An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Forschung und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Leiter*in des Teams Administration der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d)

150 Bibliotheks- und Archivwesen

Besetzung ab: 01.09.2025 | Stundenausmaß: 40.00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVa

Befristung bis:

Stellen ID: 4144

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, kommunizieren und strukturieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Dienstleistungseinrichtung (DLE) Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien umfasst die Universitätsbibliothek mit der Hauptbibliothek und 34 Fachbibliotheken sowie das Archiv der Universität Wien. Als größte wissenschaftliche Bibliothek Österreichs versorgt die UB Wien Universitätsangehörige sowie die interessierte Öffentlichkeit mit für Forschung, Lehre und Studium relevanten Medien und stellt eine Vielzahl weiterer Services vor Ort und im Digitalen zur Verfügung.

Das Team Administration unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen, insbesondere bei allen Belangen der Budgetadministration, des Personalmanagements sowie bei Bau- und Einrichtungsagenden. Das Team zählt 13 Mitarbeitende und untergliedert sich in die Bereiche Haushalt, Verrechnung, Personal, Bau und Ausstattung, Transportdienst und Reinigung.

Das machen Sie konkret:

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Leitung des Teams Administration, inklusive Management, Organisation, Qualitätssicherung und kontinuierliche strategische Weiterentwicklung
• Administrative und fachliche Führung aller Mitarbeiter*innen des Teams Administration sowie strategische Personalentwicklung
• Management und Controlling zentraler Ressourcen
• Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Budget- und Personalplanung für Entscheidungen der Bibliotheksleitung
• Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung
• Monitoring der Personalstrukturplanung und Koordination des Personalmanagements
• Organisatorische Mitwirkung bei Bau- und Einrichtungsagenden der DLE
• Bedarfsorientierte Weiterentwicklung, Management sowie Bündelung und Strukturierung von Geschäftsprozessen des Teams und der DLE
• Enge Zusammenarbeit mit der Bibliotheksleitung
• Laufende Kommunikation und serviceorientierte Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen und Fachbibliotheken bezüglich Ressourcenplanung und Budgetcontrolling
• Laufende Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der Universität Wien insbesondere den DLEs Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung sowie Raum- und Ressourcenmanagement

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (mindestens B.A.)
•    Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
•    Fähigkeit zur Führung von Mitarbeiter*innen; Personalführungserfahrung von Vorteil
•    Profunde Kenntnisse im Bereich Budgeterstellung und -controlling
•    Profunde Kenntnisse im Bereich Personalmanagement
•    Gute Kenntnisse von universitären Strukturen und Prozessen von Vorteil
•    Kenntnisse von bibliothekarischen Prozessen von Vorteil
•    Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
•    Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse; SAP-Kenntnisse von Vorteil
•    Ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Verhandlungskompetenz sowie sicheres Auftreten
•    Sehr gutes Leistungsverhalten (Belastbarkeit, Engagement, wirtschaftliches Handeln, Organisationsfähigkeit, Selbständigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Innovationsverhalten, Lernbereitschaft und -fähigkeit)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.390,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hadi Mohammadi

hadi.mohammadi@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 04.07.2025