An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in in der Lehradministration 

121 Studienservice und Lehrwesen 

Besetzung ab: 01.10.2025  | Stundenausmaß: 40.00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb 

Befristung bis: 31.12.2026 

Stellen ID: 4643

Wenn Sie von Informationstechnologien fasziniert sind und mit Freude die Zukunft des Studierens an der Universität Wien gestalten möchten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Werden Sie Teil des Teams der Lehradministration der Universität Wien! Das Team der Lehradministration entwickelt, wartet und koordiniert die IT-Services im Lehrwesen (z.B. u:find - das Lehrveranstaltungs-, Personen- und Organisationsverzeichnis der Universität Wien, das Lehrendeninterface in u:space und die Sicherstellung der Datenqualität in der Lehradministration). Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen unterstützen Sie Lehrende und administrative Kolleg*innen bei Fragestellungen.
Ihre Tätigkeit umfasst dabei schwerpunktmäßig das Vorlesungsverzeichnis, interne Prozessdokumentation, Maßnahmen zur Kommunikation und Information mit den verschiedenen Zielgruppen sowie allgemein unterstützende Tätigkeiten in der Administration der Lehre. 

Kurz gesagt: Gemeinsam machen wir die Zukunft des Studierens zielgruppengerechter.

Das machen Sie konkret

•    Sie erfassen Einträge im Vorlesungsverzeichnis und achten auf dessen Datenqualität.
•    Sie administrieren als Ansprechperson seitens Lehradministration das Tutor*innen-Mentoring.
•    Sie entwickeln gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die Abläufe in der Lehradministration weiter und verwalten auch die Berechtigungsprofile der verwendeten Datenbank (i3V).
•    Sie verstehen die Bedürfnisse unterschiedlicher Stakeholdergruppen der Lehrplanung und setzen den Menschen in den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, wobei Sie beim fachlichen Support (ua. im internen Ticketsystem) effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen und Informationsseiten im WIKI erstellen und warten.
•    Ihr koordinatives Talent tritt bei der Organisation von Workshops und Meetings hervor.
•    Ihre Präzision und Fähigkeit zur klaren Strukturierung kommen in der Dokumentation von Abläufen und Inhalten zur Geltung.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

•    Sie bringen Berufserfahrung in der Arbeit mit universitätsinternen Datenbanken (wie i3V) mit.
•    Sie sind mit den Strukturen und Abläufen im universitären Arbeitskontext vertraut.
•    Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung an einer Universität oder Fachhochschule oder bringen entsprechende Berufserfahrung mit.
•    Sie verfügen über ein ausgezeichnetes analytisches sowie technisches Verständnis von Zahlen.
•    Sie besitzen Gelassenheit und legen auch in zeitkritischen Phasen den Fokus auf die Zielgruppenbedürfnisse.
•    Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Deutsch und Englisch (C1).
•    Sie haben Erfahrung mit Atlassian Tools (Confluence, Jira).

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Katharina Lösel

katharina.loesel@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 25.09.2025