Mitarbeiter*in Verwaltung im Caritas Ausbildungszentrum

25-30 Wochenstunden | ab sofort | Wien 1090

Deine Aufgaben:

Du übernimmst vielfältige Aufgaben im Ausbildungsprozess unserer Pflegeassistenz –Lehrgangsteilnehmer*innen und unterstützt sie bei organisatorischen Anliegen.

Als Bindeglied zwischen Lehrgangsleitung, Schulleitung und Verwaltung förderst du die Zusammenarbeit. Darüber hinaus übernimmst du Aufgaben zur Unterstützung des reibungslosen Ablaufes im Ausbildungszentrum und bist im Rahmen der Verrechnung tätig.

Schulverwaltung

• Du unterstützt die Auszubildenden in organisatorischen Belangen und administrierst den gesamten Ausbildungsprozess
  • Bewerbungsprozess
  • Aufnahmeverfahren
  • Abwicklung von Förderungen
  • Administration von Anwesenheiten
  • div. Bestätigungen
  • Abschluss und Austritt

Dabei arbeitest du mit Schulverwaltungsprogrammen (z.B. Edwin) und unterstützt die Lehrgangsleitung für Pflegeassistenz.

Kassa & Verrechnung

• Du verwaltest die Handkassa und rechnest Förderungen sowie Ausbildungskosten ab
• Du wickelst in Abstimmung mit der Schulleitung das Bestellwesen und den Einkauf ab

Kund*innenbetreuung & Kommunikation

• Du bist Ansprechpartner*in für Auszubildende, Lehrende und Besucher*innen
• Du berätst persönlich und telefonisch zu unseren Ausbildungen und Fördermöglichkeiten
• Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stellen

• Du organisierst Post, Telefon, E-Mail-Verkehr, Protokolle und Bestellungen
• Du unterstützt bei Veranstaltungen und Events (z.B. Tag der offenen Tür, Messeauftritte etc.)

Projektkoordination & Vernetzung

• Du unterstützt mit deiner Arbeit aktiv den Aufbau unseres neuen Schulstandortes
• Du bist Teammitglied eines mehrköpfigen, engagierten Verwaltungsteams: Gemeinsam verantwortet ihr die administrative Abwicklung der Ausbildungen, die serviceorientierte Kund*innen- Betreuung sowie weitere Koordinations- und Assistenzaufgaben.
• Du arbeitest aktiv an Projekten der Schulentwicklung mit und bringst dich in schulstandortübergreifenden Arbeitsgruppen ein
• Du arbeitest in Abstimmung mit den Schulleitungen und mit unseren Kooperationspartner*innen zusammen (z.B. WAFF etc.)

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. HAK, HLW
• Erfahrung im Verwaltungsbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Flexibilität und Freude an Entwicklung
• Kommunikationsstärke und ein Herz für Menschen
• Freude an Teamarbeit und Identifikation mit den Werten der Caritas

Wichtig ist uns: Du bist kreativ, zuverlässig und hast Freude daran, ein vielfältiges Ausbildungszentrum mitzugestalten.

Unser Angebot:

– mehr als nur ein Job

Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Mit echter Mitgestaltung in einem engagierten Team

Faire Entlohnung & attraktive Benefits

Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung für 25 Wochenstunden: € 1.825,68 - € 2.108,04 brutto

Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung für 30 Wochenstunden: € 2.190,82 - € 2.529,65 brutto

Lebensmittelgutscheine & Kinderzuschüsse

Nachhaltigkeit & Mobilität

• Zuschuss bis € 396/Jahr für Öffi-Jahreskarte oder Klimaticket
• Nachhaltigkeit im Alltag – von Büroartikeln bis zur Mobilität

Entwicklung & Weiterbildung

• Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
• Aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung

Mehr Zeit für dich

• Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr
• Drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12. und 31.12.

Umfassende Gesundheitsförderung