An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Drittmittelreferent*in Expert 

50 Fakultät für Lebenswissenschaften 

Besetzung ab: 01.01.2026  | Stundenausmaß: 30,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb 

Befristung bis:  

Stellen ID: 4963

Das Department für Botanik und Biodiversitätsforschung der Universität Wien hat das Ziel, die biologische Vielfalt in allen relevanten ökologischen und evolutionären Dimensionen zu verstehen. Durch die Kombination von Fachwissen aus verschiedensten biologischen Disziplinen, wie Ökologie, Morphologie und Evolutionsbiologie und die Untersuchung von Pflanzen, Pilzen und Tieren sind Forschung und Lehre am Department stark interdisziplinär ausgerichtet. Dies wird getragen von unserem diversen und kollegialen Team aus wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Angestellten. Wir suchen eine*n motivierte*n und engagierte*n Mitarbeiter*in zur Verstärkung dieses Teams.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die ausgeschriebene Position einer Drittmittelreferent*in Expert ist am Department für Botanik und Biodiversitätsforschung (Abteilungen Biodiversity Dynamics and Conservation und Biolnvasions, Global Change and Macroecology), Rennweg 14, 1030 Wien der Universität Wien angesiedelt.

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration der laufenden drittmittelfinanzierten Projekte:
  • Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die Projektleitung
  • Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets (z.B. Zuordnung der Ausgaben zu Budgetkategorien, Ausschreibungspflichten, Erstellung von Arbeitszeitaufzeichnungen)
  • Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
  • Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität (z.B. bei der Anstellung von Personal, Verlängerung von Anstellungen, Gegenkontrolle von Zwischen- und Endabrechnungen etc.)
  • Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
  • Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
  • Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen (z.B. Dienstreisen, Krankenstände, Urlaube, Karenzzeiten, einvernehmliche Kündigungen, Freistellungen, Refundierungsanträge, Visa-Anträge etc.)
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in der allgemeinen Verwaltung:
  • Beschaffung/Bestellung von Sachmitteln
  • Budgetkontrolle der Berufungsbudgets der beiden Arbeitsgruppenleiter
  • Erstellung von Refundierungsanträgen, Werkverträgen und Honorarnoten aus dem Globalbudget und Berufungsbudgets der beiden Arbeitsgruppenleiter
  • Abwicklung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit von Mitarbeiter*innen
  • Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen (z.B. Bahn-, Flug-, Hotelbuchungen)
  • Mithilfe bei der Organisation von Gastvorträgen, Kongressen, Tagungen, Retreats und ähnlichen Gruppenaktivitäten
  • Protokollführung bei administrativen Meetings der beiden Arbeitsgruppen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeinbildende/berufsbildende Höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss mit Berufserfahrung
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)
• Gute schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit
• Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
• Gute Englischkenntnisse (vorzugsweise Cl)
• Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Teamfähigkeit
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufen bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung sowie biologische Fachkenntnis (z.B. abgeschossenes Bachelorstudium der Biologie)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines diversen, engagierten Teams mit universitärem Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Angebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 auf Vollzeitbasis erhöht sich, wenn Sie bereits einschlägige Berufserfahrungen mitbringen.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Nachweis bisheriger Berufserfahrung, so vorhanden (gerne Referenzen)
• Über unser Jobportal / Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Stefan Dullinger

stefan.dullinger@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 08.12.2025