung, Resilienz und Ressourcenorientierung, Professionalität
• Freude an der Arbeit im Team

Wir bieten:

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Hybride Arbeitsweise mit teilweiser Teleworking Möglichkeit
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

 

Die Technische Universität Wien strebt eine Erhöhung der Einstellung von Menschen mit Behinderung an und schreibt diese Stelle für eine_n Office Allrounder (all genders) im Rahmen eines speziellen Förderungsprogramms explizit für Menschen ab einem Behinderungsgrad von 50% aus. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter gerhard.neustaetter@tuwien.ac.at .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 11.12.2025.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:

Carmen Keck | T: +43 1 588 01 406201
Informationen für Bewerber_innen finden Sie auch in unserem Karriereportal. Technik für Menschen Die Bewerber_innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.